36協定とは、時間外・休日労働に関する労使協定です。36協定を締結すれば法定労働時間を超えた労働をさせることができますが、36協定に違反すると罰則が科せられます。36協定違反になるケースとはどのようなものがあるのでしょうか。今回は36協定の概要、36協定違反になるケース、違反リスク、対応策について解説します。
労務管理に便利なクラウド型勤怠管理システムAKASHIの資料はこちら>>36協定を正しく理解しよう
36協定とは
36協定とは企業が法定労働時間を超えた労働を命じる際に必要となる、労働基準法36条に基づく労使協定です。原則として企業は従業員の労働時間を、1日8時間かつ1週間で40時間の法定労働時間以内になるように管理しなくてはなりません。また、少なくとも週に1日または4週で4日以上の休日を与えなければならないとも定められています。こうしたルールの例外として時間外や休日労働を実施するために、36協定の締結が必要となります。ただし、36協定の届出を行なった場合でも、時間外の労働には上限が設けられているため注意しましょう。
36協定を締結する流れ
36協定は企業側と従業員側で協定を締結しなければなりません。36協定を締結する大まかな流れは以下の通りです。
- 労働組合の代表または従業員の過半数代表を選出する
- 従業員の過半数代表者と企業で36協定を締結する
- 管轄する労働基準監督署へ書面を提出する
従業員側の代表は従業員の過半数で組織する労働組合、または従業員の過半数を代表する従業員代表のいずれかである必要があります。後者の従業員代表の場合は、パートやアルバイトなど正社員以外の従業員を含み、事業場の全従業員の過半数を代表していなければなりません。協定に明記が必要となる代表的な項目は以下の通りです。
- 時間外労働が必要な理由
- 業務の種類
- 従業員の範囲
- 延長できる時間数
- 協定の有効期限
両者で合意に達したら書面にまとめ、忘れずに労働基準監督署に届け出ましょう。
36協定違反のリスク
- 懲役または罰金が科せられる
- 社会的な信用を失う
36協定に違反すると法定労働時間を規定した労働基準法第32条や、36協定について定めた同法第36条に抵触します。6ヶ月以下の懲役または30万円以下の罰金に処される可能性があります。加えて、罰則の対象は36協定で定めた上限を超えて働いた従業員ではなく、協定の範囲を超えて働かせた企業となる点も覚えておきましょう。
36協定に違反すると、懲役もしくは罰金が科されるだけでなく、書類送検され企業名が公表される場合もあります。労働基準監督署が毎年公表している「労働基準関係法令違反に係る公表事案」には、企業名と違反内容が記載されます。そのため、36協定違反を犯した企業名は公知となり、信用を失うなどの社会的制裁を受けることになりかねません。
36協定違反になるケース
必要な届出が行われていない
36協定を締結せずに時間外労働や休日労働をさせることは違法です。協定がそもそも締結されていなかったり、労使で合意が成立していても労働基準監督署に届出がなされていなかったりすれば、36協定には効力がありません。また、36協定が効力を発揮するのは労働基準監督署に届け出た日付からであり、その日付よりも前の日付を書面に記してもさかのぼって効力は持ちません。例えば書面に有効期間を「7月1日から」と記しても、届け出が7月7日であれば、7月1日から6日における時間外・休日労働は違法となる可能性があるため注意しましょう。
労働時間が36協定で定めた上限を超えている
36協定を締結すれば時間外・休日労働が認められていますが、際限なく実施できるわけではありません。労働基準法上の上限は、1ヶ月45時間、1年360時間です。しかし、36協定で別の上限を定めた場合、法律上の上限を超過せずとも協定上の上限を超過すれば、協定違反となります。
特別条項で定めた内容を遵守していない
36協定における労働基準法上の上限規制は1ヶ月45時間、1年360時間と定められています。ただし、特別条項付き36協定を締結したうえで臨時かつ特別な事情がある場合には、通常の上限規制を超えた労働が可能です。特別条項に定められている条件は以下の通りです。
- 時間外労働が年720時間以内
- 時間外労働と休日労働の合計が月100時間未満
- 時間外労働と休日労働の合計が2～6ヶ月平均で1月あたり80時間以内
- 時間外労働が⽉45時間を超えられるのは、年6ヶ月が限度
いずれかひとつでも違反した場合は、労働基準法違反として罰則の対象となるため注意しましょう。
36協定に違反しないための対策
勤怠管理を徹底する
36協定があったとしても、際限なく時間外・休日労働をさせられるわけではありません。長時間労働を防止して従業員の健康を管理するためにも、企業は義務として勤怠管理を徹底することが求められます。従業員の労働日ごとの始業と終業時刻を確認して、適正に記録しましょう。主な記録の方法は以下の通りです。
- タイムカード
- ICカード
- パソコンの使用時間
客観的な記録をベースとして、適正に記録することが求められます。また、労働時間の記録に関する書類については3年間保存しなければなりません。
従業員へしっかりと周知する
就業規則には周知義務があり、時間外や休日労働に関する労使協定も含まれます。従業員にも時間外労働の考え方について理解してもらい、適切な労働時間を管理していく取り組みを行わなくてはなりません。代表的な周知方法は以下の通りです。
- 確認できる場所に掲示する
- 書面で交付する
- データで共有する
必要に応じて個別に説明する機会を設けるなど、不正な労働をなくす工夫が大切です。すべての従業員に対して、長時間労働に対する企業の方針などを正しく認識してもらえるように周知を徹底しましょう。
テレワークのルールを整備する
近年、働き方改革や新型コロナウイルス感染症の影響で、テレワークが普及しています。オフィスに出勤する場合と異なり、テレワークでは労働時間に関する情報を正確に把握するには工夫が必要です。テレワークにおける主な勤怠管理方法は以下の通りです。
- 勤怠管理ツールを導入する
- 通知機能やタスク管理を共有する
- Web会議システムを活用する
- チャットや電話で報告してもらう
- 裁量労働制を採用する
勤怠管理ツールを導入する企業が目立ちますが、スムーズに勤怠管理を行うためにはルールの整備も大切です。必ず勤怠管理ツールで就業時間や休憩時間の打刻を行う、問題が発生した場合はすぐにチャットや電話で報告するなど、運用規則も明確にしましょう。
関連記事：
まとめ
働き方改革の推進もあり、従来の職場の当たり前が見直されるようになりました。企業の従業員それぞれが多様な働き方を選択して、労働生産性を向上させるための取り組みが広がっています。時間外の労働や、年次有給休暇の低い取得率を改善しようとする企業が増えています。時間外の労働も必要なケースはありますが、36協定といったルールに従って適切に管理を行うことが重要です。時間外労働が生じる際は36協定の締結を忘れずに行うだけでなく、従業員の健康に配慮して計画的に実施しましょう。
