フォーフュージョン株式会社は、クリエイティブ開発や動画配信などの事業を通じて、Webコミュニケーションの実現を目指すIT企業です。
今回はフォーフュージョン株式会社の代表取締役社長の鈴木昭彦さん、Webコミュニケーション事業部の平田進之介さん、管理本部の斎藤弘美さんに、AKASHIを導入した感想をお伺いしました。
在宅勤務もできるような体制構築のため、AKASHIを導入
– まず現在の会社の事業内容と今後の会社の成長方針について教えてください。
鈴木さん：
私たちは、『Zendesk Chat(ゼンデスク チャット)』を中心としたWebコミュニケーション事業、インターネット広告事業、動画配信のプラットフォームを提供する事業、の3つの事業体から成り立っています。2000年に創業しまして、今年で18期目になります。創業当初の社員は2人で、現在はグループ全体で30人程度にまで増えました。
創業時は人やハード面を拡充することに主眼をおいており、また当時の業務はすべて内製でおこなっていました。しかし、今後はコストメリットで有利なアウトソーシングは積極的に行い、今の人数体制で生産効率を上げつつ、そのために必要な仕組みの構築にフォーカスしていこうと思っています。というのも、今後は労働生産人口も減っていきますし、オフィスを大きくして人をたくさん雇用していく…という時代ではなくなってきていると思うからです。これからの企業にとっては、人やオフィスを肥大化させずに経営効率を求めていくことが必要になる、と私は考えています。
また私たちが提供させていただいている『Zendesk Chat』などの事業は、事業効率を高めることに特化したツールです。これらを販売している以上は、私たちもスリム化し効率を高めていくことで、お客様に対する説得力を高める必要があるのではないかと思っています。
加えて、自由な働き方のプラットフォームを構築し、提供することにこれからチャレンジしていかなくてはならないと考えています。
在宅勤務もできるような体制構築のため、AKASHIを導入
鈴木さん：
勤怠管理の導入は3年目くらいからだったと思います。社員が大幅に増えた時期がありまして、当時の労務担当の社員に、「ちゃんとタイムカードで勤怠管理しないとマズいぞ」と言われたことで、勤怠管理を導入しました。当初は何も知らないところから会社を立ち上げてきたので、恥ずかしながら勤怠管理は他の業務の2の次、3の次でした。
しかし会社の売上や利益が伸びてきて、非常に残業が多いことが問題になってしまった時期がありました。経営サイドからすれば残業を減らしてほしく、水曜日は19時退社を義務付けるなどの決まりを作ったこともあったのですが、全く浸透せず1年も経たず終わってしまいました。
僕個人としては、「自分の働く時間とプライベートの時間は自分でコントロールしよう」という考えなので、どうして残業が増えてしまうのかわからなかったのですが、実態としてこの考え方が浸透していなかったことが背景にあったと思います。
これらの経験を踏まえて、2016年の4月から就業規則を見直し、フレックス制を導入することになりました。フレックス制にするにあたって、出勤退勤を柔軟に管理する必要が生まれ、勤怠管理をAKASHIに切り替える判断をしました。
またフレックス制を導入するのと並行して、「IT企業である私たちはこのオフィスというハードに頼って仕事をする必要がないのでは」という考えを持ち始めました。そして、3年以内に在宅のテレワーク制度を導入したいというビジョンを持ちました。
従来の勤怠管理ではオフィスに来ないと打刻ができないため、テレワーク制度を導入するためには環境整備をする必要があります。オフィス外でも打刻できるという点においても、AKASHIは非常に魅力的だと感じました。
フレックス制にしてからは、会社の雰囲気にマッチしていたこともあってか、残業はピーク時に比べて6割近く減少、1時間あたりの営業利益率は240%にもなりました。
なによりも、1人1人の顔がリラックスしていることが見ていてわかりました。時間の使い方が各人に委ねられているので、拘束されずに気持ち的な抜けがあることが、そのまま数字の改善に繋がったと思います。他にも、不眠といった体調面で不安のある社員が、趣味の時間を持てるようになったことで元気になることもありました。進ちゃん(平田さん)がいきなりラケット持って会社に来たりとかね。
(一同笑)
AKASHIの導入は、こういったリラックスした会社の雰囲気を作るきっかけとなったと思います。
AKASHI導入以前の勤怠管理
– 従来の勤怠管理はどのように行っていたのでしょうか。
斎藤さん：
