働き方改革を実現できる勤怠管理が決め手！ 誰でもわかりやすいUI・UXで管理者の工数も削減

自社オリジナルのベルギー産高級チョコレートと厳選された上質な素材を用い、職人の技術にこだわり抜いた高品質なチョコレート菓子を生産・販売している株式会社グランプラス。同社は約90名の従業員を擁し、働き方改革を推進するなかで、クラウド勤怠管理システム「AKASHI」の導入がいかに重要であるか、その決定的な効果について詳しくお話を伺いました。

業務部　業務管理グループ　グループリーダー：寺本一彦 氏

業務部　財務・人事管理グループ：村野美穂 氏

 

高級チョコレートの製造と販売事業を展開

– 御社の事業内容についてお伺いさせてください。

寺本氏：
当社は、ベルギーから輸入される高級チョコレートを用い、チョコレート菓子の生産と卸売を行っております。本社工場は千葉に位置し、製造を担当し、同時に東京支店では販売活動と卸売業務、更にはECサイトの管理を行っております。現在、千葉本社・本社工場には正社員およびパート従業員を含めて約70名、従業員が在籍し、浜松町の東京支店・直営店舗には約20名の従業員が勤務しております。  

– 寺本様と村野様の担当業務を教えてください。

寺本氏：
私と村野は、業務部に所属しております。業務においては、人事と経理財務部門に加え、出荷、売上計上、請求部門に分かれております。村野は主に人事業務および「AKASHI」を用いた勤怠管理と給与に携わっております。一方、私は全体の管理を行いながら、特に売上計上や出荷を担当しております。  

グラフによる「見える化」で勤怠管理がスムーズに

– 「AKASHI」を導入したきっかけを教えてください。

寺本氏：
以前の勤怠管理システムは、法令遵守に厳格なリアルタイム更新が難しく、年次有給休暇や時間外勤務の申請も手作業の紙ベースで処理していました。パート従業員は紙の申請書を提出し、東京支店からFAXでデータを送信し、社員が全パート従業員の情報を代理でシステムに手動で入力していました。この手法は手間がかかるばかりか、入力ミスの防止にも懸念があり、改善策を模索していました。そんな中、経営管理部の上司が展示会で「AKASHI」を知り、導入を検討する運びとなりました。  

– 「AKASHI」の導入の決め手は何でしょうか？

寺本氏：
まずはペーパーレスでの申請が可能でした。そして、「AKASHI」のダッシュボード機能により、36協定に基づく労働時間をグラフで簡単に確認でき、月ごとの時間外勤務もわかりやすく表示されるため、管理作業がスムーズになりました。労働基準法を遵守した登録が即座に行え、従業員の時間外手当や残業手当を1分単位で管理できる点も大きな利点です。

村野氏：
本社工場での顔認証打刻ができることが大きな決め手となりました。さらに、コロナ禍において「AKASHI」の導入を検討していた中、出勤打刻と同時に検温が可能となったことは後押しとなりました。これまでの自己申告制からの紙による記録ではなく、正確な体温を記録できる点も一段と魅力的でした。

 

シンプルなUI・UXで管理者の工数を大幅削減

– 「AKASHI」を導入後、管理者側・従業員側の状況はいかがでしょうか？

寺本氏：
新システムへの移行では、現場から一部不安の声が聞かれましたが、事前に社労士事務所の先生による勉強会が行われ、使用方法や疑問点が解消されたおかげで、導入はスムーズに進みました。システムを始めてから生じた疑問についても、「AKASHIコンタクトセンター」に問い合わせると、即座に適切な回答が得られました。また、チャット機能では質問の候補を選ぶだけで問題解決が可能であり、使い勝手の良さが一段と確かなものとなりました。

村野氏：
新入社員にも当社が作成したマニュアルを手渡し、簡潔な説明を行うだけで、スムーズに操作できるようです。導入後は特に問い合わせもなく、シームレスにシステムを活用しています。  

– 業務効率など改善されましたでしょうか？

寺本氏：
これまでは、パート従業員の月次勤怠管理は目視での確認が必要でしたが、現在では自身でエラーチェックや休暇申請を行うことができるため、管理者の手間がほぼゼロに等しくなりました。これにより、勤怠管理に費やす時間が1日以上短縮されました。月末や月初めには、勤怠管理以外にも多くの作業がありますが、この変化は大いに助けになっています。また、初めはパート従業員が「AKASHI」を上手に利用できるか心配されましたが、システムのUI・UXが親しみやすく、有給残日数の確認も容易になったことで、管理者への問い合わせもほとんどなくなりました。さらに、勤怠の月次締め処理が迅速になったことで、給与計算を担当する社労士との連携も円滑になったと感じています。  

「AKASHI」の勤怠管理で働き方改革を推進

– 今後「AKASHI」に期待することはありますか？

寺本氏：
勤怠管理にとどまらず、働き方改革への対応にも期待しています。従業員の年次有給休暇取得5日間の管理は、以前は手動での集計が必要でしたが、「AKASHI」の導入により管理が容易になり、有給休暇の取得も促進されました。今後も「AKASHI」のシステムを活用し、働き方改革を推進していきたいです。

村野氏：
もし挙げるなら、「AKASHI」で個人の就業マスターと雇用契約書を結びつける機能があれば、非常に便利だと感じました。パート従業員の働き方は多様であり、それぞれのフォーマットを使うことで業務の効率化が図れるでしょう。この機能の検討をお願いしたいです。  

– 今後の御社の事業展開、展望があれば教えてください。

寺本氏：
世界的に注目される「カカオの2050年問題」が存在します。地球温暖化の進行により、一定の気温・湿度条件下では、2050年にはカカオの木が絶滅の危機にさらされると、米国海洋大気庁（NOAA）が警告しています。この危機的な状況の中、弊社が提携するベルギーのメーカーは、カカオの栽培から販売までを包括するサステナブルプログラム「カカオ・トレース」に積極的に取り組み、生産地の児童労働問題などにも真摯に向き合っています。私たちもこの取り組みに共感し、連携しながら様々な取り組みを展開しています。原材料の高騰や物流問題などに直面しながらも、今後も生産地の労働問題に注目し、品質にこだわったチョコレートを提供していきたいと思っています。  

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編集後記

上質な素材と手作りの工程にこだわったチョコレートのスペシャルカンパニーである株式会社グランプラス様。従業員の働きやすさを重視し、働き方改革に積極的に取り組んでいます。その志に共感し、当社も「AKASHI」のサービス向上に邁進しています。 今後も「AKASHI」をより使いやすく、効率的に活用できるよう、さらなる改善に努めてまいります。勤怠管理における業務効率化や使いやすさを目指す「AKASHI」に、今後もご期待ください。

企業情報

• 会社名：株式会社グランプラス
• 設立：1991年10月
• 所在地：千葉県八街市八街は17番地

グランプラス浜離宮（東京都港区浜松町）

※文中記載の組織名、所属、役職、サービス名などはすべて2024年5月取材時点のものです。