2006年に税法が改正されて以降、給与の支払明細書や源泉徴収票の電子交付が認められています。ペーパレス化の進む現代においては、給与明細をメール配信やWeb閲覧などの方法で電子交付している企業も多いことでしょう。電子化には様々なメリットがある一方で、デメリットも存在します。給与明細の電子交付を行う際にはメリットとデメリット両方を理解して行いましょう。今回は、給与明細の電子化について、電子交付の具体的な方法や手順、電子化のメリットとデメリットを解説します。
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給与明細の電子化とは
給与明細の電子化とは、給与計算を行って取りまとめた情報を電子ファイルとして扱うことを指します。もともと給与明細といえば書類として給与情報が発行され、従業員へと交付される形式が一般的でした。しかし、昨今では従業員が電子化された給与明細をパソコンやスマートフォンで確認することが当たり前になりつつあります。
給与明細の電子化が進む背景
給与明細の電子化が進んでいる主な背景は以下のとおりです。
- デジタル技術の発展
- 企業の業務効率化への意識の高まり
- テレワークの広がり
- 環境保護
昨今ではインターネットやデジタルデバイスの普及により、紙の書類ではなく電子ファイルによるやり取りが広まっています。デジタル化により業務が飛躍的に効率化され、テレワークにも対応可能になりました。また、ペーパーレス化の実現は、環境保護への取り組みのひとつにもなります。
法律で認められている電磁的方法とは
2006年度に税制改正が行われ、2007年1月1日以後に交付する給与所得の源泉徴収票や給与などの支払明細書について、電磁的方法によって交付が可能になりました。法律で認められている方法は以下のとおりです。
- 電子メールで交付する
- Webサイトで閲覧できるようにする
- CD-Rなどの磁気媒体に記録して交付する
多くの企業では電子メールやWebサイトによる交付が採用されています。
給与明細の電子化の手順
従業員から同意を得る
給与明細の電子化を実施する前に、従業員からの同意を得るステップが重要です。まず、従業員に対して電子化による目的やメリット、セキュリティに関する注意点などを説明し、理解を得ましょう。書面により同意を得る流れが一般的です。従業員が同意した場合に限り、紙ベースから電子ベースに移行することができます。
電子化のためのツールを導入する
次に、給与明細の電子化に必要なツールを導入しましょう。電子化に必要なツールにはクラウド型の給与ソフトウェアや人事管理システムなどがあり、従業員の給与明細を電子的に生成し保管や配信などを行うことができます。また、多くのツールはセキュリティ対策やデータバックアップなどの面でも信頼性が高いため、安心して導入できます。
給与明細を電子化して配信する
給与明細の電子化の準備が整ったら、従業員に配信しましょう。具体的な配信方法としては従業員が個別にアクセスできるオンラインポータルサイトの開設、PDF形式にした給与明細をメールで送信する方法などがあります。配信の際には、個人情報の保護や送信先の確認などセキュリティ対策が必要です。また同時に、従業員に対して配信方法や利用方法の説明も行いましょう。
給与明細を電子化するメリットとデメリット
メリット1：コストを削減できる
給与明細の電子化を行うと、さまざまなコストを削減できます。例えば、プリンター・用紙・インク・封筒・切手代などの経費削減が可能です。また、印刷・封入・発送などにかかる人件費の削減も電子化の大きなメリットといえるでしょう。さらに、書類の保管場所も不要となるため、オフィスのスペースを有効に活用できます。
メリット2：作業精度を向上できる
給与明細の電子化を行えば、人為的なミスを削減できます。給与明細の作成作業をアナログで行うと、計算ミス・入力ミスなどのヒューマンエラーが生じるケースが少なくありません。給与明細を電子化することでシステムによる自動計算が行われるため、精度の高い給与明細を作成できます。
メリット3：業務効率化につながる
給与明細の電子化により、業務の効率化を促進できます。まずは、給与明細の印刷・封入・投函などの作業が不要になり、給与明細に関する業務が効率化されます。また、電子化された給与明細は、メールや専用システムを用いてスピーディに交付できることも大きなメリットといえるでしょう。手渡しの手間がなくなるほか、従業員に交付されるまでの時間も大幅に短縮されます。
デメリット：導入に手間がかかる
給与明細の電子化を導入するまでには、相当のコストや手間がかかるというデメリットがあります。給与明細の電子化を導入するにあたり、初期費用やシステム利用料がかかるため、費用対効果の検討が必要です。また、電子化のためのツールやシステム導入にあたり、社内の情報システムや人事管理システムの改修が求められるケースも少なくありません。ほかにも従業員から同意を得るための説明への労力や、情報漏えいのリスクが発生する点にも注意が必要です。
まとめ
給与明細の電子化を導入する企業が増えています。紙の給与明細は保管に手間がかかるだけでなく紛失のリスクもあるため、企業・従業員双方にとってデメリットになります。給与明細の電子化に成功すれば、コスト削減や業務効率化などを実現できるだけでなく、従業員の利便性も向上するでしょう。給与明細の電子化を導入し、職場の業務改善を進めてみてはいかがでしょうか。
