工数管理の重要性とは？オススメの工数管理ツールをご紹介！

工数とは、ある業務を終わらせるために必要な作業数のことを指し、作業時間と人数を掛け合わせたものです。工数管理をして業務ごとのコストを可視化すると、作業における課題と修正点を把握することができ、会社全体の利益につながります。今回は、工数の意味と工数管理の重要性、工数管理ツールを利用するメリット、オススメの工数管理ツールについて紹介していきます。

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そもそも工数とは

工数は「ある業務を終わらせるのにかかる1人当たりの時間」×「必要な人数」で算出され、プロジェクトの遂行に必要な業務量を表します。工数管理とは、企業が必要工数を計算し、人・時間などの経営資源投入を管理することを意味します。
工数の単位には「人時」「人日」「人月」などいくつかの種類があり、プロジェクトの性質によってどの単位を用いるかは異なります。短期プロジェクトの場合は「人時」「人日」などの小さな単位を、長期プロジェクトの場合は「人月」などの大きな単位を使用します。
工数の計算は「プロジェクトに必要な合計業務量」÷「1人あたりが一定期間に遂行可能な業務量」で算出します。例えば、合計10,000行のコード入力が必要なソフトウェア作成プロジェクトがあるとします。1人のエンジニアが1日に入力できるコード量が50行の場合、必要工数は10,000行÷50行/人日＝200人日です。

工数管理の重要性

工数管理が重要視される理由は2つあります。1つ目は、工数管理によってプロジェクト全体にかかるコストを把握できる点です。まず、工数から算出されるコストはクライアントに対する見積もり書の作成に使用されることがあります。プロジェクトから得られる収益に対して必要な工数が多い場合は、そのプロジェクトが不採算事業であることを意味します。2つ目は、工数管理によって業務の進捗状況を把握できる点です。工数管理を行わないままプロジェクトを進めた場合、何人の社員がいつまでプロジェクトに関わるか把握できず、会社全体の人員配置がアンバランスになるリスクがあります。

工数管理のメリット

• 生産性が向上する

工数管理を行うと生産性向上が期待できます。工数管理によって仕事の状況を見える化できるため、業務の課題が明確になります。そして、課題解決のためのシステム導入やアウトソーシングといった対策もスムーズに行えるようになり、業務の効率化を実現できるでしょう。

• コスト削減につながる

工数管理の実現はコスト削減にもつながります。継続して工数管理を行っていくと、仕事や従業員に関するデータが蓄積されていきます。仕事の改善点や従業員の特徴が明確になれば、ムダ・ムリ・ムラを見直せるため余計なコストを削減できるでしょう。

• スケジュール調整を行える

工数管理を徹底することにより、従業員のスケジュールが調整しやすくなります。工程表から従業員の進捗状況を把握できるので、状況に応じてタスクを割り振ることが容易です。また、トラブルが発生しても工数が見える化されているので、早急な対応にむけてスケジュール調整が可能になります。

工数管理のポイント

簡単に入力可能

工数管理を行う際には、入力者が継続的に業務実績を入力できる環境づくりが重要です。入力に手間と時間がかかる場合は入力漏れが発生しやすく、計画と実行状況の比較が難しくなります。入力者が扱いやすいインターフェースのツールを用いることを心がけましょう。

必要機能の搭載

工数管理に必要な機能が備わっているツールを選ぶことも重要です。入力画面・グラフだけのシンプルなものから、コスト管理・勤怠管理などの拡張サービスを備えたものまで、さまざまなツールがあります。利用できる機能によって料金も変動するため、事前に計画してからツールを選択しましょう。

業務進捗の見える化

計画に対する実行状況を関係者で共有する際には、視覚的にわかりやすいグラフを使いましょう。実行状況に遅れがある場合は計画に追いつくためのアクションプランを立案します。一目で状況・対策が分かるよう、グラフ・表を搭載したツールの使用を推奨します。

工数管理ツールを使用するメリット

エクセルなどの表計算ソフトを用いてハンドメイドな工数管理表を作ることもできますが、複雑な数式が組み込まれて業務が属人化する、データ量が大きい場合に動作が遅くなる、などデメリットが少なくありません。そこでおすすめできるのが工数管理ツールです。ツールを用いれば簡単で持続可能な工数管理が可能になります。ここでは工数管理ツールを使用するメリットをご紹介します。

入力の手間の削減

工数管理ツールは入力者の負担を考えた設計になっているものが多く、毎日の入力を簡単に行うことができる点が魅力的です。エクセルのように自分で入力しなくても、勤怠の打刻がそのまま工数管理のデータとして蓄積されるソフトもあります。

機能のカスタマイズが可能

工数管理ツールは使用目的に応じて機能拡張が可能です。プロジェクトの人数・予算・工程数に応じてミニマムの機能からプラスアルファの機能まで選ぶことができます。

当事者意識の促進

工数管理ツールを用いてリアルタイムの進捗共有を行うことで、社員に当事者意識が生まれます。チームごとに工数管理をしている場合、他チームとの進捗率を競い合うことで全体の業務スピードが向上します。

オススメの工数管理ツール

工数管理ツールは近年豊富な種類が揃えられています。クラウド型からインストール型までいくつかのタイプがありますが、主流になってきているクラウド型について、オススメの工数管理ツールをご紹介します。

AKASHI

AKASHIはソニーグループが提供するクラウド型勤怠管理システムです。ユーザーに優しい平易なインターフェースになっており、ワンクリックでの勤怠管理・スマホからの閲覧が可能です。また、プロジェクト進捗状況・収益率のグラフ化によって、管理者はリアルタイムでの意思決定ができます。用途は幅広く、建設設計会社での生産管理やデザイン会社でのプロジェクトマネジメントなど、さまざまな業界で活躍します。

Inno PM

Inno PMは株式会社電縁が提供するクラウド型のプロジェクト管理・個数管理ツールです。業務時間や工数の入力が平易であることに加え、Googleカレンダーとの同期や、他システムからのデータ取り込みなど、外部システムとの連動性が高いことが特長です。また、ガントチャート作成や損益計算機能も備えており、プロジェクトマネジメントに必要な各種機能を提供しています。

Backlog

Backlogは世界各国にオフィスを構える株式会社ヌーラボが提供するプロジェクト管理ツールで、新聞社・航空会社・ソフトウェア開発会社など幅広い業界で使用されています。ガントチャートやマイルストーンなど一目で作業進捗がわかる点が特長です。外部システムとの連携が充実している点も強みの1つです。

Jooto

Jootoは株式会社PR TIMESが提供するクラウド型のタスク・プロジェクト管理ツールです。基本動作がドラッグ・ドロップで済むデザインになっており、誰にでも簡単に使えます。複数のプロジェクトを一元的に管理することができ、豊富なチャートの種類によって、全体像の把握が容易である点も特長です。

まとめ

プロジェクトが複雑化しているビジネスの場では、リアルタイムでの工数管理が不可欠です。管理者・作業者がどちらも使いやすい機能を備えた工数管理ツールを用いて、コスト最適化と進捗率フォローを行いましょう。