以前は、買い切りパッケージ型のシステムを使っていました。設定が難しいわけではなかったのですが、システムが古かったのか勤怠情報の修正が困難で、管理全体で時間がかかっていました。
給与計算については社労士さんにお願いしていたので、日数や時間等の勤怠情報を私がまとめて月初めに送っていました。社労士さんへの提出期限も含めると給与日まで時間がなく、まとめて作業しなければいけなかったので、その作業はタイトなスケジュールの中かなり神経を使って仕上げていました。手間がかかることを不満には思っていましたが、このシステムを今後も使っていくものだと思い、なんとかやりくりしていました。
また私1人が責任者として勤怠を管理していたので、他の人が自分の勤怠情報を目にすることはありませんでした。従業員は自分がどの程度働いたかなど全く把握できる環境ではなかったので、不便だったかなと思います。
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AKASHIの導入で、従業員それぞれの勤怠情報を可視化
– AKASHIを導入して、以前の勤怠管理の課題は解消されたかどうか教えてください。
斎藤さん：
AKASHIはクラウド型の勤怠管理システムということで、自分のパソコンの管理画面から勤怠情報を確認できるので、従業員一同安心感があると思います。
また、使用方法について不明点があるときにチャット相談機能を利用しているのですが、対応してくださる方がとても丁寧でわかりやすかったです。他のサービスのチャット相談機能は、反応が遅いことが多く、知識がない中で作業時間が余計にかかってしまいます。その点では、AKASHIのサービスは充実していると感じます。
また、AKASHIは勤怠情報のexcelや紙での管理が必要ないため、私自身の作業負担は大きく軽減されたように感じます。今までは、月初めにこなさなければいけなかった非常に重い業務を毎日少しずつできるようになったので、月初めの嫌な大変さがなくなりました。実際に作業工数も、2時間程度は軽減しているように思います。
– 自身の勤怠情報を見ることができるようになって、従業員の方はどのように感じていますか？
平田さん：
今までは、斎藤さんから送られてきた1ヶ月の分の勤怠情報をまとめてチェックしていたのに対し、AKASHIを使い始めてからは自分のパソコンから毎日チェックできるため、非常に便利だなと思います。
新しくフレックス制が導入されてからは、残業時間のみでなく早出出勤した日付などがわかるようになり、自分の勤怠を把握コントロールしやすくなりました。以前は会社の勤務時間に縛られた生活を送っていたのに対し、現在は早めに出社退社し、その後に趣味の時間を作るなど、時間の調整ができるようになったことで気分的に楽になりました。
AKASHIへの要望
– 最後に、AKASHIを使用するにあたって感じた課題についてお聞かせください。
斎藤さん：
コスト面(月額300円/人)について、300円という値段を高いと思ったことはありませんが、以前の勤怠ソフトは初期費用のみだったため、その分AKASHIではかかってしまうのかな、と思います。ただ、かかってしまうコスト以上に管理面で助かっているので、特に不満に思ったことはありません。
また、設定が難しいことが課題として挙げられると思います。社労士さんなどの知識のある人なら見るだけで設定できると思うのですが、専門的な知識がない人には少々敷居が高いように感じます。
業務体系の少し変わった従業員もいるため、それに応じて新たに設定し直さないといけないと、その度に設定方法がわからず、困ることがあります。可能であれば、設定をもう少し簡単にしてほしいです。
– 現在私たちは、社労士が半日や1日張り付いて、ヒアリングしながら設定を行うようなオプションの導入を考えているのですが、例えばそういったプランがあれば楽に感じるでしょうか？
斎藤さん：
そういったプランを用意していただけるのであれば、設定が簡単にならずとも非常に助かると思います。是非利用させていただきたいです。
編集後記
今回のインタビューを通じて、フォーフュージョンさんの企業としての変化を恐れず、新たな形を模索していく姿勢に、次世代を担うIT企業のあり方を肌で感じることができました。鈴木さんの言う、人やオフィスを肥大化させずに経営効率を求めていく方針は、今後の働き方のスタンダードとなるかもしれません。
フォーフュージョンさんのような挑戦する企業にとって、バックオフィスの体制整備は必須です。AKASHIのような業務効率化ツールをうまく利用して、次世代の働き方へ対応していきましょう。
