営業職は顧客の業務時間に合わせて営業活動を行い、その後に報告書や経費精算などの事務作業を行うことが多くあります。そのため、必然的に残業が多くなりやすい職種です。残業時間の増加が心身に影響をもたらすことのないように、営業職においても働き方改革に取り組む必要があります。労働時間の把握や業務範囲の見直し、業務上の無駄削減などを行い、残業時間を削減しましょう。今回は、営業職の残業が増えやすい理由や残業を減らすためのポイント、具体的な方法について解説していきます。
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業務時間内に終わらない事務作業
営業職の仕事は客先への訪問や架電などが主で、多くは日中、一般企業の営業時間中に行われます。営業職ではこのような営業活動が主要な仕事であるため、規定労働時間の大部分は営業活動のために使われることが多いでしょう。また、顧客の都合に合わせて訪問時間を調整しなければならず、そういった事情からも帰社時間が定時後になってしまうことも少なくありません。その結果、報告書作成や経費精算などの事務作業が後回しになってしまい、多くの営業職において事務作業のための残業をせざるを得ない状況が発生します。
非常に多い顧客との付き合い
会社が顧客と円滑な取引関係を築くために、日頃から客先とのコミュニケーションをとることも営業職の大切な仕事です。そのため、業種によっては業務終了後も得意先との付き合いが習慣化している場合があります。しかし、このような接待のための飲み会などは労働時間とされず、残業の対象にならない場合も多いです。また、営業職は顧客からの緊急の問い合わせやクレームがあればすぐに対応しなければなりません。仕事の予定を立てていても、顧客の都合や要望に応じて予定変更せざるを得ないことが日常的に起こり、予定していた業務を時間内に終わらせられなければ、残業せざるを得ない状況が生まれてしまいます。
常にノルマに追われる状況
多くの会社で営業職には営業ノルマが設定されており、給与を歩合制にしている会社もあります。営業成績の評価対象とすることで、営業職員同士が競争関係となり成果を生み出す効果や、モチベーションを高めるというメリットもあります。しかし一方で、人よりも先んじたいがために業務時間を気にせず働く従業員が出てきたり、ノルマを達成していない営業職員は定時で退社しにくい雰囲気が生まれ残業せざるを得なくなったりするといったデメリットがあります。一般的にみて過重なノルマを課している場合は、注意が必要です。
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残業を減らすためのポイント
営業職の業務範囲の見直し
営業活動をするためには、顧客情報の整理、マーケティング業務、提案資料の作成、請求書の作成、などいろいろな業務や作業が付随します。しかし、営業職員だけでこれらすべてを担うのは業務範囲が広すぎるといえるでしょう。営業職員に業務が集中し過ぎている状況が発生している場合は、一度業務範囲を見直して、配分を検討することが重要です。例えば、経費の申請書は事務担当者に、営業リストの作成はマーケターに、請求書は経理担当者に、などと業務を適切に分担しましょう。営業職員の大きな役割は営業成績を上げることにあります。それ以外の業務に割く時間は最小限にして営業職は営業活動に注力することで、残業を減らすだけでなく、仕事の効率も向上させることができるでしょう。
ITツールを導入
ビジネスチャットツールなど、営業活動を効率化できるITツールを積極的に導入することも、残業時間を減らすために有効な方法のひとつです。上司への報告や社内会議、タスク管理などいろいろな場面での業務効率化が図れます。また、他の部署との業務連絡が頻繁に発生するようであれば、社内全体で情報を共有できるツールを導入すると良いでしょう。ITツールを活用すれば、スキマ時間の有効活用も可能です。例えば、書類作成など事務作業を簡易化できるツールを導入すれば、移動時間などのスキマ時間でノートパソコンやスマートホン、タブレットなどから事務作業を進められます。帰社後にやるべき仕事を終わらせられれば、残業を減らすことができるでしょう。
具体的な方法
オンライン商談ツールの導入
最近では商談をオンラインで行う会社も増えてきました。営業活動において商談はとても重要ですが、訪問先への移動には時間がかかります。移動時間を事務作業などに充てようとしても、訪問社数が多ければ移動時間も細切れになるため、まとまった作業をすることは難しいでしょう。オンライン商談ツールを導入すれば、社内にいながら顧客と商談ができるため、移動時間を削減し、その分の時間を有効活用することができます。また、今までは営業活動ができなかったような、遠方での顧客獲得や営業職員がわざわざ訪問してくるのを負担に思う取引先、オンラインで済むのならば話を聞いてみようという新規の見込み客なども存在するため、思わぬ新規案件獲得の機会になるかもしれません。それだけではなく、オンライン商談の内容は録音・録画データとして残せるため、社員教育に使うこともできます。
タスク管理ツールの導入
タスク管理ツールの導入は、業務の優先順位が把握できる点で効果的です。やらなければいけない業務や優先順位を組織単位で共有できるため、管理職は一目で今誰がどの仕事に取り組んでいるかわかりやすく、従業員一人ひとりの仕事量の把握もしやすくなるため、マネジメントコストの削減にもつながります。また、その日にやらなければならない業務に集中し、期限に余裕がある業務は翌日に回すなど時間の有効活用をすることで、残業時間の削減につながるでしょう。
SFAの導入
SFAは「Sales Force Automation」の略で、営業活動の自動化と支援のためのシステムです。具体的には、業務の処理や確認事項のメール通知、タスクの作成・管理、情報の登録・更新、承認プロセス、顧客のスコアリング、その他営業業務を自動化できる機能を備えています。スマートホンを見れば顧客情報や取引履歴など営業に必要な情報がすべて手に入るため、客先訪問前の準備作業や時間が削減でき、営業職員がより効率的に営業活動を行うことができます。また、一人ひとりの営業職員の進捗状況が可視化されることにより、報告作業の簡易化、目標管理などマネジメントのしやすさにも繋がり、残業時間の短縮に有効でしょう。
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まとめ
残業が常態化している場合、いきなり残業をなくすことはハードルが高いように感じますが、残業時間が発生してしまう原因を分析し、最新のビジネスツールなどを活用することで思いのほかスムーズに達成できるかもしれません。また、残業時間を減らすことは、従業員の健全な労働環境を構築するだけでなく、「短時間で業務を終わらせる」という意識にも繋がり、仕事の効率や内容が向上することも期待できるでしょう。特に営業職は労働時間が長くなる傾向があるため、各営業職員の仕事内容やスキルを把握し、残業時間削減について会社独自の対策を講じる必要があります。この記事で紹介したことを実践し、労働時間の改善に取り組みましょう。
