勤怠管理において、タイムカードの押し忘れが多発していて困っている人事担当者もいるのではないでしょうか？このような事態になると、従業員の勤怠管理が正確に行われず、給与計算が難しくなります。しかし、だからといって対策として減給や欠勤扱いを行うと、労働基準法に違反してしまいます。タイムカードの押し忘れに対する正しい対処法と対策を確認し、押し忘れを予防しましょう。今回は従業員がタイムカードの押し忘れた場合の正しい対処法とそこで生じる損害、押し忘れないための対策を解説します。
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タイムカードの必要性
タイムカードの目的は正確な勤怠管理を行うことです。雇用者にとっては人件費の基礎データとして、従業員にとっては自分が働いた時間を証明するための手段として活用されます。万が一従業員がタイムカードを押し忘れてしまうと、正確な労働時間が分からなくなり、従業員と企業との間で給与に関するトラブルに発展する可能性があります。トラブルを防ぐためにも、タイムカードは毎回忘れずに打刻する必要があるのです。
【対処法1】罰則規定を設ける
タイムカードの押し忘れがあると、給与計算業務が滞ってしまいます。そのため、タイムカードの重要性を従業員にも認識してもらうために、罰則規定を設けるのも1つの手段です。
なお、押し忘れによる遅刻・欠勤扱いや過度な減給は違法となるため、注意しなければなりません。合法となる罰則として、「懲戒処分による減給」や「始末書の作成」などが挙げられます。減給の場合は、労働基準法に則り以下の上限を超えないようにしましょう。
- 1回あたりの減給額：平均賃金の1日分の半額
- 減給処分の総額：1ヶ月あたりの給与の10分の1
始末書の作成については、就業規則で定められている場合のみ「けん責」としての指示が可能です。従業員は始末書の作成を拒否することもでき、企業側から強要はできません。また、本人がタイムカードの押し忘れを認めていないにもかかわらず強制的に作成させた場合、その始末書は無効として扱われます。
【対処法2】事実確認をして修正を行う
本人から押し忘れの申し出があった場合、あるいはほかの従業員の押し忘れを発見した場合は、押し忘れた本人と周囲の従業員とで事実関係のすり合わせを行います。出退勤時間について事実確認ができたら、タイムカードに手書きで押し忘れた時間を記入します。この際、記入時に上長の承認を必須とするなどのフローを設けておくと、「押し忘れると手続きが面倒くさい」という意識が生まれて再発防止につながるでしょう。
タイムカードの押し忘れによって生じる損害
勤務実態を正確に管理できなくなる
タイムカードの押し忘れが常態化していると、万が一不正打刻があっても気が付けなかったり、企業側がその事実を証明できなかったりします。不正打刻の事実を証明できなければ、懲戒解雇できない場合もあります。また、正確な勤怠管理ができていないと従業員がどれだけ残業をしたのか把握できません。気が付かないうちに残業代の未払いが発生していて、従業員から退職後に遡って請求される可能性もあります。
人事や労務の負担が増える
タイムカードの押し忘れが発生すると、入館証や監視カメラを確認するなど事実確認のために人事や労務の負担が増えてしまいます。人事や労務の担当者の残業が発生したり、本来の業務を行えないことによって生産性が低下したりすれば、経済的な損失が生じるでしょう。さらに、前述のように残業代の未払いが発生して従業員が訴訟を起こしたり退職したりすれば、訴訟準備や退職手続きのために人事・労務担当者の負担がさらに増えてしまいます。
タイムカードを押し忘れないための対策
タイムレコーダーを出退勤時に必ず通る場所に設置する
所属部署やオフィスの出入口など、出退勤時に必ず通る場所にタイムレコーダーを設置しましょう。出退勤時に目に留まりやすい所に設置することで押し忘れを防げます。また、タイムカードの置き場所を2ヶ所用意する方法も効果的です。カードを押す前と押した後で別々の場所に置くようにしておき、押す前の場所に残ったままのカードがあった場合にその従業員の部署に出欠を確認すれば、早い段階で押し忘れに気が付けます。
アラーム・リマインダー設定や張り紙などを活用する
スマートフォンやパソコンでアラームやリマインダーを設定してタイムカードの押し忘れを予防したり、オフィス内の複数の場所に張り紙を掲示したりする方法もおすすめです。いずれの方法も1度設定や掲示を終えればほかの従業員の負担が増えることもありません。この際、アラーム・リマインダー・張り紙などを活用するだけでなく、タイムカードの必要性について定期的に周知して従業員にも意識改革を促すことが重要です。
従業員同士で確認し合う
給与計算に直結するタイムカードは、本来であれば従業員1人ひとりが管理できていなければなりません。それでも押し忘れが頻繁に起きてしまう場合は、従業員で確認し合う体制を構築しましょう。具体的には、部署ごとに毎朝タイムカードの確認をする担当者を1人決めておく方法があります。担当者を1週間の交代制にするなど、1人の従業員に負担がかからないようにすることも大切です。人事や労務の担当者だけで月末にまとめて確認しようとすると担当者の負担が大きくなるため、部署ごとに日頃から勤怠管理を徹底しましょう。
勤怠管理システムを導入する
勤怠管理システムは出退勤の時間を管理するシステムで、入力されたデータに基づき、勤務時間や残業時間、欠勤などの勤怠管理に関する全般業務を支援してくれます。多くの勤怠管理システムは、スマートフォンやパソコンから簡単に打刻できるうえに、打刻防止のアラート機能も備わっています。なかにはGPS機能が備わったものもあり、営業が多い職種に適していることはもちろん、不正打刻の防止も可能です。無料で始められるものやさまざまな機能が備わっているものなど多種多様なシステムがありますが、従業員が直感的に使えるものを選ぶことがポイントです。
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まとめ
タイムカードは、従業員の正確な勤務実態を把握し適切に給与を算出するための重要なツールです。押し忘れは人事や労務の担当者の負担を増やすだけでなく、残業の未払いなどのトラブルに発展する可能性があるため、予防を徹底する必要があります。まずはタイムカードの必要性を従業員に認知してもらい、就業規則にも押し忘れた場合の罰則を設けましょう。より正確な勤怠管理を検討するなら、勤怠管理システムの導入をおすすめします。勤怠管理システムを導入すれば、打刻漏れのリスクを最小限に抑え、人事や労務の担当者の負担を軽減し業務効率化を図れます。この機会に、勤怠管理システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
