労働基準監督署の立ち入り調査とは?必要な書類について解説

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労働基準監督署の調査は、労働時間や労働条件が労働基準法に抵触していないかを確認するために行われます。調査の際には労働者名簿や賃金台帳、タイムカードなどの提出が求められることもあり、こうした書類は日頃から管理を徹底しておく必要があります。今回は、労働基準監督署による調査の種類と意義、調査の流れや必要となる書類について解説していきます。

労働基準監督署とは

労働基準監督署とは、企業が労働基準法等関係法令を遵守しているかを監督する機関のことです。通称「労基署」とも呼ばれ、厚生労働省の出先機関として全国に配置されています。労働基準監督署は、労働者を保護するための法律である労働基準法に基づき、各企業の労働環境の調査・指導を行う権限を持ちます。

労働基準監督署の立ち入り調査の種類

労働基準監督署の業務の1つである立ち入り調査を「臨検監督」と言います。この業務の目的は、実際に企業に訪問して労働環境を調査し、労働基準法等関係法令に違反していないかを確認することです。原則として、企業はこの調査を拒否することはできません。労働基準監督署の立ち入り調査である臨検監督には以下の4種類の調査方法があります。

定期監督

定期監督は、その年度の監督計画に基づき、調査対象となった各企業を法令全般に渡って調査する方法です。原則として抜き打ちで調査をしますが、電話や書面による日程調整をしてから行われる場合もあります。臨検監督の中でも代表的な調査ですが、労働者の申告によって行われるものではないため、どの程度調査をするかは監督官の裁量に委ねられています。定期監督によって法令違反が認められた場合は是正勧告が出されてしまいます。

災害時監督

災害時監督は、業務中に一定の規模を超える労働災害が発生した場合に、原因究明と再発防止のために実施される調査です。事故現場だけでなく、労働者の人数や労働時間が適切であったか、安全管理体制が整っていたかなども調査対象になります。企業側は事故報告書の提出だけでなく、事故の原因となるあらゆる要素についての説明を求められますので、対応が不安な場合は弁護士を立てることも可能です。

申告監督

申告監督は、労働基準監督署が労働者から直接申告を受けた際に、申告内容の真偽を確認するために実施される調査です。企業に在籍中の従業員だけでなく、退職者による申告も申告監督の対象になります。申告監督には以下の2通りの調査方法があります。

  • 申告者を保護するために定期監督と称して調査する方法
  • 労働者からの申告であることを明示し、呼出状によって呼び出す方法

仮に申告者を特定できたとしても、申告を理由に不当な解雇や不適切な対応をすることは労働基準法違反に当たります。申告者が明らかで穏便に収めたい場合は、弁護士を通し、和解交渉の提案を推奨します。労働基準監督署の立ち入り調査の中でも、申告監督は年々増加傾向にあります。申告内容の確認だけにとどまらず、多岐に渡る調査が実施されるため、違反が新たに見つかれば是正勧告は避けられません。

再監督

「定期監督」「災害監督」「申告監督」のいずれかの調査で違反があった場合は、当該企業は是正勧告書を交付されます。再監督は、この是正勧告書に基づいて労働環境が改善されたか否かを確認するために実施される調査です。再監督が行われるケースは以下の3通りあります。

  • 是正勧告書を期間内に提出しなかった場合
  • 提出された是正勧告書の実態を確認する必要がある場合
  • 是正勧告書の交付に応じない場合

再監督において再度法令違反が発覚した場合は、検察庁へ送検される可能性があるため注意が必要です。労働基準監督署の立ち入り調査で行政指導された場合は、真摯に受け止めて迅速な対応を心がけましょう。

労働基準監督署の立ち入り調査の流れ

  • 予告
  • 調査
  • 是正勧告書または指導票、使用停止等命令書の交付
  • 是正(改善)報告書の提出

調査は予告後に実施されるケースが一般的ですが、サービス残業など、抜き打ちでなければ実態を確認できないような内容の場合は予告せずに訪問します。抜き打ち調査に備え、企業運営に必要な重要書類は即座に提示できるように用意しておきましょう。

調査の概要

労働基準監督署による立ち入り調査の流れは以下の通りです。一連の流れを把握しておきましょう。

  • 予告
  • 事前に予告すると労働環境の実態を確認できないため、抜き打ち調査が適していますが、多くの場合、電話やFAXによって予告してから調査が実施されます。一方、現地調査を行う必要がないと判断された場合は「出頭要求書」が届きます。この場合は、労働基準監督署に必要書類を持参し、軽い質疑応答のみで調査を終えます。

  • 調査
  • 調査当日は、労働基準監督官2名が企業に訪問します。責任者は労働基準監督者から面会を求められます。調査内容の順番は、事前に確認できている情報によって前後しますが、概ね下記の流れで実施されます。

  1. 労働帳簿関係・帳簿類勤・勤務実態の確認
  2. 事業主あるいは責任者へのヒアリング
  3. 事業場内の立ち入り調査・労働者へのヒアリング
  4. 口頭による改善指示や指導
  • 是正勧告書または指導票、使用停止等命令書の交付
  • 立ち入り調査の結果、法令違反や改善すべき点が見つかった場合は、企業は労働基準監督署から是正勧告や指導を受けます。その際、法令違反があれば「是正勧告書」を、改善すべき点があれば「指導票」が交付されます。調査次第で両方交付されるケースもあります。また、施設や設備に不備が認められた場合は、「機器・設備の使用停止等命令書」が交付されます。労働基準監督署の一番の目的は労働者の保護のため、労働者に危険が及ぶ可能性があると判断された場合は、法に基づいた指導が行われることを念頭に置いておきましょう。

  • 是正(改善)報告書の提出
  • 是正勧告や指導票を交付された際は、改善期日までに「是正(改善)報告書」を提出しなければなりません。是正(改善)報告書には、指摘された違反内容と是正した内容、是正完了日、会社名、住所、代表者名を正確に記載し、押印して提出する必要があります。規定の書式は特にありませんが、誠意が伝わるように作成すること、要求されている内容を正確かつ適切に記載することが重要です。

調査で必要となる書類

調査内容によっても異なりますが、一般的に下記の書類が労働基準監督署の立ち入り調査の際に求められます。予告通知の書類に必要帳簿や書類が記載されていますが、調査の際に追加書類を求められる場合もあるため、事前に準備しておきましょう。

  • 会社組織図
  • 労働者名簿
  • 就業規則
  • 雇用契約書(労働条件通知書)
  • 賃金台帳(賃金明細書)
  • タイムカード(出勤簿)
  • 時間外・休日労働に関する協定届
  • 変形労働時間制など、当該企業で必要となる労使協定
  • 健康診断個人票
  • 変形労働時間のシフト票
  • 有給休暇の取得状況の管理簿(有給休暇届)
  • 総括安全衛生管理者の選任状況のわかる資料
  • 安全委員会・衛生委員会の設置・運営状況のわかる資料
  • 産業医の選任状況のわかる資料

まとめ

一度不適切な労働環境が明るみに出たら、そのイメージを払拭するのは非常に困難です。ブランド名に傷をつけることにもなるため、日ごろから労働基準法等関係法令の最新情報を確認し、労働環境の改善を心がけましょう。

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