永年勤続休暇制度を導入して、長く働くモチベーションをあげましょう!

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永年勤続休暇は勤続年数の長い従業員への労いの意味も兼ねて、特別休暇や手当を支給する制度です。従業員が長く働くモチベーションになるほか、年次の高い従業員が積極的に休暇を取ることで休みやすい雰囲気を醸成することができます。連続した休暇を与える場合には事前の引継ぎなど準備を徹底し、休暇中に業務連絡が必要ないようにしましょう。今回は、永年勤続休暇の一般的な基準や導入するメリット、特別休暇の失効期限や積立年休制度、長期休暇取得に向けた準備について解説していきます。

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永年勤続休暇の概要

一般的な永年勤続休暇制度

勤続10年や20年などの節目の年に、定着に対するインセンティブと長年の勤続に対する慰労や感謝の意味をこめて従業員を表彰し、賞金や記念品を付与する制度が永年勤続表彰制度です。2006年11月の産労総合研究所の調査では、永年勤続表彰制度のある企業は79.2%で、多くの企業が取り入れていることがわかります。ただし、年功的処遇の見直しが進んでいることもあり、実施する企業は減少しています。成果主義や雇用の流動化も減少の一因といえるでしょう。
近年では、賞金や記念品の代わりに長期休暇を付与する永年勤続休暇制度や、リフレッシュ休暇を取り入れる企業が増えています。永年勤続休暇制度は10年単位で設定されることが多く、勤続年数の長さに応じて付与される休暇の日数が増えることが一般的です。リフレッシュ休暇は、心身の健康・活力回復のために企業が従業員に与える休暇です。例えば「勤続3年ごとに5日間の休暇を付与」など、企業によって違いがありますが、ある一定の勤続実績がある従業員に与えられることが共通しています。

永年勤続休暇を導入するメリット

永年勤続休暇(表彰)を導入するメリットの一つは、従業員全員に公平な制度であることです。営業部など、数字で企業への貢献度がわかりやすい部署だけではなく、実績が目に見えにくい部署の従業員にも光が当たり、企業からの慰労や感謝の気持ちを伝えることができます。また、周囲から承認されることで従業員の自信や仕事へのモチベーションを引き出すことができます。頑張りに対して公平な評価をする企業だと伝えることは、離職率の低下や組織全体の生産性アップにもつながるでしょう。
もう一つは、勤続年数の長い従業員はある程度の職責を持っていることが多く、その人が休暇をとることでほかの従業員も休暇をとりやすくなるということです。

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その他の特別休暇制度

特に配慮を必要とする労働者に対する休暇制度

厚生労働省は、法定休暇である年次有給休暇などのほかに、より豊かでゆとりのある労働環境づくりのために「特に配慮を必要とする労働者に対する休暇制度(特別な休暇制度)」の導入を提唱しています。「特別な休暇制度」の代表的な例としては、先に挙げたリフレッシュ休暇のほかにも、次のようなものがあります。

  • 病気休暇
  • 長期の治療が必要な場合など、通院しながら就労できるようにするための休暇です。時間単位や半日単位の取得、年次有給休暇とは別の取得などができます。療養のための短時間勤務なども含まれます。

  • 犯罪被害者等の被害回復のための休暇
  • 犯罪の被害を受けた当事者やその家族が、精神的ショックや身体的不調から回復するための休暇です。また、取得の理由には治療のための通院・警察や裁判所などの手続きも含まれます。

  • ボランティア休暇
  • 従業員が自発的に無報酬の社会貢献活動に参加するための休暇です。

  • 裁判員休暇
  • 裁判員制度により裁判員となった従業員が、その責務を果たすための期間、取得できる休暇です。

  • 自己啓発休暇
  • 従業員が自発的に職業能力の向上を行うために与えられる有給教育訓練休暇や、勤務時間の短縮、時間外労働の制限などがあります。

これらの休暇は法定外であるため企業の義務ではありませんが、導入すれば従業員の健康保持・増進やライフ・ワーク・バランスの実現、モチベーションの向上につながり、企業の生産性アップも期待できるでしょう。

年次有給休暇の積立制度

企業が永年勤続休暇制度などの特別休暇制度を設ける際に活用されることが多いのが、失効した年次有給休暇です。年次有給休暇が繰り越しできるのは2年であるため、前年より前に取得できなかった年次有給休暇は失効となり使用することができません。この失効してしまった年次有給休暇を積み立てて、特別休暇のために使用できるという制度を設ける例が多くみられます。積み立てできる休暇の日数などは企業により異なりますが、上限40~60日程度が一般的です。

特別休暇の失効期限

企業が従業員の働きやすい環境づくりのために設ける特別休暇ですが、この休暇を付与されてから一定期間取得しないことによって失効してしまうことはあるのでしょうか。結論からいうと、社内規定に失効期限が定められていれば規定通りの期限で失効することになります。特別休暇は法律で決められた休暇ではないため、企業が自由に設定できるものです。ただし、国が推奨しているように、従業員が抱えるさまざまな事情を考慮して、休暇の目的や取得方法などを労使で話し合い設定するのが望ましいでしょう。

長期休暇取得に向けた準備

仕事の棚卸し

実際に永年勤続休暇やリフレッシュ休暇として長期休暇を取得する場合、どのような準備が必要になるでしょうか。
永年勤続休暇やリフレッシュ休暇を取得する方は、長年の業務経験から責任ある立場にいる方が多いでしょう。休暇の間に何か問題が起こった場合、対応できる人材がほかにいないと業務に支障が出てしまいます。そのため、まず自分が行っている業務をすべて書き出してみましょう。仕事の切り分けをしやすいように、できるだけ細かく具体的に書き出していきます。すべて書き出したら、その中で自分にしかできない業務をピックアップして、引継ぎの方法を考えます。

業務の引継ぎ

仕事の棚卸しが終わったら、これまで自分一人で担当していた業務について、休暇の間にほかの方がその業務をできるように引継ぎをします。引継ぎの方法はいろいろありますが、複雑な業務については時間をかけて口頭や資料を示して説明する必要があるでしょう。一方、マニュアル化できそうな業務についてはマニュアルを作成して誰でも対応できるようにしておくと安心です。
休暇中に業務連絡が入ることはできるだけ避けたいものです。引き継ぐ相手のことも考えて、早めに準備して不安な点を解消しておきましょう。

関係者の情報共有

業務の引継ぎのために作成した資料は、関係者ならば誰でも確認や最新情報の更新ができるようにクラウドなどを利用して社内で共有しておくと便利です。また、自分が長期休暇をとることについて、電話や郵便物の取次ぎを行う方や関係する他部署の担当者などに伝えておくと、休暇中の社内連絡や取引先への対応もスムーズになるでしょう。

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まとめ

この記事では、永年勤続休暇制度とそのほかの特別休暇制度、実際に休暇をとる際の準備についてご説明しました。永年勤続休暇は付与される本人にとっては名誉なことであり、休暇によってリフレッシュできるため生産性の向上にもつながります。それと同時に、周囲の従業員にも「努力を適切に評価してもらえる」という自社への信頼を与え、仕事へのモチベーションアップにつなげることができます。企業にとっても従業員にとってもメリットのある制度として、導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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