生産性向上の追求が働き方の未来をアップデートする

2020年、東京で開催される予定だったオリンピック・パラリンピック競技大会中の全社的なテレワーク実施のため、環境・設備を整えていたという株式会社トレタ。そのため、新型コロナウィルス感染症（COVID-19）の拡大防止のための緊急事態宣言がなされるという予期せぬ事態が発生した折、大きなトラブルなくスムーズにテレワークへと移行できたといいます。そんな株式会社トレタの勤怠管理・労務を担当している田崎 円さんにオンライン取材し、どのような手順でテレワークを導入し、またどのように業務管理をしているのかを伺いました。

1年後のオリンピックのため、テレワークを計画的に導入

– まずは貴社の事業内容を教えてください。

「飲食店の未来を、アップデートする」をビジョンに掲げ、飲食店の飲食店向け 予約／顧客台帳サービス「トレタ」の企画開発・販売をしています。2013年12月にリリースし、現在では10000店以上の飲食店に利用していただいています。グルメサイトなどと連携して簡単に予約が受けられるシステムや、POSレジと連動して会計や来店情報を分析などに役立てていただき、飲食店の経営に関する生産性向上を担う、一歩先をいくサービスを提供しています。

– テレワークはどのように推進されていったのですか？

もともと、一部部署では週1回のリモートワークディなどを設けておりました。2020年7月にオリンピックを機に、全社で連続した日数のリモートワークに取り組むことを決定しました。2020年7月からの本格施行に向け、同年12月にはトライアルで1週間のテレワーク期間を設けることに。その中で全社ミーティングをオンライン上で行うなどして、リアルなテレワークを体験する機会を作りました。そこで見えた課題を改善し本格導入まで数ヶ月というところで、奇しくも新型コロナウィルス感染拡大防止のために急遽テレワークを実施することに。2019年中に環境整備・周知徹底ができていたため、2020年1月末よりリモートワークへと切り替えるという選択ができました。

業務の内製化に伴い、勤怠管理システムを見直すことに

– 勤怠管理システムを見直したそうですが、なぜですか？

テレワーク導入に伴い、改めて業務の見直しを行うことになり、それまで外部に発注していた給与計算の内製化を図ることになりました。その際、長年使用してきた勤怠管理システムのデータをそのまま給与計算に使用することができないことが発覚。手作業でデータの加工を行わなければならないという事態となったことで、スムーズに勤怠・給与管理ができる別のシステムへの切り替えを検討することになりました。

– 勤怠管理システムを「AKASHI」に変更した決め手は？

勤怠管理システムを切り替えるにあたって、他社の総務担当者などへリサーチして、紹介していただきました。候補が数社あった中で、法改正への対応スピードをはじめ、豊富な「他社サービスとの連携」、そして「工数管理」もできる勤怠管理システムだったのでAKASHIに決めました。UI・UXデザインがシンプルなため、管理者側の画面が見やすいという点も高評価でした。
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業務効率が格段にアップ！ １ヶ月で約5時間の工数削減

– 「AKASHI」導入によって勤怠管理はどのように変化しましたか？

企画から販売まで社内で一貫して行っていることもあり、職種や働き方によって労働条件が異なります。以前は一部手作業で計算していたこともあり、従業員161名分の勤怠集計・給与計算に15時間〜20時間ほどかかっていましたが、AKASHIヘと切り替えたことで10時間以内におさめられるようになりました。具体的な要因としては、従業員毎に「労働条件の設定」ができるようになったことで手作業での計算がなくなったこと、またAKASHIの「アラート機能」によって打刻漏れなどのエラー対応が大幅に削減できたことが大きいと思います。AKASHIは就業ルールをカスタマイズできる点がいいですね。またあらゆる法改正にも対応しているところもポイントが高いです。まだ機能として利用できていないですが、「年休取得状況一覧」や超過残業に対する「アラート機能」についても活用していきたいです。

– 従業員への周知・徹底に関しての苦労はありましたか？

昨年12月に行った全社ミーティングで年明けから勤怠管理システムを変更する旨を伝え、マニュアルを配布して周知を図りました。AKASHIにはトライアル期間があったので、前のシステムと並行して進める月、完全に移行する月と練習する期間を設けられたことは、非常に良かったと思います。導入後、管理者側としては「労働条件の設定」部分が難しい点ではあったのですが、サポート体制がしっかりとしており、丁寧に教えていただけたので大きなトラブルはなかった印象です。

生産性向上を追求のため、今後も制度の見直し・導入を図る

– 今後の貴社の活動、展望などあれば教えてください

コロナ禍と呼ばれる状況下で、子供の預け先がなく出社できない状況の従業員もいることから、6月末まではリモートと出社を選べる「リモートワーク選択制度」を導入しています。7月以降も従業員の反応や社会の状況を勘案しながら制度を見直す予定でいます。
また、弊社はコアタイムを11:00-16:00に設定した「フレックス制度」があるのですが、それとは別に「スライドワーク」というものを導入しました。業務の都合上、どうしても夜に作業しなければならない職種などもありますので、上長の許可をとることでコアタイムに囚われない働き方ができるようになります。「いかに生産性を高められるか」という点を追求しており、今後も制度の見直しや導入を図っていく予定です。

編集後記

テレワーク導入に伴う業務の見直しにより、勤怠管理システムの移行を余儀なくされた株式会社トレタ。それが結果的に業務効率がアップにつながり、大幅な工数削減を実現しています。時代の流れを敏感に捉え、躊躇することなく制度の見直しや導入を図っている姿に企業の勢いを感じました。今後も生産性向上を追求し、働き方の未来をもアップデートし続けるだろうトレタから目が離せません。

企業情報

• 会社名：株式会社トレタ
• 設立：2013年7月
• 所在地：東京都渋谷区代々木一丁目11番2号　フロンティア代々木4階

※文中記載の組織名、所属、役職、サービス名などはすべて2020年6月取材時点のものです。