オフサイトミーティングとは、日常の職場を離れた場所で行う会議や研修を指します。これにより、リラックスした環境で創造的な議論が進み、チーム間の連携強化や課題解決が期待できます。一方で、コストや移動の手間がデメリットとなる場合があります。目的の明確化、適切な場所選び、事前準備、そして進行役の選定を行い、オフサイトミーティングを効果的に運用しましょう。今回はオフサイトミーティングの効果や注意点、効果的に行うためのポイントについて解説します。
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職場から離れた場所で実施する会議やミーティング
「オフサイトミーティング（off-site meeting）」とは「職場から離れた場所（off-site）」で実施する会議やミーティングです。会議室とは異なる環境でミーティングを実施することで、メンバー間のコミュニケーションが活発になり、新たなアイディアが生まれたりチームの連携が強化されたりする特徴があります。日本では、「オフサイトミーティング」という言葉は株式会社スコラ・コンサルトの登録商標です。しかし、新たな会議のあり方としてさまざまな企業がオフサイトミーティングを取り入れ始めています。
オフサイトミーティングが注目を集める背景
オフサイトミーティングが注目を集める背景には、コロナ禍で希薄になったコミュニケーションの促進があります。コロナ禍でテレワークが当たり前になり、コミュニケーションが希薄になった結果、生産性の低下などさまざまな問題に直面している企業も少なくありません。リラックスできる環境下でオフサイトミーティングを実施することで、率直な意見を交換して新たなひらめきを得たり、チームの結束を強化したりすることが可能です。社内における従来の会議、いわゆるオンサイトミーティングでは思いつかないような斬新なアイディアが生まれる可能性もあり、市場の目まぐるしい変化をキャッチアップする意味でも、オフサイトミーティングが大きな注目を集めています。
オフサイトミーティングの基本的なルールと実施の流れ
オフサイトミーティングを効果的に実施するには、以下のルールを守る必要があります。
- 他のメンバーの話を否定しない
- 話を最後まで聞く
- メンバー全員が議論に参加する
- ファシリテーターは中立的にふるまう
- 終わった後にフィードバックとフォローを実施する
また、オフサイトミーティングを実施する流れは、以下のとおりです。
- 目的やテーマを設定する
- 参加者を選定して目的やテーマを共有する
- 開催場所や開催日時を決める
- 最適な人数でチーム分けをする
- ファシリテーターを立てて建設的に話し合う
- フィードバックを集めてフォローする
オフサイトミーティングは、問題を分析して解決に導く話し合いではありません。チームの強化を重視し、言いたいことが安心して言える発散指向の雰囲気を醸成することが重要です。
オフサイトミーティングの効果と注意点
効果1：新たなアイディアが生まれやすい
オフサイトミーティングがもたらす1つ目の効果は、新たなアイディアが生まれやすいことです。普段と異なる場所に身を置いて発散指向で話し合うことで集中力が高まり、発想力が向上する可能性があります。例えば、会議室で問題解決型のミーティングを実施しても解決できない課題でも、オフサイトミーティングで議論することで解決の糸口を掴むことができるかもしれません。ビジネス環境が複雑化している「VUCA時代」に生き残るには、その企業ならではの独自性が求められます。現状を打開し新たな発想を獲得するため、オフサイトミーティングを取り入れるのも一つの方法です。
効果2：コミュニケーションの促進に繋がる
2つ目の効果は、コミュニケーションの促進に繋がることです。長いコロナ禍でテレワークに移行した結果、コミュニケーションが希薄になってしまった組織も少なくないでしょう。コミュニケーションの不足はさまざまな問題を引き起こし、生産性を損なう原因になります。前述のとおり、オフサイトミーティングの目的は問題の解決ではなく、チームの強化です。オフサイトミーティングでは、組織の垣根を越えてさまざまなメンバーと交流できます。他チームのメンバーとコミュニケーションを深めることで、自チームを客観的に捉えることが可能です。自チームの問題や課題も浮き彫りになるため、組織強化のきっかけになる可能性があります。
注意点1：施設や準備に費用がかかる
一方、注意点の1つ目は、施設の確保や開催の準備に費用がかかることです。例えば、リゾート施設などで合宿型のオフサイトミーティングを実施する場合は、ある程度まとまった費用を確保する必要があります。会場費用や宿泊費用以外にも、会場までの交通費や当日の飲食代などの取り扱いも検討が必要です。時間や期間が長くなればなるほどコストがかさむため、入念に計画を立てた上で、費用対効果を考えて実施する必要があります。
注意点2：参加者の日程調整が難しい
注意点の2つ目は、参加者の日程調整が難しいことです。会社以外の場所で開催するという特性上、職場を離れている間の業務調整が必須となります。参加者の担当業務を他のメンバーがフォローするなど調整ができないと、選定したメンバーが参加できないという事態に陥ってしまう恐れもあるでしょう。特に、さまざまな部署部門からメンバーを集めて開催する場合は、参加者の日程調整が難しくなる可能性があります。全メンバーが滞りなく参加できるよう、開催まで余裕を持って日程調整をすることが重要です。
オフサイトミーティングを効果的に行うポイント
ミーティングの目的を共有する
ミーティングの目的を明確化した上で、参加メンバーに共有しておくことが重要です。目的が曖昧なままミーティングを実施すると、議論が迷走してしまう恐れがあります。目的を共有する際は、同時にオフサイトミーティングを実施する意図や背景を伝えることも大切です。ミーティングの目的や意図を意識して議論を交わすことで、話が脱線しにくくなります。なお、オフサイトミーティングの目的は問題の解決だけではないため、「組織が抱える課題はなにか」といった、問いを明確にする機会として活用するのも一つの方法です。
チーム分けを工夫して垣根を取り払う
オフサイトミーティングには「メンバー全員が議論に参加すること」という基本的なルールがあります。人数が多すぎると発言できない参加者が出てくる恐れがあるため、5人から多くても10人程度のチーム分けがおすすめです。チーム分けをする際は、普段交流の少ない参加者同士を選定すれば、新たなコミュニケーションが生まれる可能性もあります。また、チーム分けと同時に、オフサイトミーティングでは上司や部下といった立場の違いは関係ないということを伝えることも重要です。
当事者意識を持って建設的な意見を心掛ける
オフサイトミーティングは、ブレインストーミング（ブレスト）形式で行います。ブレストで重要なのが、「他のメンバーの話を否定しない」ということです。対案のない批判や感情的な否定は、闊達な議論を阻害します。前述の通り、オフサイトミーティングでは言いたいことが安心して言える発散指向の雰囲気を醸成することが大切です。ファシリテーターは中立的にふるまい、建設的に話し合える雰囲気を作り出す役割を担います。また、参加者には事前に建設的な意見を心掛けるように伝えておくことも重要です。
まとめ
今回はオフサイトミーティングについて解説しました。オフサイトミーティングとは、職場と離れた場所で実施する会議やミーティングです。一般的なオンサイトミーティングとは異なり、問題の解決が目的ではありません。オフサイトミーティングの目的はコミュニケーションの促進であり、効果的に実施することでチームを強化することが可能です。
