業種別に必要な勤怠管理システムの機能と導入事例を紹介！

2019年4月に労働基準法が改正されたことで、勤怠管理はさらに重要性を増しました。さらに、働き方が多様化している現代では、勤怠管理における課題を解決するため勤怠管理システムの活用が必須です。勤怠管理における課題は、すべての業種に通ずるものと業種別に異なるものの双方があるため、ニーズを満たせるような勤怠管理システムを導入しましょう。今回は、業種別に生じる勤怠管理への課題と事例、それらを解決するための機能について解説していきます。

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勤怠管理の必要性

勤怠管理とは、従業員の出退勤や休憩時間、時間外労働時間、深夜労働時間、休日の労働時間、休暇・休日、出勤・欠勤日数などの勤務状況を把握し、適正に管理することです。勤怠管理の方法は労働基準法において明確な規定はありません。とはいえ、使用者は従業員の勤怠管理を客観的かつ適正に行うように、厚生労働省の「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」によって義務付けられています。
勤怠管理を適正に行わないと、残業代の未払いや過労死・うつ病の発症などのリスクが発生し、罰則を受ける可能性もあります。トラブルやコンプライアンス違反を避けるためにも、日頃から適正な勤務管理を徹底しなければなりません。

業種別に生じる勤怠管理への課題と事例

製造業

製造業は多くの工程においてさまざまな雇用形態・勤務時間の従業員が関係します。雇用形態や勤務時間が複雑なことから、「誰が」、「どの工程で」、「何時間」関わったかの把握が難しく、勤務時間や給与の正確な算出が課題となっていました。
ある製造業では、毎日大量に申請される残業の確認・承認作業に追われ、半月に1度タイムカードの集計と申請の照合を行わなければならない状態でした。しかし、勤怠管理システムの導入によって、1分単位の集計はもちろん、新しい休暇の設置などの就業ルールの変更も容易になりました。

医療業界

医療業界は職種によって勤怠管理の方法が異なるうえに、日勤・準夜勤・夜勤の3交代制など勤務形態が複雑で管理が困難です。また、訪問看護師の場合、タイムカードでは直行や直帰が難しい傾向があります。
ある病院では、従業員の勤怠管理を手書きのタイムカードで運用しており、集計作業や残業時間のチェックも紙媒体で確認していました。しかし、勤怠管理システムの導入によって確認作業が簡素化できたうえに、打刻端末機を生体認証タイプにすることで代理打刻などの不正防止も実現しました。また、部署や職員の勤務時間をリアルタイムで把握し、任意の数値でアラート設定をすることによって、長時間労働の回避にも取り組んでいます。

営業職

直行直帰が多い営業職は、オフィスでタイムカードを打刻する勤怠管理方法は適していない傾向があります。その対策として、みなし労働時間制の採用と従業員の勤怠報告を併用する部署も少なくありません。しかし、勤怠報告の精度が人によって異なる、管理職が従業員の勤怠や労働時間の過不足を把握しきれないなどの課題がありました。
ある企業では、従業員の増加に伴い、従来の勤怠管理方法に限界を感じていました。しかし、勤怠管理システムのGPS機能で位置情報とあわせて出退勤の時間を報告できる機能によって、従業員がどこでいつ業務を行っているかを正確に把握できるようになったのです。また、アプリをインストールすれば、特別な機器を購入しなくてもスマートフォンやタブレットから打刻できるのも魅力のひとつといえます。

課題を解決するための機能

GPSの記録・打刻機能

前述したGPS打刻とは、従業員が携帯電話やスマートフォンから位置情報とあわせて打刻できる機能です。運送業や営業職、訪問介護などの直行直帰が多い業種に適しています。打刻時に従業員が位置情報の場所から打刻したことが確認できるため、従業員の勤務実態を正確に把握し適切な指示が出せるだけでなく、虚偽報告も防げるでしょう。また、GPS打刻は、社内でも社外でも打刻したい、社内では共有PC打刻のみ、など企業内の部署ごとの細かい設定も可能です。

複雑な勤務形態に特化したシステム

業種によっては、さまざまな職種や雇用形態の従業員が24時間体制で働いているため、日勤・準夜勤・夜勤などの3交代制やフレックスタイム、変形労働時間など、勤務形態が複雑化しています。また、夜勤の場合は割増の計算式が必要だったり、夜勤明けは何時間以上出勤できないなどの規則があったりするため、手作業による確認が長時間になりがちです。
勤怠管理システムを使えば、複雑な勤怠管理にも対応できるように労働条件の設定が可能です。例えば、部署や役職などの組織や勤務地などの入力をし、従業員それぞれの雇用区分と企業内の基礎となる就業ルールの設定をするといった具合です。このように細かく労働条件を設定することによって、さまざまな職種や雇用形態、勤務時間に柔軟に対応できるでしょう。

さまざまな申請承認をWeb上で行える機能

紙媒体で申請承認を行うと、承認作業に時間や手間がかかるだけでなく、承認漏れのリスクもあります。また、外回りが多いと期限内に直接提出するのが難しい従業員も少なくないでしょう。
勤怠管理システムでは、打刻漏れや誤打刻の修正、残業や深夜残業、休日出勤、有給申請などさまざまな申請処理をWeb上で行えます。PCだけでなくスマートフォンからも申請できるため、外出先からも手続き可能です。また、申請が上がると承認者へ通知メールが届くため、承認漏れを防げるのも便利な機能の一つでしょう。

まとめ

ここまで、特に勤怠管理が難しい業種を例に、課題や解決事例をご紹介しました。勤怠管理システムは、今回ご紹介した機能のほかにも、テレワーク機能や工数管理、他社サービスとの連携など、便利な機能が豊富に備わっています。従業員の労働時間や休暇を適切かつ効率的に管理するためにも、勤怠管理システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。