働き方改革や新型コロナウイルスの影響により、テレワークやフレックスタイム制といった新しい勤務形態が定着してきました。これらの勤務形態の多様化は従業員が働きやすくなるだけでなく、企業側にもメリットがあります。ただし、柔軟な勤務形態は勤怠管理が難しくなるというデメリットもあります。それぞれの勤務形態にあった勤怠管理を理解し、柔軟な働き方の実現を目指しましょう。今回は勤務形態と雇用形態の違い、勤務形態の種類とそれぞれの特徴、企業側のメリット、そして勤怠管理ポイントについて解説します。
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勤務形態とは
勤務形態は働く時間帯や勤務頻度などの働き方を示す言葉です。例えば、固定時間制や変形労働時間制など、従業員の働く時間を決める制度は勤務形態に該当します。ほかにも、働く時間帯を指す日勤・夜勤・交代制や、勤務頻度に関する常勤・非常勤などが勤務形態と呼ばれるものです。昨今は従業員のワークライフバランスを実現するために、さまざまな勤務形態を導入する企業が増えています。
雇用形態との違い
雇用形態は企業と従業員が雇用契約を締結する際の雇用契約の採用種別を指します。代表的な雇用形態は以下のとおりです。
- 正社員
- 契約社員
- アルバイト
- パート社員
- 派遣社員
このように、先述した勤務形態は「働き方」を示すのに対し、雇用形態は「雇用契約の種類」を示します。勤務形態と雇用形態は似て非なるものですがつながりが深いため、それぞれの意味を正しく理解しておきましょう。
多様な勤務形態が広がっている
昨今では新型コロナウイルスの影響もあり、テレワークが新たな勤務形態として注目を集め定着しています。そもそもテレワークとは、ICTを活用した場所や時間にとらわれない柔軟な働き方を指す言葉です。在宅勤務・モバイルワーク・サテライトオフィス勤務・ワーケーションなどがテレワークに含まれます。働き方改革の推進や多様性が求められる現代において、企業としては従業員にテレワークなどの柔軟な勤務形態を提供することが必要とされているのです。
勤務形態の種類と特徴
固定時間制
固定時間制とは職場の就業時間に合わせて決まった時間帯と曜日に勤務する働き方を指します。例えば、月曜日から金曜日の9:00～18:00までと決められていれば、その規則に従って繰り返し働きます。ただし、勤務時間は1日8時間以内・1週間40時間以内の法定労働時間を守らなくてはなりません。定時が定められているため企業側にとってはスケジュールを立てやすく、勤怠管理が行いやすいメリットがあります。
変形労働時間制
変形労働時間制は労働時間を1日単位ではなく、月や年単位で計算する形式です。繁忙期などによって勤務時間が増加しても、長いスパンで時間外を考えられる労働時間制度とも言い換えられます。
例えば、ある週は48時間の労働が必要、次の週は32時間の労働で足りるというケースがあるとします。このケースで労働時間を1日単位で考えてしまうと、従業員を雇う企業側にはコスト面で不都合が生じかねません。こうした際に繁忙期や閑散期のある職種では、変形労働時間制を積極的に取り入れることで残業代コストの抑制が可能なのです。
フレックスタイム制
フレックスタイム制は事前に定めた総労働時間の範囲内で、労働者が日々の始業・終業時刻・労働時間を決められる制度です。労働者のプライベートと仕事とのバランスをとりやすいため、昨今導入が広がっています。
フレックスタイム制の勤務時間は、大きくコアタイムとフレキシブルタイムに分類できます。コアタイムは必ず全員が勤務すべき時間帯であるのに対し、フレキシブルタイムは出社や退社が自由な時間帯として設定されます。ただし、フレキシブルタイムやコアタイムは必ずしも設けなければならないものではありません。例えば、コアタイムを設定せず、労働者が働く⽇を自由に選択できるようにすることも可能です。
裁量労働制
裁量労働制は労働時間が労働者の裁量に任せられている労働契約であり、みなし労働時間制の一つに含まれます。より具体的には、実際に働いた時間が長くても短くても、契約した労働時間分を働いたことにする制度です。成果が評価の対象となるため、結果さえ出せれば、始業時間や終業時間も個々の労働者の裁量で決められます。
ただし、裁量労働制を導入できる職種には限りがあり、以下の「専門業務型裁量労働制」と「企画業務型裁量労働制」の2つに分類されます。
- 専門業務型裁量労働制
- 企画業務型裁量労働制
専門業務型裁量労働制は業務の性質上、業務遂行の手段・方法・時間配分などを大幅に労働者の裁量にゆだねる必要のある業務が対象です。システムコンサルタント・公認会計士・弁護士などの19業務が指定されています。
事業運営上の重要な決定が行われる企業の本社などにおいて、企画・立案・調査・分析を行う労働者が対象です。なお上司からの指示を待っているのではなく、自ら主体的に該当する業務を行っていなければ対象になりません。
勤怠管理のポイント
テレワークに対応する
勤怠管理は労働基準法に定められた義務です。そのため、従業員がオフィス以外の場所で働く場合でも、企業は勤怠管理を適切に行はなくてはなりません。
ただし、テレワーク環境下ではオフィスのように目視で確認できないため、従業員の勤怠管理には工夫が求められます。電話やメールによる報告やエクセルに記載するといった方法も考えられますが、多くの企業では勤怠管理システムが活用されています。
長時間労働を抑制する
長時間労働は従業員のプライベートの時間を削ってしまうだけなく、健康面にもさまざまな悪影響があります。加えて、残業代の増加や企業イメージの低下といった問題にも発展し得るため、多くの企業が長時間労働を削減するための改善策を模索しているのです。
長時間労働が発生する主な原因として、勤務時間やタスクが見える化できていないことが挙げられます。誰がいつどのような業務を行っているかが職場で見えるようになれば、長時間労働にも早期に対応可能です。適切な勤怠管理を実施して不透明な環境を改善し、長時間労働を抑制しましょう。
勤怠管理システムを活用する
勤怠管理システムは、従業員の労働状況を管理するためのものです。従業員の出退勤・残業時間・欠勤などを管理できるだけでなく、シフト作成や給与ソフトとの連携などさまざまな機能を備えています。一般的な勤怠管理システムの導入で得られるメリットは以下のとおりです。
- 労働時間を正確に集計できる
- コストを削減できる
- 法改正に対応している
- 不正打刻を防止できる
- モバイル端末に対応している
エクセルやタイムカードなどで勤怠管理を行っていると、手間がかかるだけでなく従業員による不正打刻などのリスクにも対策を講じなければなりません。また、ヒューマンエラーによる集計ミスが発生してしまう恐れもあります。勤怠管理システムであればこうした問題は発生せず、法令に対応した適切な勤怠管理を実現できます。
まとめ
勤務形態は従業員の働き方を指す言葉であり、企業によってその実施方法はさまざまです。特に、昨今の在宅勤務に代表されるテレワークの浸透により、新しい勤務形態を意識し始めた方も多くいるでしょう。多様な勤務形態を成り立たせるためには、適切な勤怠管理が欠かせません。従来の方法だけでなく勤怠管理システムなどを活用して、従業員に柔軟な働き方を提供できるように準備しましょう。
