ブラック企業にならないために、まずは勤怠管理を見直そう! 勤怠管理ツール「AKASHI」で実現する『新しい勤怠管理』のスタイル

伴芳夫先生

某大手広告代理店の事件をきっかけに、勤怠管理をめぐる状況は大きく変わりつつあります。勤怠管理には大きく、「有給休暇」の管理と「勤務時間」の管理の二つに分けられますが、先の事件をきっかけに、これまで以上に有給休暇の管理に対して労働基準監督署は厳しい目を向けるようになっています。また、こうした管理をしっかりと行っていない企業に対して“ブラック企業”という烙印を押すような風潮も広がりつつあり、その結果、採用活動などに影響を及ぼしているケースも散見されます。こうした動向を受け、勤怠管理を見直す企業が昨今、増えてきています。勤怠管理をめぐる実情と対応のポイントについて、人事・労務管理のプロである伴芳夫氏にお話を聞きました。

アナログな管理から脱却し、デジタルのメリットを生かした管理体制へ

これまで勤務時間の管理については、従業員の自己申告制で行われていることが主流で、今なおタイムカードやマイクロソフト社の表計算ツール「EXCEL」を利用して管理している企業はまだまだ多いのが実情です。しかし、このような管理方法だと、労働基準監督署の調査監督においてリスクを抱えているに等しいと言えます。

その最大の要因となるのが、残業管理です。先のようなアナログな管理方法だと、個々の従業員がその時点でどれくらいの残業をしているかを把握するためには毎日申告をして、それを集計するという従業員の労力が必要となります。特に集計をする労務部門でその作業に割かねばならない時間は従業員数に比例して増加していくことになります。その結果、多くの企業ではそうした作業は行わず、月末に従業員と管理職の間で帳尻合わせをしている、というのが実情でしょう。

しかし、労働基準監督署はある日突然やってきます。そのタイミングで各従業員の勤務状況が把握できないというのは当然ながらNG。また、労使間で締結している36協定を超えた残業をしていてもNGです。そして、これから監督署が指導に力を入れてくるのは、過重労働防止措置に関してです。すなわち、今後はいつでも監督署に説明できるように、従業員の勤務状況が随時、把握できる仕組みを構築しなければなりません。

コンプライアンスの関係もあり、いち早く対応を進めている大企業では、自社でシステムを開発するケースが多く見られます。しかし、勤怠管理は関連法令の改正も少なくなく、適宜仕様変更が発生し、システムの改修が必要となります。また、運用においてもヘルプデスクを設置することが必要になるなど、初期投資だけでなく、ランニングコストも発生します。そのため、そうした費用の捻出が費用対効果に見合わないと考える企業には、クラウド型の勤怠管理システムの導入を推薦しています。一定の初期費用と利用に応じたランニングコストはかかりますが、その金額は、都度発生する法令改正に伴う改修やヘルプデスク設置と比較すれば微々たるものです。もちろん、前述したアナログなやり方でのコストとは比較するまでもないでしょう。また、後ほど詳述しますが、GPSを利用した管理など、デジタルだから実現できる付加価値もあります。クラウドのシステムは現在、さまざまなものがあるので、比較検討した上で選定するとよいでしょう。

従業員の勤務時間をリアルタイムに把握しながら残業もコントロール

2017年1月20日、厚生労働省は「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」を公表しました。このガイドラインのポイントは、雇用をする経営者には労働時間を適正に把握する責務があるということで、過去の判例から導き出された労働時間の考え方が整理されています。中でも4項目めの「労働時間の適正な把握のために使用者が構ずべき措置」は非常に重要です。この部分を簡潔にまとめると、雇用者側は労働時間を適正に把握するために、始業・就業の確認と記録をする必要があるということ。そして、その記録の方法に関して具体的に踏み込んで言及しています。4項目めの(2)には以下のように記述されています。

(2)始業・終業時刻の確認及び記録の原則的な方法
使用者が始業・終業時刻を確認し、記録する方法としては、原則として次のいずれかの方法によること。
ア 使用者が、自ら現認することにより確認し、適正に記録すること。
イ タイムカード、ICカード、パソコンの使用時間の記録等の客観的な記録を基礎として確認し、適正に記録すること。

そして(3)では上記(2)の方法ではなく、従業員の自己申告制による確認と記録を行う場合の措置に関して触れています。

(3)自己申告制により始業・終業時刻の確認および記録を行う場合の措置
上記(2)の方法によることなく、自己申告制によりこれを行わざるを得ない場合、使用者は次の措置を講ずること。

