勤怠管理とシフト管理一本化！作業工数を改善し、管理者の業務効率アップ

福岡を拠点に在宅訪問薬局・ケアプラン・タイサポ・きらりプライム・ICT事業等を手掛けているHYUGA PRIMARY CARE株式会社様。
2021年12月に上場を果たした同社が社内の制度や環境を整えていく中でクラウド勤怠管理システム「AKASHI」を導入した決め手、その活用方法についてお伺いしました。

勤怠とシフトの管理の一本化で業務効率化

– 御社の事業内容についてお伺いさせてください。

西岡氏：
「患者（利用者）さんが、24時間365日、自宅で『安心』して療養できる社会インフラを創る」という企業理念のもと、地域包括ケアシステムのプラットフォームとしてワンストップでサービスを提供しています。

岡田氏：
患者（利用者）さんが安心できる環境を創るためには、従業員一人ひとりが働きやすく、また働きがいのある環境であることが重要。総務部ではそういった環境づくりを常に意識しています。

 

– 従来の勤怠はどのような方法で管理されていましたか？

神谷氏：
勤怠管理は自社開発の打刻サービスで、シフト管理はエクセル上で行っていました。当社は「１ヶ月単位の変形労働時間制」を導入しているため、シフトと実際の勤怠時刻とを突合する必要があったんです。その突合作業に時間がかかっていたのが課題で、業務効率化を図るために勤怠管理とシフト管理を一本化できるシステムを探していました。

 

機能も操作もシンプルで使いやすいシステムを

– あらゆる勤怠管理の中から「AKASHI」を導入した決め手を教えてください。

神谷氏：
ちょうど「AKASHI」にシフト管理の機能が搭載されたタイミングで、勤怠管理とシフト管理が一つのシステム内で行えること。またスタッフたちが使いやすい、操作が簡単なシステムであることが導入の決め手でした。現場のスタッフはそもそもシステムを使うということ自体に抵抗がありました。機能がありすぎると操作が複雑になり混乱を招いてしまうので、できるだけシンプルな勤怠管理システムを探していました。まだ実装して数年のシステムだったので、今後、さらに便利な機能が追加されるだろうという期待も込めて、あらゆる勤怠管理システムの中から「AKASHI」を選びました。

 

-「AKASHI」を導入後、管理者側・従業員側の状況はいかがでしょうか？

神谷氏：
アナログからクラウド化した当初は戸惑いもあったようですが、導入から4年経った今、社内でも当たり前のシステムとして浸透しています。シフトと実際の勤怠時刻との突合作業がなくなったため、管理者側の工数は格段に減りましたね。また「AKASHI」は従業員ごとに組むべき労働時間が表示されるので、シフト作成もしやすくなったと思います。
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上場審査のために「社労士診断認証制度」を取得

-「社労士診断認証制度」を取得するきっかけを教えてください。

神谷氏：
当社の顧問社労士から「社労士診断認証制度」の取得が上場審査に役立つのではないかと教えてもらったことがきっかけです。上場するためには労働時間を管理、規定が整備されていることを前提に、運用実態を厳しく審査されます。そのため、法令通りに労務管理ができているというエビデンスを提示する必要がありました。労務管理のプロの社労士かつ第三者機関が発行する資料であれば、適正なエビデンスとして認めてもらえるのではと「社労士診断認証制度」の認証マークの取得を進めたんです。

岡田氏：
「社労士診断認証制度」の審査していただくにあたり、労務管理体制が整っていることを証明する資料を用意する必要があったのですが、「AKASHI」は全国43拠点、約450名にもおよぶ従業員情報をすぐにデータ化できるのでスムーズに準備することができました。

神谷氏：
そうして「社労士診断認証制度」の認証マークを取得。2021年12月には無事に東証マザーズ市場に上場することができました。その流れでお声がけいただき、2021年度からスタートした西日本新聞社主催の「Fukuoka Work Style Conference 2021」に応募し、グランプリを受賞。この受賞は2012年から当社が導入している、ライフステージに合わせて4つの勤務形態から自由に働き方を選べる「勤務形態希望届制度※1」を評価していただいたと聞いています。

※1フルタイムで年収も高く設定する「S1」、週40時間・残業0で働ける「WB（ワークバランス）」、週30時間、残業0で育児や介護との両立に適している「FF（ファミリーフレンドリー）」、完全時給制で好きな時に好きなだけ働ける「PT（パートタイマー）」から働き方を選べる制度

 

「AKASHI」の進化に期待しながら体制を整えていく

-「AKASHI」に期待することはありますか？

西岡氏：
「1ヶ月単位変形労働制」に完全に対応してほしいですね。これができるようになると、給与計算担当者の業務効率が大幅にアップすると思います。

岡田氏：
あとはPCログと「AKASHI」が連動できるようになると、厚生労働省のガイドラインにある「客観的打刻」が実現するので、ぜひ追加していただきたい機能です。

 

-今後の御社の展望を教えてください。

神谷氏：
薬局や福祉、介護は対面が必要かつアナログな業務が多く、多様な働き方を採用しにくい業態・業種です。薬剤師の場合、薬歴を自宅でも書けるようになれば、在宅ワークを選択ができるように。コロナを経てよくも悪くもオンラインが浸透し、国の制度の改訂への動きもありそうな状況。法令が変わった時にすぐに働き方を切り替えられるように、スタッフ側だけでなく管理者側もクラウド化して体制を整えておきたいですね。

編集後記

制度や環境を整え上場を果たし、さらに事業拡大が見込まれるHYUGA PRIMARY CARE株式会社様。その拡大の勢いに並走、ひいては先導するためにも、「AKASHI」はさらなる進化が求められています。法令を遵守したクラウド型勤怠管理システムを目指す「AKASHI」にご期待ください。

企業情報

• 会社名：HYUGA PRIMARY CARE株式会社
• 設立：2007年（平成19年）11月
• 所在地：福岡県春日市春日原北町2丁目2番1号

※文中記載の組織名、所属、役職、サービス名などはすべて2022年4月取材時点のものです。