労務や税務関係の手続きで電子化が進むなど、政府によるペーパーレス化が進んでいます。ペーパーレス化は導入コストや年配の方を中心とした心理的抵抗といったハードルがあるものの、業務の効率化や時間・金銭的なコストを削減できるため積極的に検討していきたい事項です。今回は、ペーパーレス化の現状やメリット、注意点、ペーパーレス化を成功させた事例について解説していきます。
労務管理に便利なクラウド型勤怠管理システムAKASHIの資料はこちら>>ペーパーレス化とは
重要書類の保管や提案資料などの持ち運びにも便利な紙ですが、印刷コスト・維持保管方法・多様化する労働環境における利便性など、さまざまな課題を抱えています。これらの課題を解決するため、多くの企業で推進されているのが社内の「ペーパーレス化」です。
ペーパーレス化は、2016年の税制改正により「電子帳簿保存法」の要件が緩和されたことで、それ以前と比較すると格段に実施しやすくなりました。具体的な内容としては、ビジネスで使用する文書を印刷することなくPDFデータなどへ電子化させ、タブレット・スマートフォンといったデジタルデバイスのネットワーク上で活用する取り組みのことです。
特にICTの活用を主軸とするテレワークなどではこうしたペーパーレス化が必要不可欠です。働き方改革を推進する上で「電子印鑑」とともに各企業で取り組みが推進されています。
ペーパーレス化のメリット
コスト削減
ペーパーレス化がもたらすメリットの1つがコスト削減です。毎日数百人がプリンターを利用している企業もあるかと思いますが、月3,000枚の文書を印刷すると仮定すると、必要なコストは以下のようになります。（1枚あたりの印刷代をインクジェットプリンター14円、モノクロレーザープリンター3.7円、カラーレーザープリンター4.6円と仮定）
- インクジェットプリンターの場合
- モノクロレーザープリンターの場合
- カラーレーザープリンターの場合
14円／枚×3,000枚／月＝42,000円／月
42,000円／月×12ヶ月＝504,000円／年
3.7円／枚×3,000枚／月＝11,100円／月
11,100円／月×12ヶ月＝133,200円／年
4.6円／枚×3,000枚＝13,800円／月
13,800／月×12ヶ月＝165,600円／年
使用するプリンターの種類によって変動はありますが、ペーパーレス化を実現するとこうした印刷コストを一気に削減することが可能です。
印刷とは別に、書類を保管するためのコストも軽視できません。例えば法人税法により「帳簿書類」に属すると定められている領収書は7年間の保管が義務付けられています。この他にも法令によって保存期間が定められている書類は多くあり、企業によってはこうした紙の書類を保管するためだけに専用の倉庫を借りている企業もあるほどです。
総務省が発表したノンペーパーに対する野村総合研究所の取り組み事例では、不要な書類を廃棄・焼却処分し、紙で保存する必要のないものを電子化しました。これにより共用キャビネットの数を90本から28本へ69%削減、個人サイドキャビネットについても340本から151本へ56％削減と、保管場所を大幅に削減する成果を得られたといいます。
業務効率化
保管書類の削減に対する取り組みを通して、業務そのものの効率化を進めることも可能です。社内外との伝票のやりとり・作成書類の印刷・配布業務などがこれにあたります。書類に関する業務は元々フローが煩雑化しやすく、長時間労働へ繋がる傾向がありました。このため現場では通常業務をこなしながら、ただでさえ逼迫している人的リソースを割いて書類をさばくことが常態化してきたのです。
「書類にとらわれない働き方」の模索から始まったノンペーパーの取り組みは、こうした現場の悩みの解決に役立ちました。保管書類とともに長時間労働や無駄な業務を削減し、空いたスペースを有効活用しオフィス環境を整えることで生産性の向上も図っています。
ノンペーパー・ペーパーレスといった取り組みは、テレワークなどの多様な働き方へのハードルが下がることや時代に適応した企業文化の醸成にも繋がります。結果として、優秀な人材の確保も従来と比較して容易となるでしょう。つまり現場の悩みだけではなく、「人材不足」という企業全体が抱える大きな悩みさえも解決可能な施策となり得るのです。
