タイムカードの保存期間は3年間です! オススメの保存方法をご紹介

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労働基準法では、企業が一定期間保存しておかなくてはならない書類が定められており、その1つがタイムカードです。働き方改革関連法で労働時間の把握が義務付けられたほか、残業代未払いなどで裁判が起きた際にも必要になるため、必ず保管しておきましょう。今回は、タイムカードの保管年数と起算日、保管する理由、おすすめの保管方法について解説していきます。

タイムカードを3年間保存しなくてはいけない理由

労働基準法の109条では、企業が3年間保存しなくてはいけない書類として、「労働者名簿」、「賃金台帳」、「雇入、解雇、災害補償、賃金その他労働関係に関する重要な書類」を挙げています。
タイムカードは、賃金台帳作成の上で必要となる労働時間等のデータの裏付けとなる重要な書類なので、「賃金その他労働関係に関する重要な書類」に該当します。そのため、タイムカードを3年間保存しなくてはいけないのです。もし、タイムカードの保存義務を怠った場合には、労働基準法120条により30万円以下の罰金が科されることがあります。
「賃金その他労働関係に関する重要な書類」には、タイムカードのほかにも、残業命令書や従業員自らが記録した出退勤時刻の報告書などがあてはまります。

タイムカードを保存するメリット

  • 労働者の労働時間管理ができる
  • タイムカードを保存すれば、労働者の労働時間を効率的に管理することができ、働き方改革によって義務づけられた労働者の労働時間の把握に役立てることができます。また、タイムカードを保存することによって、長期的な労働時間の変遷を見ることができるので、労働時間の是正をより広い視野のもとで行うことができます。

  • 紛争解決手段として有効
  • 労使間の労働時間を巡る裁判などがあったときは、タイムカードが重要な証拠となります。残業代や未払い賃金の請求に係る裁判などでは、タイムカードは客観的証拠として大変重要です。もし裁判所からタイムカードの提出を求められた際に提出できなければ、企業側が不利になることもあります。

タイムカードの保存に関するルール

  • 保存期間
  • タイムカードの保存が義務づけられている期間は、起算日から3年間です。

  • タイムカードにおける起算日の考え方
  • 起算日とは、保存期間を数え始める起点となる最初の日のことを指します。タイムカードが該当する「賃金その他労働関係に関する重要な書類」では、起算日は、「その完結日」とされています。つまり、ある労働者が最後に打刻した日が起算日となります。例えば、ある労働者が2020年4月1日にタイムカードに終業時間を打刻したきり仕事を辞めてしまったというケースを考えてみると、最後に働いた日から数えて3年が経つ2023年3月31日までの間は、確実にそのタイムカードを保管しなくてはいけません。

タイムカードのオススメの保存方法

タイムカードは、コンピューターで保存がオススメ

以下では、紙のタイムカードで管理する場合と、コンピューターで管理する場合の2つの場合の保存方法を紹介していきますが、実際のところ、効率性の観点からはコンピューターで管理する方が断然オススメです。その具体的な理由は次の3つです。

  • 保存期間の延長に対応しやすい
  • 1つ目は、今後タイムカードの保存義務期間が延びる可能性に備えるためです。現在、賃金未払いに対する請求権の消失時効を見直す議論が盛んにされており、民法改正によりタイムカードの保存期間が5年に延長される可能性があるといわれています。これが現実化した際に、コンピューターであれば対応が容易ですが、紙の場合は、保存量が膨大となり管理が大変になるという懸念があります。

  • 労働者が増えたときに対応しやすい
  • 2つ目が、労働者が増員に対応するためです。企業の業績が順調に伸びていけば、成長に伴って労働者の数も増えていくでしょう。数十人分だったら手作業で管理できていたタイムカードも、数百人分を3年分管理するとなれば大変なコストがかかります。今後の成長を見据えて、早めにコンピューターに移行するのが賢明です。

  • 様々な機能との連携が可能
  • コンピューターで勤怠管理ソフトなどを使ってタイムカードを管理する場合、様々な機能と出勤記録が連携できるというメリットがあります。例えば、長時間勤務している場合にはアラートを出す機能や、給与システムと連携する機能などがあります。これにより、管理コストの削減や、働き方改革の促進をすることができます。

紙のタイムカードを使う場合

現時点で紙のタイムカードを使っており、今後も引き続き使っていく予定であるという場合は、期間ごとに分けて保存するという方法がオススメです。人ごとに分けて保存するという方法もありますが、それよりも期間ごとに分けた方が良い理由は、監査の際に期間ごとの方が便利だからです。労働基準監督署などの監査では、1年分などの期間を指定された分のタイムカードを見せることになります。このときに個人別管理では、より分けに手間がかかってしまいます。

コンピューターを使う場合

コンピューターを使う場合は、勤怠管理ソフトの利用がオススメです。先ほども申し上げたように、勤怠管理ソフトを利用すると、保存期間の煩わしさから解放されるばかりでなく、様々な機能と連携することもできます。例えば、AKASHIという勤怠管理システムでは、3年間のデータ保持がなされており、さらに、タブレット端末やスマートフォンなどでの出退勤の打刻機能、管理者による労働者の労働時間の把握機能、シフト管理機能、給与計算などの他社サービスとの連携機能など、様々な機能を利用することができます。一般的な勤怠管理を超えたメリットを享受することができます。

まとめ

今回は、タイムカードの保存期間、保存方法について説明してきました。タイムカードを大切に保存することにより、不用意なトラブルに巻き込まれずに済みますので、丁寧に保存しましょう。さらに、保存方法としては、勤怠管理ソフトを利用することで、タイムカード管理だけでなく生産性向上も望めるので、ぜひ検討して見てください。

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