社内SNSとは、社内向けに特化したコミュニケーションツールのことを指します。社内SNSを活用することによって、情報共有の効率化やコミュニケーションの活性化だけでなく、外出先でのスムーズな連絡も可能になります。一方で、不正アクセスによる情報流出や導入コストへの負担といったデメリットが挙げられます。他にも、文面上のコミュニケーションは対面上のコミュニケーションと比べて細かな情報を伝えにくいため、情報の齟齬が生じてしまうといった問題も生じます。
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社内SNSとは
社内SNSとは特定の利用者が参加できるサービスであるSNSを、企業向けに特化させて従業員間で利用できるシステムを指します。そもそも、SNSとはSocial Networking Serviceを略した言葉で、Facebook・Instagram・LINEなどが代表例です。インターネットを経由して社会的にさまざまな方とつながれるSNSですが、社内SNSは企業内や職場内などでコミュニティが完結する特徴があります。主な機能には、チャット機能・グループ機能・アップロード機能などがあり、社内の情報共有やコミュニケーション強化を目的に導入する企業が広がっているのです。
社内SNSの導入が広がる背景
社内SNSの導入が広がる背景としては、コミュニケーション手段の変化が挙げられます。私たちがビジネスで用いるコミュニケーションの方法は、技術の発達とともに変化を遂げてきました。電話やメールといった手段が生まれ、現在では仕事でもプライベートでも欠かせない存在になっています。SNSも同様で私たちのコミュニケーションをより気軽なものに変化させました。ビジネスにおいてもLINEでコミュニケーションをとるなど、生活に身近な手法が認められるようになってきています。こうした流れもありコミュニケーションの選択肢に社内SNSを加えることで、社内活性化を目指す企業が増えているのです。
社内SNSのメリット・デメリット
メリット1：社内コミュニケーションを活性化できる
社内コミュニケーションの活性化は社内SNSの大きなメリットの一つです。社内SNSは気軽に投稿できるだけでなく、返信やいいね機能などで簡単にリアクションできる特徴があります。従業員同士のディスカッションが活発化するだけでなく、部門を越えた全社での情報共有の促進も期待できるのです。
メリット2：効率的に情報共有を行える
社内SNSを活用すれば効率的に情報共有を行えます。社内SNSではビジネスにおける定型的なフレーズや挨拶をつける必要がありません。目的をダイレクトに伝えられる円滑なコミュニケーションを実現できます。また、電話のように相手の時間を拘束せずに済むため、情報共有のスピードを大幅にアップできるのです。さらに、業務連絡を社内SNSに一元化できれば、効率的に仕事を進められます。
メリット3：働き方改革につながる
社内SNSを導入すれば多様な働き方を促進できます。新型コロナウイルス感染症の影響もあり、テレワークで働く方が増えました。職場での対面による会話は減り、さまざまな企業で社内コミュニケーション不足が問題になっています。そうした際に社内SNSであればメールや電話よりも気軽に情報発信でき、リアルタイムでの意見交換が可能です。場所に依存せずに社内のつながりを強化できるので、働き方改革を推進するための施策として社内SNSが活用されています。
デメリット：不正アクセスの恐れがある
社内SNSでは不正アクセスの恐れがあるので注意しましょう。不正アクセスとは本来であればアクセス権限を持たない人物が、サーバや情報システムの内部へ侵入を行う行為を指します。社内SNSアカウントへアクセスするにはユーザーIDとパスワードが必要で、具体的なアクセス方法は社内の特定のユーザーのみにしか通知されません。しかし、情報漏洩やハッキングなどが発生してしまうと、社員アカウントのなりすましといった不正利用のリスクが生じてしまいます。そのため、社内SNSを利用する際には、端末認証やIPアドレスの制限といったセキュリティ対策が重要です。
社内SNSを成功させるポイント
社内SNSの導入目的を明確にする
社内SNSを成功させるには、導入する目的を明確にしましょう。代表的な社内SNSの導入目的を以下にまとめてみました。
- 社内コミュニケーションを活性化させる
- 情報共有のスピードをアップさせる
- 仕事のノウハウを共有する
- 経営理念やビジョンを浸透させる
社内SNSの導入目的がはっきりすれば、従業員に対して求める行動を示すことが可能です。また、導入目的によってマッチする社内SNSサービスは異なるため注意しなければなりません。社内SNSの効果を最大化させるためにも、明確な導入目的を定めましょう。
運用ルールを設ける
社内SNSの運用ルールを設けることも大切なポイントです。社内SNSは自由度の高い投稿を気軽に行える点が魅力ですが、最低限のルールがないとトラブルが発生する恐れがあります。事前に定めておきたい代表的な運用ルールは以下の通りです。
- 所属・氏名・プロフィール写真を設定する
- 利用時間を決める
- プライベートの利用を禁止する
- リアクションを活用する
- 定型文を使わない
社内SNSをスムーズに導入させるためには、こうした運用ルールの設定が重要です。従業員が自然と社内SNSを利用できる体制を整えましょう。
誰でも気軽に発信できる雰囲気を作る
誰でも気軽に社内SNSで発信できる雰囲気を作りましょう。社内SNSを導入しても従業員に利用してもらえなければ形骸化してしまいます。社内SNSの利用を促進するためには、役員や上司などの管理職の方から、積極的に共有しやすい内容を発信する取り組みが大切です。堅苦しい内容だけでなく社内イベントやお昼の出来事など、誰もが反応しやすい投稿もしてみましょう。また、若手の従業員が発信を行った際には、いいね機能やコメントでリアクションすると和やかで親しみやすい雰囲気を作れます。
まとめ
企業の新たなコミュニケーション手段として、社内SNSが注目されています。社内SNSはメールや電話よりも気軽にコミュニケーションをとれることから、運用に成功すれば従業員のモチベーションや生産性向上などが期待できる手法です。社内コミュニケーションを活性化させるために、社内SNSの活用を検討してみてはいかがでしょうか。
