タウンホールミーティングとは、経営層と従業員が双方向に対話する場を指します。現場の声を吸い上げ、企業の透明性や信頼を高める効果があります。一方で、準備不足や一方通行な発信により失敗するケースもあるため、事前の議題共有や匿名質問の受付などが成功の鍵です。今回は、タウンホールミーティングのメリットや失敗例、効果的に進めるためのコツなどについて解説します。
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タウンホールミーティングを行うメリット
タウンホールミーティングは、経営層と従業員がより近い立ち位置で対話ができるという点に大きなメリットがあります。企業の規模によっては、経営層と現場で勤務する従業員が直接コミュニケーションを取れる頻度はそう多くありません。直接対話できる場を設けることで、心理的にも信頼感やエンゲージメントの向上などのメリットが期待できるほか、現場の声が直接経営層に反映されやすくなる点も大きなメリットと言えるでしょう。
タウンホールミーティングが注目を集める背景
近年、日本においても転職や中途採用での働き方が浸透し、働き方にさまざまな選択肢が生まれています。企業としては、転職によって人材流出が引き起こされる懸念もあり、これまで以上に現場や従業員の声を重視する必要があるでしょう。タウンホールミーティングは、経営層と現場で働く従業員の距離を縮め、実際に対話を重ねることで、企業へのエンゲージメントや信頼を向上させる効果が期待できます。
タウンミーティングとの違い
よく似ている名称の「タウンミーティング」という言葉もありますが、これはビジネス用語ではなく、自治体や町内会などで実施されるコミュニティ単位で行われる集会を指します。一方で、対話する場を設けて相互理解を深めるという開催の目的や構造は近く、自治体などの行政が地域住民に向けて意見交換を行う場として開かれるものになります。
タウンホールミーティングの失敗
参加者からの発言が少ない
まず、ミーティング参加者からの発言が少なく、活発な相互交流ができないというケースです。これではタウンホールミーティングを実施するメリットを十分に生かすことができないため、形式的なスタイルで終わってしまう可能性があります。
また、特に従業員側からの発言が少ない場合、日ごろから上司や経営層に気持ちや意見を伝えるのが難しい雰囲気や環境になっていないかという点を考慮する必要もあるでしょう。
設備のトラブル・準備不足
音響やプロジェクターなど、準備不足によるトラブルが発生すると、時間配分の変更を余儀なくされるだけではなく、参加者の集中力や関心が途切れてしまう原因にもつながります。
また、経営層が一堂に会するのが難しい場合は、オンラインでメンバーが参加する形がとられることもあるでしょう。このような場合、オンラインのメンバーとオフラインで参加しているメンバーが円滑に交流できるように、より入念な設備への準備が必要です。
参加者の関心不足
そもそも、ミーティングを開催するための議題が現状の参加者にとって関心がない、的外れなものになっている、というケースもあります。もしくは、過去に議題に上がっていたテーマにもかかわらず、その内容に進展がみられないというように、ミーティングの開催意義に疑問を感じてしまう場合も関心が低下する要因の一つとなるでしょう。
タウンホールミーティングを効果的に進めるコツ
双方向のコミュニケーションがとれる空間づくり
タウンホールミーティングを成功させるためには、活発な意見交換ができる雰囲気を作れるかどうかが重要な鍵となります。経営層からの一方的な情報伝達にとどまらないように、お互いが現状や課題・改善策を理解し納得できる対話が繰り広げられることが理想の形となるでしょう。
例えば、司会進行役を配置し、経営層側と現場側の双方がお互いに納得できるようにコミュニケーションをとれるように工夫したり、開始早々本題に入らずに、和やかな意見交換が盛り上がるような雰囲気を進めたりといった対策が重要です。
ニーズのある議題設定
タウンホールミーティングの場では、ただの「発表・説明」にならないように従業員のニーズや関心の高い議題をコンテンツに落とし込むことが重要です。もちろん売上の成績や数値を共有することは重要ですが、その状況説明から広がるテーマやアイディアでないと、参加する従業員の関心が離れてしまう可能性があります。売上についての課題があるのなら、その課題を改善するための戦略について話し合うというように、進捗やアップデートを共有できる議題づくりを心がけましょう。
適切な環境構築・準備の徹底
ニーズや議題が定まったら、次は参加者や日程・開催場所を決定しましょう。特に、経営層が多く参加する場合は日程調整が難しく、現地参加とオンライン参加になるような複雑な参加状況になるケースも少なくありません。円滑なコミュニケーションをとるためには、開催場所やミーティングに使用する機器・設備の準備やチェックは欠かさず行いましょう。
また、タウンホールミーティングを初めて開催する場合、質疑応答に慣れていない参加者が予想されることから、議題に合わせた質問を事前に募集しておくのも、円滑なミーティングを開催する策として有効です。
まとめ
経営層と従業員が普段から顔を合わせる機会が少ない企業ほど、タウンホールミーティングの開催価値は非常に貴重なものになります。そのチャンスをしっかりと生かせるように、オープンな対話を繰り広げられる議題設定や雰囲気づくり、事前の準備が必要になるでしょう。