ア 自己申告制の対象となる労働者に対して、本ガイドラインを踏まえ、労働時間の実態を正しく記録し、適正に自己申告を行うことなどについて十分な説明を行うこと。
ウ 自己申告により把握した労働時間が実際の労働時間と合致しているか否かについて、必要に応じて実態調査を実施し、所要の労働時間の補正をすること。特に、入退場記録やパソコンの使用時間の記録など、事業場内にいた時間の分かるデータを有している場合に、労働者からの自己申告により把握した労働時間と当該データで分かった事業場内にいた時間との間に著しい乖離が生じているときには、実態調査を実施し、所要の労働時間の補正をすること。

すなわち、しっかりと客観的な裏付けとできるように勤怠状況を記録・管理し、月初から月末までの間の残業時間が大幅に乖離することが見込まれる従業員に対しては、都度是正していくことが必要となったのです。これまでは入退場記録やパソコンの使用記録などと連動した勤怠システムは大きなコスト負担を企業に強いるものでもあったために導入する企業は限られていましたが、クラウドのシステムが普及してきた今では、どこの企業でも相応の負担額で導入することができます。そのため、労働基準監督署による調査もこれらのデータに基づいて行われるようになってきており、何かしらのデジタルでの記録は必須と言えるような状況になりつつあります。

次世代クラウド勤怠管理システム AKASHI
企業として適切に労働時間を管理していくことが不可欠です。勤怠管理システムを導入することで、効率的かつ確実に労働時間を管理することが可能となります。 ソニーネットワークコミュニケーションズ株式会社が提供する「次世代クラウド勤怠管理システムAKASHI」は、パソコンやスマートフォンなどのデバイス上からワンクリックで打刻でき、勤怠状況がリアルタイムで把握できるサービスです。
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クラウド勤怠管理システムAKASHI

1)勤怠管理システム「AKASHI」オススメのポイント(1)
勤怠管理システムのAKASHIはデジタルでの記録・管理はもちろんのこと、残業時間のコントロールに役立つ「残業申請機能」があります。この機能では従業員から事前に申請のあった残業時間と実際の打刻時間に著しいかい離があった場合にアラートが上がります。
また、使用者、従業員がそれぞれの管理画面上で個々の残業時間の状況を確認できるようになっているため、双方の立場で残業時間に対して「させない」「しない」という意識を芽生えさせることができます。先にご紹介した厚生労働省のガイドラインを遵守するという観点はもちろんのこと、労使双方で残業時間に対して意識する仕組みを簡単に導入できることが評価されています。

会社外で働く従業員の労働状況をGPSで可視化し、適切な管理を

携帯電話が普及する以前、会社・事業所の外で働く従業員の労働状況を記録・管理することは困難を極めました。そのため、多くの企業が「事業場外労働みなし」という制度を適用していました。しかし、平成26年1月24日に最高裁判所で判決された「阪急トラベルサポート事件」では、この事業場外労働みなしをツアー添乗員に適用できるかという点が争点となりましたが、従業員側が勝訴し、適用できないという結論となりました。

昭和63年の行政通達「事業場外労働の範囲(昭和63年1月1日 基発第 1 号)」では、労働時間を管理できる人間が現場にいる場合や、無線やポケットベルなどで指示を受けながら業務を遂行しているような場合は適用範囲外となることが定められています。携帯電話が一人1台と言われるほど普及している現在、管理外はもはや通用しません。また、先の阪急トラベルサポート事件の判決はその決定打と言えます。こうした状況を受け、使用者側も意識が変わりつつあり、会社外で働く従業員をどのように管理するかという点に目が向き始めています。

また、みなしの定額残業代に関して認められる条件も「テックジャパン事件」(最高裁判所 平成24年3月8日判決)の判例を受け、一定の見解が固まりつつあります。

  1. 一定時間の定額残業制をとる場合は、その旨が雇用契約上も明確にされていること
  2. 支給時に支給対象の時間外労働の時間数と残業手当額が明示されていること
  3. 一定時間を超えて残業が行われた場合には所定支給日に別途上乗せして残業手当を支給する旨もあらかじめ明らかにされていること

要するに、定額残業制であったとしてもしっかり時間管理をせねばならないということです。これら事業場外みなし、定額残業代制度の対象となっていた営業パーソンなどをどのように管理していくか、というのは使用者側にとって頭の痛い問題です。勤怠管理システム「AKASHI」のGPS連動の打刻機能はこの問題の解決策となります。そして、あくまで副次的ですが、営業パーソンのさぼりをけん制する役割も果たすため、実際に導入した企業の担当者からは好意的な意見が上がっています。

