多様で柔軟な働き方、テレワーク導入のすすめ

2016年11月10日

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情報通信機器の普及や働き方改革の推進に伴って、勤務時間や勤務場所について多様な選択が可能となる「テレワーク」という働き方が注目されています。労働者にとっても企業にとってもメリットがあるテレワークですが、導入にあたってはツールや就業規則等の整備が必要となります。

今回は、テレワークを行うために必要なツールや、テレワーク導入にあたっての留意点を紹介します。

テレワークとは?

テレワークとは、「パソコンなどの情報通信技術(ICT)を活用した、時間や場所にとらわれない柔軟な働き方」のことをいいます。

テレワークを活用することで、自宅での勤務も可能となり、子育てや介護、病気やけがの治療が必要な人が、家庭と仕事の両立を図りながら働けるようになります。また、通勤が難しい高齢者や障害者も働けるようになるなど、労働者の就業機会の拡大につながります。

テレワークの導入は、企業にとっても、多様な働き方を可能とすることで優秀な人材が確保できたり、災害が発生した際にも事業の継続が可能になったりするなどのメリットがあります。

テレワークの推進は、政府においても取り組まれており、2013年に閣議決定された「世界最先端IT国家創造宣言」では、2020年までに雇用型在宅型テレワーカー数を10%以上にするという数値目標が掲げられています。

テレワークの種類

テレワークの種類として、自宅でのテレワーク、サテライトオフィス勤務、モバイルワークの3種類が存在します。

自宅でのテレワーク
労働者が自宅において業務に従事する働き方です。企画・人事・総務のように決められた勤務場所を中心として仕事をする人や、通勤が困難な高齢者、障害者、育児・介護が必要な人等が主な対象となります。
自宅で勤務することで、電話や急な来客などで業務を中断されることなく、効率的に業務を行うことができるようになります。また、通勤時間もかからないため、余暇時間を有効に活用できるようになります。

サテライトオフィス勤務
労働者が属する部署があるメインのオフィスではなく、郊外の住宅地に近接した地域にある小規模なオフィスなどで業務に従事する働き方です。郊外に自宅を持つ人等が主な対象となります。
近年ではIターンやUターンをする人が増えており、地元での就職を希望する人を呼び込む観点からも、地方にサテライトオフィスを構える企業が増えてきています。

モバイルワーク
外勤中にノートパソコン、携帯電話などを利用して、オフィスとの連絡や情報のやり取りをしつつ業務に従事する働き方です。近年ではタブレット端末の普及とともに、このような形態で働く人は急増しています。営業やサービスマンなどの人が主な対象となります。

テレワークに必要なツールは?

テレワークを導入する際には、必要なツールを準備しておく必要があります。

まず、パソコンや携帯電話は必需品だといえるでしょう。また、特にパソコンを利用する場合は、外でもインターネット環境を整えるため、ポケットwi-fiやスマートフォンのテザリング機能などのツールが必要となります。

テレワークの場合、同僚や上司とは異なる場所で業務をすることになるので、簡単に情報のやり取りができるよう、チャットシステムなどのコミュニケーションツールも整備しておくとよいでしょう。

また、テレワークの実施にあたっては、労働時間の管理が必要不可欠です。勤怠管理システムの中には、パソコンやスマートフォン等のデバイスからオンラインで打刻可能で、勤務状況を管理者がリアルタイムで確認できるものもあります。これらのツールを有効に活用して、労働時間を適切に把握するようにしましょう。アラート機能が付いた勤怠管理システムを使用すれば、打刻漏れを防ぐこともできるので安心です。

テレワーク導入にあたっての留意点

テレワークを導入するにあたっては、以下の点に留意する必要があります。これらはすべて、就業規則やテレワーク規程として、社内ルールにあらかじめ規定しておくようにしましょう。

(1)就業場所
在宅勤務の場合、就業規則等で就業場所を「自宅」と明記する必要があります。

(2)業務連絡・報告の方法
始業・終業時の連絡や、業務の進捗状況の報告方法、オフィスからテレワーク実施者へ指示する方法をルール化する必要があります。

(3)労働時間
既存の就業規則で、テレワーク勤務における労働時間制度に対応できるかを確認します。テレワーク実施者に1か月単位や1年単位の変形労働時間制、フレックスタイム制などを適用する場合で、就業規則にその内容が規定されていない場合には、就業規則を改訂する必要があります。

(4)給与・諸手当
テレワーク勤務によって業務内容や職種が変更になる場合は、給与の見直しが必要になります。例えば所定労働時間が長くなった場合には、それに伴って賃金の変更が必要です。
通勤手当については、常時自宅で勤務する場合は定額の通勤手当を支給せず、会議や打ち合わせなどで不定期に通勤する場合にのみ通勤費用を支給するケースが多いようです。また、通信費や水道光熱費等の負担に代わる「在宅勤務手当」を設ける必要があるかどうかも検討事項となります。

(5)人事評価制度
常時離れた場所で勤務している場合には、人事評価も工夫する必要があります。テレワーク実施者に対する人事評価には、目標管理制度に基づく成果主義重視の評価システムを適用することが望ましいといえます。また、テレワークを行っていることを理由として不利な評価となることがないよう注意が必要です。

(6)セキュリティ
情報の社外持ち出しに関するルールが既存の規定で対応できるかどうかを確認しましょう。ノートパソコンの取扱いルールについても適切に規定する必要があります。

(7)労働災害の適用
自宅でテレワークを行っているときでも、業務が原因で生じた災害は労働災害の適用対象となります。ただし、自宅での「私的な行為」が原因の場合は業務上の災害とはならないため、どこまでが業務で、どこまでが私的な行為かを区別しておく必要があります。

(8)健康管理
テレワーク実施者についても、必要な健康診断を行う必要があります。また、長時間労働や健康上悪影響のある不規則な勤務を防止するためのルールが必要かどうかについて検討する必要があります。

(9)費用負担
パソコン本体やその周辺機器を企業から貸与するのかどうか、通信回線の費用や水道光熱費などの負担を誰が行うかなどについて、就業規則であらかじめ明確に定めておく必要があります。

これらの事項については、労使間で認識に相違がないよう、十分に話し合って合意することが必要です。取り決めた事項はきちんと文書にして保存するなど、適切な手続きを踏むように留意しながら、テレワーク導入にあたっての準備を進めていくようにしましょう。

まとめ

多様で柔軟な働き方を可能にするテレワークの活用は、労働者にとっても企業にとっても多くのメリットがあります。必要なツールや整備しておくべき規定を確認したうえで、ぜひテレワークの導入を検討してみてください。

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AKASHI、
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