プロセス評価とは、業務の過程（仕事の進め方・働きぶり）を評価する制度を指します。結果だけでなく日々の行動を評価できるため、公平性が高まり、従業員のモチベーション向上や長期的な成果創出に寄与します。一方、評価基準があいまいになり主観が入りやすく、運用に手間やコストがかかるというデメリットもあります。今回は、プロセス評価を導入することで得られる効果やデメリットなどについて解説します。
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業務の過程を重視した評価制度
プロセス評価は、人事評価制度の手法の一つで、結果や成果だけに着目するのではなく、それに至るまでのプロセスや過程について評価することが大きな特徴です。結果を出すことが全てという風潮に陥ってしまうと、ゴールまでの過程にどれだけ企業のために貢献したとしても、高い評価につながりにくくなってしまいます。業績や成果を従業員に出してもらうことは企業にとっては重要ですが、それだけが評価対象となってしまうと、従業員のモチベーションや企業へのエンゲージメント低下につながりかねません。従業員の成長をうながすために、長いスパンで成長を促進できるような評価体制を構築することが求められるでしょう。
成果主義を補う評価手法
これに加え、業種によっては、数値や実績など業務の結果や成果を可視化できる業務内容ではないこともあるため、成果主義による評価がそぐわないケースも少なくありません。結果やゴールなどが明確でなくても、日々の頑張りや姿勢、行動など、数値や指標として表しにくいことを網羅できる点が、プロセス評価が注目される大きな理由の一つと言えるでしょう。また、成果や業績を抽出できる業種であったとしても、成果主義的な評価と加えてプロセス評価を導入することによって、より多面的な評価基準を設定することも可能です。
プロセス評価を上手く運用するポイント
先に触れたように、プロセス評価は数値化や可視化が難しい頑張りや業務への姿勢、過程などを重視する評価基準です。だからこそ、導入する際には評価項目や評価基準を明確にすることが重要です。評価内容が明確であればより公平性の高い人事評価を下すことが可能になりますが、項目や基準があいまいなままでは適切な評価付けをすることが困難になってしまいます。評価対象者への不満につながるだけでなく、評価者の負担が増大するきっかけにもなるため、評価項目や基準は誰もが納得できるようにフレームワークを構築しましょう。
プロセス評価のメリット
結果だけでは見えない努力を評価できる
人事評価は、公平性や透明性という点が非常に重要です。評価対象である従業員が、どのように自分を評価したかの基準や項目が明確であれば、自己評価とかけ離れていた内容だったとしても納得感が得られやすいためです。そのため、成果だけを重視するのではなく、日々の姿勢や働きぶりを評価するプロセス評価は、公平性の高い評価が期待できる手法の一つです。また、業績を数字として可視化しやすい業種もあれば、企業に貢献するためには長期的な効果測定が必要になる業種もあります。前者の場合は成果主義的な評価基準でも問題ないかもしれませんが、そうでない場合は公平に従業員を評価することが難しくなってしまいます。結果を出すまでの過程に費やした努力や行動など、一見可視化することが難しい内容を評価基準とすることで、さまざまな業種に対応できる評価基準の構築が叶います。
従業員のモチベーション向上
必ずしも一度の挑戦で、誰もが思ったように結果を出せるわけではありません。だからこそ、結果が全てという評価基準の企業の場合、新しいことや目標に向かって挑戦しようと思っても、評価が下がることを恐れて「もう一度チャレンジしよう」という意欲が削がれてしまうことにつながります。
また、実際に成果を上げている従業員の周りには、その従業員をアシストしたりサポートしたりする人物が隠れていることもあります。これらの補佐やサポートを行う従業員に対しても、プロセス評価では企業に貢献した人材として高い評価を得られやすくなります。このように、チャレンジする姿勢や積極性、サポートや補佐としての業務など、結果が出るまでの過程を評価してくれる体制であれば、従業員一人ひとりのモチベーション向上や、チームや組織内のコミュニケーションが円滑になるなど職場環境の改善にも寄与することでしょう。
長期的な成果創出の促進
月次目標をはじめとした売上や成果の結果を評価基準の中心に据えてしまうと、目先の目標ばかりに従業員が集中してしまい、長期的な成果をないがしろにしてしまうリスクを抱えてしまいます。なぜなら、数字や成果を上げるためにリスクのある方法で物事を進めたり、評価につながらないサポート業務をおろそかにしてしまったりする従業員が、結果として高い評価を得てしまう可能性があるためです。
成果だけを追い求めるのではなく、従業員それぞれが日々遂行している業務プロセスや取り組み方を意識することで、現在の組織における課題や改善点が可視化され、長期的な成果に向けた取り組みの活性化やパフォーマンスの向上が期待できるでしょう。
プロセス評価のデメリット
目標設定が不十分だと評価が難しい
プロセス評価は数値化・可視化が難しい内容や基準を評価することが大きなメリットの一つではあるものの、目標や評価基準そのものが不明確・不十分なまま運用してしまうと、そのメリットが生かせずにあいまいでかたよった評価になってしまうリスクがあります。企業にとって「あるべき姿」に共通する行動特性をもとに評価基準を決定する「コンピテンシー評価」を採用するなど、目標設定や評価基準の定義付けを明確にするようにしましょう。
評価者の判断に左右されやすい
評価者の主観によって大きく評価内容が左右されてしまったり、そもそも評価項目を下すための基準があいまいになってしまっていたりする場合は、導入段階での検討が不十分と言わざるを得ません。「積極性」「コミュニケーション能力」など、定量化が難しい項目を取り入れるからこそ、高い・低いの評価を下すための目標設定に優先順位をつけるなど、明確な評価プロセスを取り決めておくことは非常に重要です。評価者はもちろん、評価を受ける従業員にとっても基準や内容が明確で、誰にとっても分かりやすい判断ができるように評価体制を構築しましょう。
運用に手間やコストがかかる
数値化・可視化が難しい評価基準を設けるからこそ、これから導入を始める企業にとっては運用がスムーズに進まないかもしれません。まずは評価者にプロセス評価導入の目的やノウハウを周知し、成果主義など他の評価基準と組み合わせることも検討しましょう。また、プロセス評価における評価材料を得るためには、各従業員の日々の行動や取り組み方、姿勢などを観察・記録しなければならないため、日ごろから評価者と評価対象者のリレーションシップを図る必要があることも念頭に置かなければいけません。
まとめ
プロセス評価にかかわらず、どの人事評価制度の仕組みにもメリットとデメリットの両方の側面があります。新たに人事評価制度を見直したり導入したりする場合は、自社にとってどのような点がメリットもしくはデメリットがあるのかを把握し、導入目的を明確にしてからフレームワークを構築するようにしましょう。また、評価者と評価対象者がそれぞれ納得感の持てる運用を実施することが、組織の信頼性を高めるためにも重要です。
