PDCAとは、マネジメント品質改善を目的とする4つの業務過程で構成された改善手法のことを指します。4つの業務過程とはPlan(計画)、Do(実行)、Check(評価)、Action(改善)のことで、このサイクルを循環して行うことで、継続的な品質改善が可能になります。Plan(計画)では、現状の課題を洗い出し、それに基づいて適切で現実的な方法と目標を策定します。Do(実行)では、Planで策定した計画に基づいて、速やかにタスクを行います。Check(評価)では、Doで行われた作業が計画通りに進んでいるのか、目標が達成しているのか確認を行います。Action(改善)では、評価によって選出された課題を改善するための仮説を立てます。そして再びPlan(計画)に戻り、Actionによる仮説をもとに計画を策定します。
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PDCAとは？
PDCAは、「Plan（計画）」「Do（実行）「Check（調査）」「Action（改善）」の頭文字をとったものです。このプロセスを繰り返し行うことで、業務の改善や効率化を図る考え方をPDCAサイクルと言います。 計画を立てて実行し、成果を可視化して振り返るというサイクルを積み重ねて徐々にレベルアップを図っていくことがポイントです。このサイクルを繰り返すことで成長を継続し、より大きな成長へとつなげられます。このサイクルは経営改善ツールの王道であるため、適切に活用すれば、日ごろの経営改善に役立つでしょう。
PDCAサイクルのメリット
PDCAサイクルを回していくことで、明確な目標を設定することで目標達成力を養える、現状の課題が明確になる、業務に集中できる、確実に業務改善を図れる、といったメリットを得られます。目標に基づいて実行した計画を評価し、改善を重ねることでノウハウが蓄積され、外部環境の変化にも柔軟に対応できるようになる点も強みでしょう。
OODAとの違い
OODA（ウーダ）とは、「Observe（観察）」「Orient（状況判断） 」「Decide（意思決定）」「Act（行動）」これらの頭文字をとったものです。この要素を基に意思決定する考え方をOODAループと言います。PDCAサイクルは一方向にサイクルを回すのに対し、OODAループは必要に応じて前の段階に戻ったり、状況に応じて任意の段階からリスタートしたりするなど回す方向は限定されていません。PDCAサイクルは計画に基づいて1周しますが、OODAループは自由度が高く変化に対応しやすいという点が大きな違いです。
PDCAを構成する4つの要素
Plan(計画)
計画を立案する際は「何のために取り組んでいるか」をしっかりと認識し、「目標」を明確にすることが重要です。目標には、10%向上といった数値で表す「定量目標」と、企画力を向上させるといった言葉で状態を表す「定性目標」があります。定性的な状態目標では評価が難しいため、可能な限り定量目標を設定しましょう。計画段階では、期間とスケジュールを明確にするために、やるべきことを列挙する「実施項目」、最適な手順を案出する「実施順序」、どれくらい時間がかかるか見積もる「必要工数」これらを考慮して計画を立てる必要があります。
Do(実行)
計画に沿って取組内容を実施する段階です。可能な限り計画通り実施し、次の段階で正しく評価できるように活動記録を詳細に残しておきます。最終段階で改善策を講じられるように計画どおりにいかなかった場合や発生した課題も記録しておきましょう。
Check(評価)
この段階では、「計画どおり実施できたか」「成果はあったか」これらを評価します。成果は今回の取組による成果なのかどうかの確認も必要ですが、結果そのものよりもなぜそのような結果になったのかを分析することが重要です。計画どおり実施できなかった場合に「目標やスケジュールは妥当だったか」「取り上げたテーマは適切だったか」「実施項目に不足はなかったか」など要因を分析して改善につなげられるようにしましょう。
Action(改善)
立案した計画に沿って実行し、評価したあとは、成果に基づいて今後の計画の修正を行います。改善案がいくつかある場合は次の計画を視野に入れて優先順位をつけましょう。改善点だけでなく、成功した要因も記録しておくこともポイントです。計画どおりにいかなかった点は改善案を検討し、次の計画に生かします。次の計画時には、より効果的かつ効率的なレベルの実現を目指しましょう。
PDCAサイクルの効果的な回し方
現実的な計画を立てる
非現実的な目標の設定は計画どおりに実施できない要因となります。必ず現状分析を行い、現実的な計画を立てましょう。高すぎる目標は現場の士気を下げ、達成が遠のくことになりかねないため、「頑張れば達成できそうな目標」にすることが理想です。やや高めながらも達成できそうな目標を設定し、無理のないスケジュールを組むようにしましょう。
定期的な振り返りを行う
評価と改善を日々のルーティン業務に組み込んで定期的な振り返りを行うと、スピード感が生まれ、より効果的にサイクルを回せます。「毎週金曜日の午前10時から30分間振り返りを行う」というようにスケジュールを固定化することも効果的です。高い頻度で評価と改善を行うことで、成果や成長につながりやすくなります。
継続的にサイクルを回す
PDCAサイクルは、改善に向けての試行錯誤の繰り返しです。計画どおりにいかなかったり、成果を得られなかったりしたとしても、試す→振り返る→また試すの繰り返しが成長につながります。一度実施して終えるのではなく、改善を重ねて継続的にサイクルを回すことが重要です。
まとめ
今回は、PDCAサイクルの概要や、PDCAを構成する4つの要素、PDCAサイクルの効果的な回し方について解説しました。このサイクルは「目標設定」から始めるため、方向性が定まり取り組みやすい点が特長です。品質改善やプロセスの最適化、中長期的な改善を目的とした考え方となっています。PDCAサイクルを効果的に回して、業務の改善や効率化を図りましょう。
