外回りをする従業員が多い企業が勤怠管理をする場合、位置情報を用いたGPS打刻を導入することが効果的です。携帯電話やスマートフォンなどデバイスを問わずに利用することができるため、利用者の負担も減り、打刻忘れを減らすことにもつながります。また、オフィス勤務の従業員が出社していないにもかかわらず虚偽報告で打刻をするといた不正を防ぐ効果もあるため、GPS機能のついた勤怠管理システムを導入しましょう。今回は、GPS打刻の概要や適している業種、導入するメリット、導入のポイントについて解説します。
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GPS打刻とは
GPS打刻とは、スマートフォンなどのデバイスに搭載されているGPS機能を使った打刻の方法です。GPS機能を使えば、打刻した時刻とともにデバイスが取得した位置情報を送信することができます。また、スマートフォンなどのデバイスさえあれば、アプリをダウンロードすることですぐに利用可能です。どこでも打刻でき、出退勤の時刻を正確に記録することができることが大きな特徴だといえるでしょう。
GPS打刻が適している業種
GPS打刻は外出先でも打刻できるため、オフィスの外で仕事をする従業員の多い業種に向いています。例えば運送業や訪問看護・介護といった業種は、直行直帰が多いため、GPS打刻の導入による効果が大きいといえるでしょう。また、社外での営業やリモートワークなどでオフィスの外で仕事の完結する従業員の多い企業でもGPS打刻を導入しているケースが多くあります。
GPS打刻を導入するメリット
GPS打刻には「手持ちのデバイスで打刻できる」、「いつ、どこで打刻したか正確に分かる」という特徴があるため、導入することで次のようなメリットを受けられます。
不正打刻・打刻忘れを防止できる
メリットの1つ目は、不正打刻や打刻忘れを減らすことができるということです。社外での勤務について、日報の提出などにより後日オフィスに来たときに申告をさせるケースも多いでしょう。しかしこの方法だと、正確な出退勤の時刻や勤務場所を忘れて正しく申告できない、申告自体が遅れたり抜け漏れたりする、といった問題が発生しかねません。
また、スマートフォンなどのデバイスから打刻できるようにしたとしても、どこで打刻したかを正確に把握する仕組みがなければ、出先で打刻しているように見せかけて自宅で打刻する、という虚偽の打刻もできてしまいます。GPS打刻を導入し、打刻の正確な時刻と場所を従業員の自己申告によらず客観的に把握できるようになれば、こうした不正打刻や打刻忘れを防ぐことができます。
さらに、オフィスに出勤する場合でも、タイムレコーダーの設置されている場所に行くのが面倒でつい打刻し損ねてしまったという打刻忘れや、遅刻した人が代わりに他の従業員に打刻を依頼するという不正打刻も起こりにくくなるでしょう。
勤怠管理を効率化できる
メリットの2つ目は、勤怠管理の効率化に繋がるということです。GPS打刻を利用することで、タイムカードや手書きの勤怠記録を集計したり申告漏れのある日の勤怠について当該従業員に問い合わせたりする工数を削減することができます。また、どの日に誰がどこに出勤したのか管理者が容易に把握できる、事業場が複数ある場合に一括での管理がしやすくなるなど、管理者の負担も小さくなるでしょう。打刻する従業員の視点からみても、オフィスに来たタイミングに申告をする必要もなく、場所にかかわらず打刻できる、打刻自体を素早く済ますことができる、という利点がありますので、業務の効率化に繋がります。
簡単に導入できる
メリットの3つ目は、導入が簡単で手軽に使えるということです。各社の提供するGPS打刻対応システムは、スマートフォンやタブレット、パソコンなど既存のデバイスにアプリを入れるだけですぐに利用を開始することができます。初期費用が不要となっているシステムも多く、予算面での導入のハードルは低いといえるでしょう。また、給与計算ソフトとの連携や、LINE・Slackなど他アプリとの連携に対応しているもの、シフト作成や休暇申請といった各種機能を備えているものもあるため、既存の勤怠管理業務の延長線上で導入を検討できるのもポイントです。
GPS打刻導入のポイント
プライバシー保護に配慮する
GPS打刻を導入するということは、従業員の位置情報を取得するということになります。そのため、位置情報が不正に利用されることがないよう、情報利用の範囲やルールを十分に定め周知することが大切です。また、位置情報を取得されるとなると、監視されているようで不快だと感じる従業員もいるかもしれません。しかし、GPS打刻によって位置情報が送信されるのは打刻の時点だけであり、管理部門側が従業員の位置を常時把握しているということにはなりません。そのことを従業員に説明し十分な理解を得てから導入することで、従業員とのトラブルも起きにくくなるでしょう。
自社に合ったシステムを選ぶ
GPS打刻機能のあるシステムは数多く出されていますが、GPS打刻機能がどのデバイスに対応しているか、ICカードなどの他の打刻方法や外部ソフト・システムとの連携にどの程度対応しているか、といった違いがあります。利用料金も、従業員1人あたり数百円という低価格のものが多いものの、各システムで差があります。従業員が使用しているデバイス、従業員数、既存のソフトやシステムの利用状況など、自社の状況を踏まえて自社にとって利便性が高いものを選びましょう。
まとめ
今回は、GPS打刻のメリットや導入にあたり気を付けたいことを解説しました。新規システムの導入というと、手間もコストもかかるという印象を抱きがちですが、導入した後に削減できる工数も大きいです。この機会に、GPS打刻の導入を検討してみてはいかがでしょうか。