ペーパーレス化の注意点
セキュリティーを強化する
社内書類の電子化を進めると、インターネット回線やシステムに障害が起こったときにデータの閲覧が困難になるリスクがあります。また、ハッキング・クラッキングによって電子データが外部へ流出したり壊されてしまったりすることも考えられるでしょう。そのような事態を防ぐため、ペーパーレス化と並行したセキュリティー強化や、社内データの定期的なバックアップが必要となります。
従業員のITリテラシーを高める
情報を扱う側である従業員のITリテラシーを高めることも大切です。特に業態上ICTに触れる機会がそれほど多くなかった場合、利便性・セキュリティー面の双方にリスクが生じやすくなります。例えば利便性の面では、資料の格納場所がわからない従業員が多いとせっかくペーパーレスにしても実際の運用は困難になるでしょう。セキュリティー面では、外出先のカフェなどに設置されている「フリーWi-Fi」を不用意に使用してしまうことで、他者からデータを盗まれてしまうといったリスクがあります。企業の持つ情報は重要な資産です。万が一にも情報が漏洩してしまっては、事業に響くだけではなく企業イメージを損なうことにもなりかねません。社内のペーパーレス化を検討する際には定期的なバックアップと同時に、こうしたITリテラシーに関する研修・セミナーなどを段階的に実施し、従業員に正しい知識を得てもらう場を作りましょう。
ペーパーレスの成功事例
ペーパーレス化の成功事例「コニカミノルタ関連企業」
コニカミノルタビジネスソリューションズ株式会社では、文書を紙媒体で保存しない「ペーパーストックレス」の取り組みを通したペーパーレス化を実施しました。具体的には、電子化可能な書類はすべてデータで保存し、紙媒体でなければならないものについては共有キャビネットで管理するよう定められました。これによりファイルキャビネット約56台分の書類の電子化に成功し、紙媒体の書類についても分類・保存期限で区切って管理が行われるようになりました。
文書を詳細に分類して保管すれば、それぞれの所在が明らかになり検索が容易になります。保存年限が過ぎた文書はファイルボックスごと引き抜いて確実に廃棄し、次の年度の新しいファイルボックスと入れ換えられています。
長野県長野市
長野県長野市はICTを活用して会議のペーパーレス化を行い、紙の資料を作成・配布する手間、およびコピーにかかるコストを削減することができました。進め方としては、まずペーパーレス化する会議を選定し、紙の会議を代替する会議システムの選定、目標の設定を行いました。実際の会議では紙は使われず、会議参加者各1台のノートパソコンと2台の大型ディスプレイを用いて進行します。同市はさらにプリンター複合機の組織的な導入、文書管理システムの導入、職員の意識改革も行いました。
ペーパーレス会議を78回開催したことで14万枚の紙の使用を削減し、印刷コストを300万円削減しました。また会議の準備にかかる時間がこれまでの平均2時間から平均20分間へと6分の1に短縮されたとのことです。
株式会社野村総合研究所
野村総合研究所は紙にとらわれない働き方をするというノンペーパーの取り組みにより、紙が多すぎて業務がスムーズに進まなかったり情報セキュリティーに問題があったりする状況から抜け出すことができました。具体的には、机や足元の共用キャビネットを整理整頓し紙の書類を廃棄したり電子化したりすることで、共用キャビネットの69％と個人サイドキャビネットの56％を削減し、文書を保存する箱を810箱廃棄して195箱分を電子化しました。また、会議のルールを設定し必要性を明確化したうえでノンペーパー会議を実施することで、会議時間が短縮化され議事録の作成も徹底されるようになったとのことです。
まとめ
ペーパーレス化の実施は、コスト削減・業務効率化に大きな効果を発揮します。社内のペーパーレス化は、それ自体が業務改善に直結する一大プロジェクトであるためです。注意点としては、現場への定着・従業員のITリテラシーなどが挙げられます。検討段階からしっかりとヒアリング・研修を行い、情報の正しい扱い方や知識を身に付けてもらう機会を設けながら、長期的な計画を立ててペーパーレス化を進めていきましょう。
