諭旨退職とは、社員に不祥事があった際に、企業が社員に退職を勧告し、社員が自ら退職する懲戒処分のことを指します。諭旨退職は形式上、社員が自ら退職した形となるので、懲戒解雇とは違い退職金が認められます。諭旨退職は実務で見かける機会が少ないため、詳しい内容を知らない方も多いと思います。社員を諭旨解雇する際に、社員とのトラブルを避けるためにも、正しい手順と注意点を確認しましょう。今回は、諭旨退職の概要、諭旨退職を行うときの正しい手順や注意点、退職金の扱いを解説します。
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諭旨退職の概要
諭旨退職は「ゆしたいしょく」と読み、企業が社員に退職を勧告し、社員自身から退職届を提出させることによって解雇を行う懲戒処分です。諭旨退職は懲戒解雇に続いて二番目に重い懲戒処分であり、企業によっては諭旨解雇と呼ばれるケースもあります。諭旨退職について法律上の規定はなく、企業によって就業規則で詳細が定められ内容に差異があるため注意が必要です。また、諭旨退職の処分を受けても社員が退職届を提出しない場合には、懲戒解雇に進む可能性があります。
懲戒解雇との違い
懲戒解雇は、企業が一方的に社員を退職させることができる懲戒処分です。一方、諭旨退職は一定期間内であれば自己都合退職となる退職勧告です。社員が退職に追い込まれるほどの重大な問題を起こしたという点は共通していますが、情状酌量できるかどうかで判断が分かれます。諭旨退職と判断される主なケースは、社員の勤務態度の良さが考慮されたり、犯した罪を償う意志が明確であったりする場合です。
諭旨退職における退職金の扱い
退職金が支給されない事例も多い懲戒解雇とは違い、諭旨退職における退職金は懲戒解雇ほど厳しく制限されない傾向があります。諭旨退職の場合は、退職金が全部あるいは一部が支給されるなど、社員の不利益が軽減されるケースが少なくありません。諭旨退職における退職金の扱いは企業によって方針が異なりますので、就業規則の記載内容を確認して対応を決めましょう。
諭旨退職の正しい手順
就業規則を確認する
諭旨退職の検討をはじめる前に、自社の就業規則を確認しましょう。諭旨退職は懲戒処分に分類されるため、以下のポイントを就業規則で確認する必要があります。
- 諭旨退職処分の記載の有無
- 諭旨退職における処分の内容
- 社員の問題点が諭旨退職の対象となること
企業は就業規則で規定された懲戒事由に当てはまる場合に、社員に懲戒処分を科すことが可能です。まずは諭旨退職を決める前に情報を整理して、就業規則の記載内容をチェックしましょう。
証拠を確保する
諭旨退職に該当する社員の問題行動や就業規則違反に関する証拠を確保しましょう。証拠として考えられる具体例は以下のとおりです。
- 雇用契約書
- 就業規則
- 業務日報
- 指導記録
- メール
- ほかの社員による証言
社員に対して具体的な証拠が不足しているにもかかわらず、諭旨退職の処分を行うことは望ましくありません。客観的かつ合理的な理由が不足している処分として、無効と判断されてしまう可能性があります。まずは諭旨退職の判断を下す前に、明確な証拠の確保が必要です。
弁明の機会を与える
社員の言い分を聞くプロセスを必ず設けましょう。弁明の機会が十分にあったかどうかは解雇権濫用の法理に基づき、適法と違法を判断するポイントになる重要な要素です。該当の社員が自由に弁明できる環境を確保し、面談を行う必要があります。社員の弁明内容については面談記録を作成し、適切に保存しましょう。社員による弁明内容も考慮して、諭旨解雇処分の是非を判断します。
懲戒処分通知書を交付する
懲戒処分通知書を交付して、社員に諭旨退職を通達しましょう。懲戒処分通知書には諭旨解雇処分を実施する旨とその理由、退職届の提出期限などを記載します。また、期日までに退職届が提出されない場合に懲戒解雇を行う予定があれば、併せて記載する必要があります。
諭旨退職を行う際の注意点
十分な改善指導が求められる
諭旨退職が適法と判断されるためには、社員に対し問題行動を改善する機会を与えたかどうか、上司や人事部などによる指導の有無が重要なポイントになります。問題行動に対処したものの改善が見られなかったために諭旨退職を行ったという経緯を詳しく説明できるように準備しましょう。改善指導の詳細についてはメールや文書などで、証拠として保存する必要があります。
情報漏洩への対策を施す
企業の顧客情報や機密事項といった情報が漏洩しないように対処しましょう。諭旨退職に該当する社員に求められる、具体的な対策は以下のとおりです。
- 社内ネットワークなどへのアクセス権の削除
- 貸与していたパソコンやスマートフォンなどの記録媒体の回収
- 情報の取り扱いに関する社内規定の周知
- 秘密保持誓約書の締結
- 競業避止義務契約の締結
インターネットやデジタルデバイスが普及した昨今において、徹底した情報管理は企業にとって重要なポイントです。諭旨退職に関する話し合いを進める際には、情報漏洩に関する対策も忘れずに検討しましょう。
法的な理論武装も検討する
諭旨退職に対する社員の反論も想定して、法的な理論武装も必要です。諭旨退職の社員から反論が起こった場合に想定される、主な要求は以下のとおりです。
- 不当解雇の無効
- 不当解雇を理由とした損害賠償
- 退職金の上乗せ
諭旨退職は社員にとって大きな不利益を与える懲戒処分のため、反論される可能性も高いでしょう。企業としては諭旨退職の適法性や社員の弁明などを考慮して、適切に対応することが大切です。事前に弁護士などに相談を行って、法的な準備を進めておくと良いでしょう。
まとめ
諭旨退職は、懲戒解雇の次に重いとされる懲戒処分です。一定期間内であれば自己都合退職となる点や退職金支給の制限など、懲戒解雇と比べて大きな違いがあります。企業によって対応が異なるため、まずは就業規則の確認が大切です。また、諭旨退職を検討する際には社員の勤務態度や弁明内容も考慮して、適切に処分の可否を判断しましょう。
