紙?打刻機?クラウドシステム?
―勤怠管理方法、徹底比較!

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すべての企業にとって欠かすことのできない「勤怠管理」ですが、その方法には様々なものがあるため、どれを選択すべきかで迷っている企業もあると思います。

今回は、勤怠管理の方法の中でも主要なものである、(1)紙を使う方法、(2)打刻機を使う方法、(3)クラウドシステムを使う方法のそれぞれについて、必要な道具や作業、導入や運用にかかるコストを紹介します。

勤怠管理の必要性

労働基準法では、労働時間や休日、深夜業等について規定を設けています。このことから、使用者は、労働者の労働日ごとの始業・終業時刻を確認・記録することで、労働者の労働時間を適正に管理する責務を有しているとされています。

割増賃金や残業代の未払いを防止するためにも、長時間労働等による労働災害を発生させないためにも、すべての企業において勤怠管理を確実に実施し、労働者の労働時間を適切に把握することが欠かせません。

なお、労働基準法により、労働時間の記録に関する書類は3年間保存することが義務づけられています。

勤怠管理の方法比較

勤怠管理にはいくつかの方法があり、企業の実情に応じて適切な方法を選択することが必要です。以下では、3種類の勤怠管理方法について、必要な道具や作業、導入や運用にかかるコストを紹介します。

(1)紙を使用する方法

出勤時・退勤時・休憩時などの際に、紙の出勤簿に時刻を書き入れて勤務時間等を管理する方法です。月に一度、事務担当者が従業員全員の出勤簿を回収し、出勤簿上のデータをエクセルなどに入力して勤務時間を集計します。

特徴
紙の出勤簿を使用する場合、紙と筆記具があれば導入することができるため、導入時のコストがかかりません。特別な装置や機器は必要ないため、どこの企業でもすぐに取り入れることのできる方法だといえます。
一方、毎月の集計が手作業で行われるため、集計に時間がかかったり、集計ミスの可能性があったりするという課題があります。
また、従業員が出勤時刻・退勤時刻等を詐称できる点や、人によっては締日直前にまとめて記入するため労働時間を適切に管理できない可能性がある点も課題だといえるでしょう。

導入費用
紙と筆記具があれば導入できるため、導入時の費用は基本的にかかりません。

運用費用
一番高いコストは人件費です。従業員の出勤簿を回収し、紙に書かれた出勤時刻・退勤時刻・実労働時間等をパソコンに入力し、計算・確認する作業に要する時間を従業員一人分あたり5~6分とすると、従業員100人の企業では集計作業に10時間かかります。
集計担当者の労働コストを1時間あたり1,500円とした場合、1,500円×10時間で1ヶ月あたりの人件費は15,000円になります。
次いでかかるコストは、紙代および保管コストです。労働基準法により、出勤簿等は3年間の保管が義務づけられているため、100人×12ヶ月×3年間で3,600枚分の紙代および保管コストがかかります。

(2)打刻機を使用する方法

出勤時・退勤時・休憩時などの際にタイムカードを打刻機に差し込み、時刻を印字することで勤務時間等を管理する方法です。月に一度、事務担当者がタイムカードを回収し、タイムカードに打刻されたデータをエクセルなどに入力して勤務時間を集計します。

特徴
打刻機を使用する方法の場合、出勤・退勤時刻等を手で記入する必要がないため、記録する際の手間がかかりません。また、実労働時間を分刻みで正確に管理することが可能になります。
一方で、打刻機を購入する必要があるため導入時に費用がかかる点や、オフィスに設置された打刻機でタイムカードに打刻する必要があるため営業社員が出退勤時にオフィスに立ち寄る必要がある点、出勤や退勤の時刻に打刻が集中し、打刻機の前に行列が出来て時間がかかってしまう可能性がある点などが課題となります。
また、紙の場合と同様、毎月の集計が手作業で行われるため、集計に時間がかかったり集計ミスの可能性があったりするという課題もあります。

導入費用
打刻機本体の値段は、性能によって2万円弱から20万円とその値段は様々です。タイムカードの用紙は、100枚セット2,000円程度で購入することができます。

運用費用
こちらも一番高いコストは人件費になります。紙と同じく、事務担当者がタイムカードに記された時間をパソコンに入力・計算・確認する必要があるため、従業員100人の企業の場合、集計作業に要する1ヶ月あたりの人件費は15,000円になります。また、タイムカードの用紙代として1ヶ月あたり2,000円が必要です。
タイムカードの場合も、労働基準法により3年間の保存義務があるため、紙の場合と同様に3年間でタイムカード3600枚分の保管コストが必要になります。
さらに、打刻機が故障した場合には、修理費が必要となる場合もあります。

(3)クラウド型勤怠管理システムを使用する方法

出勤時・退勤時・休憩時などの際に、パソコンやスマートフォン等の画面上のボタンをクリックして打刻することで勤務時間等を管理する方法です。データはクラウド上に記録され、リアルタイムで自動的に集計されます。

特徴
クラウド型勤怠管理システムを使用する場合、実労働時間を分刻みで管理できるとともに、勤務時間や残業時間の状況がリアルタイムで自動的に集計されるため、勤怠状況を瞬時に把握できるようになります。
また、オンライン上でどこでも打刻ができるため、打刻のためにオフィスに立ち寄る必要がなくなるとともに、在宅勤務にも対応できるなど多様な働き方が可能になります。
一方、様々なサービスが存在するため、自社に合ったサービスを吟味して選択することが必要です。また、直感的な操作が難しいサービスを選んでしまうと、従業員の教育が必要となる場合もあります。直感的な操作が可能なサービスを選ぶとともに、サポートが手厚いサービスを選ぶことが大切になってくるといえます。

導入費用
パソコンやタブレット、スマートフォン等の端末があれば、初期費用0円で導入できるサービスが数多くあります。

運用費用
サービスによって異なりますが、従業員一人あたり月額200円から400円をクラウド基盤利用料・サービス利用料・運用費用として徴収するサービスが多く、運用費用は従業員数に応じて変動します。従業員100人の企業で、月額300円のサービスを利用した場合は、1ヶ月あたりの利用料は30,000円となります。
紙や打刻機を使用する方法と最も異なる点は、集計の際の人件費がかからないという点です。また、労働時間の記録はクラウド上に保管されるので、保管コストもかかりません。

多角的な視点から検討が必要

ここまで3種類の勤怠管理方法を紹介してきましたが、方法を選択する際にはコスト面以外にも目を向ける必要があります。

例えば、労働時間は給与計算の元にもなる重要なものであるため、決して集計ミスがあってはいけません。集計ミスが生じないという観点では、クラウド型勤怠管理システムが望ましいといえるでしょう。

また、長時間労働等の過重労働を防止するためには、勤務状況をリアルタイムで把握することも重要です。この観点からも、クラウド型勤怠管理システムは有効だといえます。

このように、勤怠管理方法を選択する際は、コスト面のみならず多角的な視点から検討することが欠かせません。

まとめ

従業員の労働時間を把握することは、企業の大切な責務です。適切な給与支払いのためにも、過重労働防止のためにも、勤怠管理を確実に行っていく必要があります。

どの方法がふさわしいかは従業員数や勤務体系等によっても異なるため、各企業の実情に応じて適切な方法を選択する必要があります。定期的に見直しを行い、最適な方法を選択するようにしましょう。

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AKASHI、
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