予防法務とは、企業が法的紛争を未然に防ぐため、また法的紛争が起きた際に速やかに対処できるように予防しておく業務のことを指します。取引先とのトラブルなどによって裁判が起きた場合、時間や訴訟費用といったコストが増えるだけでなく、取引先との信頼も失われてしまうため、予防法務によって未然にトラブルを防ぐ必要があります。予防法務としては、取引における契約書のチェックやコンプライアンス制度の整備などがあります。
労務管理に便利なクラウド型勤怠管理システムAKASHIの資料はこちら>>予防法務について整理しよう
予防法務とは
予防法務とは法的な紛争が生じる状況を想定して、トラブルを未然に防ぐために事前に対処しておく業務のことです。多くの従業員を抱えていたり、さまざまな契約を締結していたりする企業は、情報漏洩や契約違反といったリスクを軽視できません。予防法務によってこうしたリスクの予防策や対処方法を準備しておくことが求められているのです。
戦略法務との違い
戦略法務とは法律の知識を経営戦略に活用する取り組みを指します。例えば、M&A・事業の海外進出・新規事業の立ち上げなどにおける、契約書類のリーガルチェックや関係官庁との調整などが戦略法務の具体例です。昨今の市場のグローバル化やM&Aなどの合併や取引が増えたことが影響して、戦略法務の重要性も増しています。
臨床法務との違い
臨床法務とは企業で法的な紛争といったトラブルが発生した際に、生じる損害を最小限に抑えることを目的とした業務です。臨床法務では訴訟対応・クレーム処理・従業員の不祥事への対応など、企業で発生したトラブルを直接解決します。企業で法律に関わる問題が生じた場合には、なるべく迅速かつ適切に対応しなければなりません。不要な賠償金の支払いといった被害を少なくするためにも、臨床法務は企業にとって欠かせない役割を担っているのです。
予防法務の重要性
コンプライアンス体制を強化できる
予防法務を実施することは企業のコンプライアンス体制の強化につながります。コンプライアンス体制とは法令等遵守体制とも呼ばれ、法令・社会的規範・社内規程などを遵守するための体制を指す言葉です。近年は長時間労働による健康被害やハラスメント問題、従業員の不祥事などが大きな社会問題になりました。こうしたトラブルの発生によって企業の評判を大きく左右するケースが少なくありません。そうした際に予防法務を徹底できれば、自社のビジネスを法的に問題のない状態に維持することが可能です。
トラブル回避につながる
不要なトラブルの回避にも予防法務は有効です。もし、予防法務にあまり取り組まず臨床法務のみに頼ってしまうと、トラブルが増えてしまうリスクが高まります。トラブルが発展して裁判などの紛争が起これば、弁護士費用の発生だけでなく資料の準備やイメージの低下など企業に与える影響は小さくありません。一方で日頃から予防法務に取り組んでいれば、こうしたトラブルを事前に防げるだけでなく本業務に専念できるようになるのです。
トラブルが発生しても影響を抑えられる
もし、トラブルが発生してしまっても予防法務を実施していれば影響を最小限に抑えられます。予防法務においてトラブル発生時の対応フローを事前に決めておければ、早期解決を行いやすい体制の構築が可能です。また、紛争が発生してから対応策を考えても、前の段階で企業として誤った判断をしていると事態が好転しない例が目立ちます。対策を後回しにせずに顧問弁護士に相談するといった予防法務の実施が大切です。
予防法務の具体例
社内規程を作成する
予防法務の具体例としては社内規程の作成が挙げられます。そもそも、社内規程とは企業で働く従業員が守るべき規則やルールを定めたものです。代表的な社内規程の種類を以下にまとめてみました。
- 人事規程
- 給与規程
- 取締役会規程
- 育児・介護休業規程
- 個人情報取扱規程
- コンプライアンス管理規程
- ハラスメント対策規程
こうした社内規程の内容や整合性を確認して、不祥事発生の予防に努めることも予防法務の大切な役割です。特に、規模の大きな企業では役員や従業員の数も増えるため、適切な社内規程の作成が求められます。
契約書を審査する
契約書の審査も重要な予防法務です。契約書の審査では記載されている内容について、さまざまな視点から確認を行います。契約書の審査で必要なチェック項目の代表例は以下の通りです。
- 自社に不利となる条文の記載がないこと
- トラブル発生時の適用条文に問題がないこと
- 損害賠償の予定額について
- 契約を解除する手続きの流れについて記載があること
トラブル発生も想定して対処法を契約書に記載することも予防法務の重要な役割です。問題が生じた際に自社が不測の損害を被る恐れを抑制するためにも、適切な予防法務を行いましょう。
労務管理をサポートする
労務管理のサポートも予防法務に含まれます。具体的には以下のような対応が予防法務として必要です。
- 労務関連の各種法律を徹底して守る
- 労務関連の法改正に正しく対応する
- 就業規則・賃金制度・雇用契約書などを正しく整備する
- ハラスメント防止の対策を講じる
- 顧問弁護士と連携する
もし、法令に違反してしまうとトラブル発生や企業の社会的信用の低下といった問題につながりかねません。法令に沿った労務管理を行えるように予防法務を徹底しましょう。
まとめ
予防法務は企業が正しく経営活動を行うために重要な役割を果たしています。社内規程の考案や契約の締結など、さまざまな仕事で予防法務が関わっているのです。万が一、予防法務が不十分な状態だと、法的な紛争が発生してしまうリスクが高まってしまいます。トラブルを防止して従業員が働きやすい環境を維持するためにも、予防法務を忘れずに行いましょう。
