CRSとは、Eliminate（排除）Combine（統合）Rearrange（再配置）Simplify（簡素化）の各単語の頭文字を組み合わせた、業務改善を図るための順番と視点を示したフレームワークです。ECRSの順に改善内容を検討・実施すれば、より効果的な業務改善を図れます。Eliminate（排除）とは、必要のない業務を取り除くことを指します。Combine（結合）とは、これまで別々に取り組んでいた類似業務を一本化することを指します。Rearrange（再配置）とは、業務の順番、場所や担当者を入れ替えることを指します。Simplify（簡素化）とは、複雑な業務を単純化し、誰もが作業できる状態にすることを指します。ECRSを導入することで、誰でも簡単に業務を行えるようになるため、属人化を防ぐことができます。
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ECRS（イクルス、イーシーアールエス）とは、「 Eliminate（排除）」「Combine（統合）」「Rearrange（再配置）」「Simplify（簡素化）」の頭文字を取ったもので、業務改善を図るフレームワークのことです。業務改善を図る際、ECRSの順に検証し、業務から無駄な部分を取り除いていきます。このフレームワークを活用することで、根本的な改善や意識改革、合理化・効率化が可能です。4つの視点を「原則」と考えることから、「ECRSの4原則」「改善の4原則」とも呼ばれます。 効果的に導入するためには、導入目的を明確化し、改善したい業務の優先順位を決めておくことが重要です。導入後は定期的に効果測定や見直しを行い、改善を重ねていくことが必要となります。
ECRSを構成する4つの要素
Eliminate（排除）
まずは、日常的にこなしている業務において不要なものを洗い出し、排除します。具体的には、目的が曖昧な定例会や会議、出張、朝礼などです。定例会や会議は頻度・参加人数の見直しをするか、場合によっては廃止しても良いでしょう。本社への出張は、オンライン会議で済ませられるかもしれません。朝礼は時間を短くし、連絡事項がなければ実施しないことも検討しましょう。1つの業務に対して「明確な目的があるか」「本当に必要か」を検証し、排除しても他の業務に支障をきたさないことを確認します。
Combine（結合）
続いて、複数の業務をひとつにまとめられないか、複雑な業務を分離して簡素化できないかを検討します。例えば、類似業務を行っていた2部署を1つの部署に集約する、複数の作業が存在して複雑化していた工程を2つに分離するなどです。類似の業務を結合すると、業務の遂行に割り当てる人的・物的資源を削減できます。複雑な業務を分離して複数人で担当した方が効率的な場合もあるでしょう。このように、結合または分離できそうな業務を洗い出し、業務遂行の過程を見直します。
Rearrange（再配置）
続いて、業務の作業手順や担当者を変更・交換する再配置を行います。具体的には、作業工程の順番の見直しや、設備機器の配置転換、担当者の入れ替えなどです。業務の排除や結合、分離が難しい業務については、入れ替えや交換を行うことで効率化できないか検討してみましょう。製造業の現場では機材や設備の配置換え、オフィスワークではデスクの配置換えなどが行われます。小規模で業務の再設計をできる点が、再配置の特長です。
Simplify（簡素化）
最後に、複雑化した業務を洗い出し、簡素化できないか見直します。例えば、テンプレートの作成による報告書作成時間の短縮や、デジタルツールの導入による作業の自動化、作業のマニュアル化などです。業務がわかりやすくなることによって、業務効率化だけでなく、属人化の防止やミスの削減も期待できます。その結果、より少ない人的資源で従来以上の付加価値や生産性を創出できるようになるでしょう。
ECRSを導入するメリット
業務効率化が促進される
業務の中の不要なものを取り除き、簡素化することで業務効率化が促進されます。 ルーティン化した業務の中には無駄や非効率な作業があるものの、「なんとなく」継続してしまっていることも少なくありません。このフレームワークでは客観的な視点から業務を見直せるため、これまでにないような業務改善を図ることが可能です。業務効率化の促進に伴い、生産性の向上が図れる点もメリットとなります。
コスト削減につながる
不要な業務の排除や単純業務の自動化により、人件費や原材料費、消耗品費、交通費などさまざまなコストの削減につながります。個々の従業員に求められる業務量や業務に費やす時間などの負担も軽減できるでしょう。 類似業務を統合すれば、必要なITシステムや設備機器の総数を抑えられ、ハードウェアの保守・運用や設備保全にかかる管理コストを削減できます。これらの削減分のリソースを新規事業やコア業務に充てれば、経営基盤の強化が可能です。
業務の属人化を防げる
業務を簡素化し誰もが取り組めるようにすることで、属人化を防げます。 特定の担当者でなければ作業スピードや正確性、成果面を達成できない業務がある場合、その担当者の不在や離職によって業務が滞り損失を生むリスクがあるでしょう。不要な作業を排除し、作業手順を簡素化・マニュアル化することで、誰が担当しても安定した作業スピードと品質で業務を遂行しやすくできるのです。
まとめ
今回は、ECRSの概要や4つの要素、導入のメリットについて解説しました。このフレームワークを活用すれば、不必要な業務の削減や、作業手順・人材配置の最適化、業務内容の簡素化が可能です。導入する際は、排除や手順の変更などをしても他の業務に支障をきたさないか確認する必要があります。また、定期的に実施して都度改善することが大切です。まずは、優先的に改善を図りたい業務を洗い出しましょう。