2)勤怠管理システム「AKASHI」オススメのポイント(2)
AKASHIの打刻機能はGPSと連動できるので、営業パーソンが「どこで」打刻をおこなっているのか、を把握することができます。打刻のために事業所に戻ってくる、というようなムダも発生せず、営業パーソンも効率的な営業活動を展開しながら、雇用者側は適正な業務時間の管理を実現できます。また、営業パーソン以外でもユーザーの自宅を訪問するようなサポート業務の従事者など、事業所以外をメインの業務場所とする職種にも適用できます。

労働基準法の改正論議における年次有給休暇(以下、有給)の取得義務化とは

諸外国と比較して低いと言われる日本の有給休暇取得率ですが、実はこの件について行政側から企業に法律違反として是正勧告がなされたいうケースはこれまでありません。「だから取得率が低いのでは?」というような声も聞こえてきそうですが、もともと法律上の考え方として、労働者からの申請があってはじめて取得できるということになっているためです。すなわち、会社が従業員に対し、有給を必ず取得させる義務はありません。そのため、行政側から法的拘束力のある是正勧告を行うというのは現状では難しいのです。

しかし、昨今国会で審議をされている改正労働基準法の改正案では、企業は最大5日の有給を取得させることを義務付ける、という方向で法案がまとまりつつあり、今後は有給も使用者側で一定の管理下に置くことが必須となるのはほぼ間違いありません。法改正後すぐに対応する、ということも現実的ではないので、それを見越して早めの対応を企業の皆さまにはお奨めしています。

有給管理には行政への対応とは別の側面の問題もあります。一つは社内労務、もう一つは採用活動に関してです。近年、労務関連事項で問題となっているのが、従業員が退職直前に未消化の有給をまとめて取得しようとすることです。在職中であるのに2、3か月も会社に来ないというのは労務管理上あまり望ましいものではありません。そして、最近では採用活動の応募者から有給の取得率や取得状況を質問されるケースが増えています。昨今のブラック企業の話題もあるためと思われますが、翻ってしっかりと取得ができていることがアピールポイントにもなるので、適切な管理は法改正の観点を省いても企業の競争力を高めるために必要ではないでしょうか。

3)勤怠管理システム「AKASHI」オススメのポイント(3)
まもなくの改正により義務化が目の前となっている有給の管理。しかし、有給は各企業の就業規則に基づく部分が多いため、汎用的なシステムで管理するのは難しいことがあります。AKASHIなら自社のルールに合わせて細かい設定ができるので、適切に有給の管理を実現できます。また、今後も出てくるであろう法改正にも対応する上、クラウドなので追加の費用負担もありません。

今回は、全般的に行政への対応など、いわゆる「守り」の視点での話が主体となりましたが、勤怠管理をしっかりとしていくことは労使双方の働き方に関する意識を高めていくことにつながり、これは「働き方改革」にもつながっていくものだと考えます。営業パーソンの勤怠管理の箇所で取り上げたGPSを利用した勤怠管理は、モバイルワークを推進していく力ともなり得ます。

私たちの事務所では勤怠管理システムの導入に関して相談を受けた場合、AKASHIを推薦しています。それは今回取り上げた事項へ対応できるという点に加え、「導入しやすいコスト」、「洗練されたUI/UX」、「ソニーブランドならではの安心感」の3つが理由です。

導入しやすいコスト
中小、零細企業などではずっと利用するか、わからないシステムに初期費用を投じることに懸念を抱く経営者の方が少なくありません。AKASHIは初期費用が不要である上に、月額のコストも利用人数で積み上げっていくため、わかりやすい点も歓迎されています。月額数百円でリスク回避をできると考えれば安い、という声も経営者の方からよく頂きます。

洗練されたUI/UX
このような勤怠管理システムをはじめて利用する担当者の方にとって、最大のポイントは煩わしくなく利用することができるかという点です。どれだけ機能的であってもわかりづらいUI/UXだと担当者の方の利用モチベーションを削ぐことになりかねません。こうした勤怠管理システムを利用するのは、他にもさまざまな業務を抱えたバックオフィス担当の方々です。AKASHIはこうした担当者の目線を前提にシンプルな画面構成になっているため、実際に導入した企業の担当者の方からも利用しやすいと評判です。

ソニーブランドならではの安心感
勤怠管理システムは一度本導入したら長いスパンで付き合うものとして選定されます。だからこそ、長いスパンでサービスが継続することもひとつの判断材料となります。スタートアップの企業などが運営するサービスの場合、どうしても経営者側としては長期的な付き合いができるかどうか、という点に一抹の不安を覚えてしまうことがあります。その点、AKASHIはソニーグループ企業のサービスであるため、経営者の方にも安心して頂けます。
このようなクラウドの勤怠管理システムの導入を「攻め+守り」の投資として競争力のアップにつなげて頂きたい、というのが私たちの願いです。

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