メールやチャットでの連絡で済む内容なのに会議を開くことや、関連性の薄い人が参加していることなど、会議を非効率にしている要因はいくつも考えられます。非効率な会議の回数が多いと、社内全体の生産性が低下するだけでなく、長時間労働の温床にもなりかねません。会議の目的や時間をあらかじめ設定しておくことで、無駄のない会議を心がけましょう。今回は、会議を非効率にしてしまう要因や、会議の生産性を高めるためのポイント、ツールについて解説していきます。
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参加メンバーが適切でない
会議に必要ないメンバーが参加している、あるいは参加人数が多すぎることは会議の非効率化につながります。効率化のためには、参加メンバーを最小限に抑え、決定権のあるメンバーのみを厳選して意思決定までたどり着くことが重要です。
例えば、日本マイクロソフトは2019年8月「ワークライフチョイスチャレンジ2019夏」と称するプロジェクトにて「週休3日制」を一時的に導入しました。これを可能にした要因の一つが「30分会議」です。60分になりがちな会議を30分に縮小し、参加メンバーを原則5人に制限することによって、不必要な会議への参加や無駄な伝達がなくなったとのことです。
議論すべきでないことに時間を取られる
目的があいまいで雑談に多くの時間を費やしてしまう、あるいはチャットツールで事足りる情報の伝達にまで会議を開催する、なども会議を非効率にします。人によっては処理しなければならない仕事を抱えているにも関わらず参加せざるを得ない会議のメンバーに加えられ、結果的にその分だけ残業することになる場合もあるでしょう。意味のある会議であればまだしも、目的がない会議であればそれによって長時間労働を招いてしまうことは避けなければなりません。会議中に議論すべきでないことは話題に出さない、会議の必要性がないものは会議自体を開催しない、という規律ある会議の進行・設定が重要です。
資料や議事録作成に時間を費やしすぎる
会議に際して資料や議事録を作成しますが、なかには作成に必要以上の時間をかけて結果的に会議全体の非効率化を招いているケースも少なくありません。資料は両面印刷で簡素なものが望ましく、また資料自体を増やしすぎると作成者と読む側の両者の負担になるため、そもそも必要最低限の数にとどめるということを心がけましょう。また、議事録はさまざまな種類がありますが、多くの場合、社内会議などの備忘録や記録を残すために活用されます。議事録はスピードが重要ですので、効率的に作成するために事前に表題や日時、場所、出席者、議事、決定事項、などといった必要な項目を入力しておきましょう。
会議の生産性を高めるためのポイント
会議の目的とゴールを明確にする
参加者全員が「何についてどこまで話し合うべきか」を明確に把握している状態で会議を始めましょう。決定事項で食い違いが起こるのを避けるためにも、全員の認識にズレがないかも本格的な議論に入る前に確認しておかなければなりません。また、会議の終了時間を常に意識しておくことも重要です。会議を一つ開催するにも人件費などのコストが発生していることを念頭に置き、可能な限り短時間での意思決定を達成しましょう。
ファシリテーターを採用する
ファシリテーターとは会議がアジェンダどおりに進むように議論の方向性を定め、時間管理をする司会進行の役割を果たす人です。具体的には、参加者が発言しやすいように気を配る、アイディアを引き出すような質問をする、会議マナーを徹底させる、などの役割を担っています。ファシリテーターとしてのスキルが高い人を会議に採用すれば、参加者の意見をスムーズに引き出せるだけでなく、予定の時間内に会議を終えることができるでしょう。
データで資料を共有する
資料はデータ化し、あらかじめメールなどで共有しておきましょう。参加者の人数分を印刷して配布するのは労力を要し非効率的です。紙媒体ではなく資料をデータで保存することによって、資料の紛失リスクや作成・管理コストを削減できるだけでなく、その後の資料整理にも役立ちます。また、資料は参加者全員に目を通しておいてもらうためにも会議開催日よりも前に送付しましょう。
会議の生産性を高めるツール
スケジュール管理・タイムキーパーツール
社員のスケジュールやタスクを管理するツールを活用すれば、会議の日程や参加メンバーの調整を効率的に行えます。また、会議中は時間内に意思決定にたどり着けるように、いつ何の話題についてどのくらい話すべきか管理できるタイムキーパーツールを利用するのがおすすめです。
ホワイトボード
ホワイトボードは議事録代わりのアイテムとして役立ちます。議題や意見、決定事項などの項目を書き込み、撮影してデータを共有すれば議事録作成の手間を省けるでしょう。ブレインストーミングであれば、付箋に書いたアイディアをホワイトボードに貼るのも有効な手段です。
遠隔地との会議サービス・システム
テレビ会議やビデオ会議、電話会議などWeb上でできる会議サービスやシステムを活用すれば、遠隔地にいても会議が開催できます。移動時間や会議室を要さないため、会議の効率化を図る有効なツールといえるでしょう。
まとめ
今回は会議を効率化するためのポイントについてご紹介しました。まずは会議を非効率にしている要因を分析し、会議の目的とゴールを明確化しましょう。そのうえで、ファシリテーターの採用やデータによる資料の共有、ツールを活用するのが効果的です。自社に合う会議方法を生み出して、会議の効率化を図りましょう。
