フィードバック面談は、上司が部下の業績や行動を評価し、改善点や強みを伝える重要なコミュニケーション手段を指します。これにより、従業員の成長促進やモチベーション向上が期待できます。フィードバック面談を進めるにあたり、具体的な事例を挙げてフィードバックを行い、双方向の対話を重視することが効果的です。また、目標設定やキャリア開発の支援も併せて行うことで、組織全体のパフォーマンス向上に寄与します。今回は、フィードバック面談の重要性や進め方などについて解説します。
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上司から部下に評価の結果や根拠を伝え改善策を話し合う面談
ビジネスの現場において、フィードバックとは遂行した業務や成果に対して評価をしたり改善点を伝えたりすることを指します。これを上司がただ評価を下したり伝えたりするのではなく、面談という形を通じて部下と話し合いながら行うものが「フィードバック面談」です。
フィードバック面談のポイント
効果的なフィードバック面談を行うには、部下に面談そのものの趣旨やフィードバックの内容に対して納得してもらうことが非常に重要です。例えば、課題や改善点などネガティブなフィードバックばかり伝えるのではなく、良かった点や評価すべき点を織り交ぜながら面談を進めると、部下は「自分の能力や頑張りを理解してもらっている」と感じやすくなります。ポジティブなフィードバックの間にネガティブなフィードバックをはさむことを「サンドイッチ手法」と呼び、これは代表的なフィードバック手法のひとつです。
フィードバック面談の注意点
「面談」という形式である以上、上司が一方的に話して終わるというスタイルは避けるべきでしょう。そのため、自身が感じている現状の課題や自己評価を部下からヒアリングする時間を設けるなど、双方向にコミュニケーションをとる面談のスタイルであることが理想です。また、フィードバック面談を実施する際には1対1で対話ができる場所に移動して面談を行いましょう。特に、改善点などネガティブなフィードバックを伝える必要がある場合、人目を気にすることなく対話ができる環境づくりが非常に重要です。
フィードバック面談の重要性
納得感が生まれモチベーションが高まる
部下から納得感やモチベーションが得られるのは、フィードバック面談が双方向のコミュニケーションで成り立っているためです。仮に、部下の自己評価と上司から言い渡された評価に差異があり、評価の根拠や理由について詳しい説明がなされなかったとしたら、それは適切なフィードバックとは言えません。フィードバック面談では、上司が評価の内容や根拠を細かく伝え、その内容に対して部下が疑問やわからなかった点を伝えることで、双方の考え方や意識のギャップを埋めることにつながります。
部下の成長を促進し生産性が高まる
上司から言い渡される改善点や課題というのは、一見するとネガティブな印象にとらわれがちですが、部下本人が意識していなかった客観的な視点からの貴重な意見ともとれます。自身が意識している改善点はもちろん、他者からの多角的なフィードバックを得ることは、部下のモチベーションだけでなく技術や生産性の向上や成長を図れる絶好の機会と言えるでしょう。
上司の成長にも繋がる
フィードバックを伝えるというのは、部下に対して成長を促すための人材育成の一環という側面もありますが、実は上司側の成長にも一役買っています。部下一人ひとりと面談を行うためには、事前に部下の仕事に対する姿勢や成果など細かな情報や現状を、上司が把握していなければいけません。それらの事前情報をもとに、いかに部下との認識のギャップを埋めながら評価や課題を伝えられるか、そして意見の共有ができるかという点においては、上司の話の進め方や指導力のスキルが問われます。人材育成という観点においては、フィードバックを定期的に実施し面談の内容を充実させることが重要です。
フィードバック面談の進め方
事前準備を行う
前述の通り、フィードバック面談をスムーズに実施するためには、部下一人ひとりの現状や課題を性格に伝えられるようにしなければいけません。そのためには、根拠のある評価情報や意見をまとめるための事前準備が求められるでしょう。また、部下から質問や意見があることを想定して、質問内容とそれに合わせた回答を準備しておくのもひとつの方法です。
フィードバック面談を実施する
「上司と面談をする」というシチュエーションで呼ばれた部下が緊張してしまう可能性も考えられるため、堅すぎる雰囲気にならないように最初は軽い雑談をはさみながら面談を進めると、コミュニケーションもスムーズにとりやすいでしょう。そのうえで、まずは面談やフィードバックの趣旨、目的を先に伝えてから本題に入ります。この間に自己評価を聞くなど、部下からのヒアリングの時間を設けても良いでしょう。評価を伝え終わったら、課題や改善点の共有を行います。
今後の目標を設定する
部下のモチベーションを向上させるために、課題解決の段階では部下が主体になるように促すと、次に向けた目標やビジョンを共有しやすくなります。今後の目標は漠然とした状態では部下も設定しづらいため、「半年後の目標」「1年後の目標」など具体的な期間を設定したうえで内容を詰めると根拠のある目標設定ができるでしょう。具体的な目標を出しづらい場合は、事前準備や面談の内容をもとに、質問やアドバイスを経て目標設定ができるように促すと良いでしょう。
まとめ
近年は日本においてもジョブ型雇用や成果主義を推し進める企業が増えたことで、上司は部下を適切に評価・管理する人材育成の手法が重要になっています。定期的にフィードバック面談を実施することで、上司と部下の意見や意識の共有が行えるだけでなく、双方の信頼関係の構築にもつながるでしょう。
