特別休暇とは？　法定休暇との違いや特別休暇の種類を紹介します

企業が従業員に与える休暇には、法律で定められている法定休暇と、独自に付与できる特別休暇があります。特別休暇は休暇中の給与の有無などを企業ごとに設定することができ、福利厚生としての意味合いも兼ね備えています。今回は、法定休暇と特別休暇の違いやそれぞれの休暇の種類、法定外休暇の導入方法について解説していきます。

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特別休暇の概要

特別休暇とは

特別休暇とは、労使による話し合いにより、休暇の目的や形態を任意で設定できる休暇のことをいいます。つまりは、企業が独自に定める休暇です。特別休暇は法律で定められておらず、各企業が自由に付与できるので、「法定外休暇」の部類に入ります。有給休暇や育児休業などの「法定休暇」との違いは、どのような場合に休暇を取得できるか、休暇中の給与の有無などの諸条件を企業が独自に決めることができる点にあります。企業ごとに独自の特別休暇を作ることができるため、企業の方針や意図を表現する役割を果たすこともあります。

特別休暇の目的

特別休暇の大きな目的は、個々の従業員の事情に配慮した上で休暇を付与することで、従業員が健康で充実した生活を送ることを補助するという点にあります。各従業員には、法定休暇では対応しきれないような個々の事情により、休暇が必要となる場合があります。例えば、ボランティアへの参加、犯罪被害を受けた後の被害回復、裁判員としての裁判の参加などです。このような場合にも対応できる休暇を特別休暇として設定することによって、従業員の充実した生活を支えることができます。ひいては、生産性向上および企業成長を助けることになるでしょう。

特別休暇の種類

特別休暇の具体的な例を確認します。特別休暇は多岐にわたりますので、ここでは特に知られているものを紹介します。

慶弔休暇

慶弔休暇とは、従業員自身の結婚、出産や、親族の方が亡くなった場合に付与される特別休暇です。多くの企業が導入している特別休暇のひとつです。慶弔休暇の日数は1～4日程度が一般的で、結婚、出産、死亡などそれぞれの場合によって、日数が定められていることが多いです。

病気休暇

病気休暇とは、従業員の方がなんらかの病気になった場合に、治療や通院のために付与される特別休暇です。半日単位で取得できる場合もありますが、病気の重度によっては病気休暇の期間が長期間に及ぶこともあります。そのため、企業によって有給とする場合と無休とする場合があります。

ボランティア休暇

ボランティア休暇とは、従業員がボランティア活動に参加する場合に付与する特別休暇です。従業員のボランティア活動への参加を支援することで、企業が社会的責任を果たす取り組みを行っているというイメージアップにもなります。ボランティア休暇の日数は、1日から数日と、ボランティアに必要な期間と設定されることが多いです。

リフレッシュ休暇

リフレッシュ休暇とは、従業員が一定年数勤続した場合や、一定年齢に達した場合などに付与する特別休暇です。従業員やその家族の慰労や健康維持、自己啓発を目的としていることが多いです。リフレッシュ休暇の日数は、勤続年数の長さに応じて長くなるのが一般的で、1週間前後から1か月程度など、設定の幅は広いです。

夏期休暇

夏期休暇とは、お盆の期間など夏の間にまとまった休暇を従業員に付与する特別休暇です。これと混同されがちな制度に計画年休制度があり、こちらは、一定の条件を満たした場合に有給休暇を一定の日程に従業員に取得させることができる制度です。この制度を夏季に適用して、夏休みとしている企業も多いです。
計画年休制度で夏の間に休暇を付与するのでなく特別休暇としての夏期休暇を設けることのメリットとして、従業員が法定休暇である有給休暇とは別の休暇を得ることができ、モチベーションが向上するといったことがあげられます。

法定外休暇の導入方法

新しく導入する特別休暇の目的、内容を決定

新しい特別休暇を作るにあたって、その休暇によってどのようなメリットを得ようとするのか、目的を明確にすることが大切です。その後、目的を達成できるように内容を詰めていきましょう。このとき、特定の思考に固執せず、様々な部署の従業員の意見を聞くなど、企業全体のニーズに耳を傾けながら行う様にしましょう。

就業規則に新しく導入する特別休暇のルールを定義

内容が決まったら、具体的なルールを含めて、就業規則に記載することになります。新しい特別休暇の対象者、取得方法、取得日数、取得制限、取得期限、給与の有無を細かく決めます。このときに、最初に設定した目的の達成に資するかたちにすることを意識しましょう。
例えば、リフレッシュ休暇を導入するにあたり、従業員に節目の年に英気を養ってもらい、企業へより一層貢献してもらうという目的を設定するとします。そこで、休暇の取得期限を設けないと、退職前にまとめて休暇を取ることも可能となり、必ずしも目的が果たされません。このように、特別休暇の効果はルール次第で変わってしまいますので、とても大事なフェーズです。

企業内に周知

最後に、新しく導入する特別休暇について、従業員に知ってもらう必要があります。メールや社内誌、掲示板など、様々なツールを活用し、新しい特別休暇を周知させましょう。新しい特別休暇の利用者の声をアンケートした結果を公開し、利用を促すといったことも効果的です。さらに、管理職の従業員が仕事をしているチームの仲間に休暇取得を促すようにするなど、雰囲気作りも重要です。
また、新しい特別休暇による効果を引き出すためにも、定量的な休暇取得率の目標値を設け、適宜、特別休暇の内容をアップデートできる体制にしておくと良いでしょう。

まとめ

今回は、特別休暇について説明してきました。特別休暇の運用方法によっては、従業員の健康と充実した生活を維持するだけでなく、従業員の仕事に対するモチベーションを高めることもできます。ぜひ、特別休暇の付与という側面からも働き方改革に取り組んでみてはいかがでしょうか。