就業規則には、労働基準法で定められた周知義務があります。周知されていない就業規則は無効とされるため、就業規則のなかで定められたルールも適用できない場合があります。それでは、就業規則を周知されている状態にするには、どのような条件を満たせばよいのでしょうか。この記事では、就業規則の周知義務について法律が定める内容を説明するとともに、その周知方法、周知の範囲やタイミング、違反時の罰則について解説します。
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就業規則には周知義務がある
就業規則とは、労働者の賃金や労働時間などの労働条件に関する事項や、職場内で守るべき規律について定めた職場における規則集です。就業規則に定められるのは、始業と終業の時刻や休憩時間、休日・休暇、賃金の決定や計算、支払い方法、退職や解雇に関する取り決めなどの基本的な内容から、安全衛生や職業訓練、災害時の補償など、労働者が働くにあたって必要な約束ごと全般です。就業規則の作成については、労働基準法第89条において、「常時10人以上の労働者を使用する使用者は、就業規則を作成し、行政官庁に届け出なければならない」と定められています。また、労働基準法106条では、就業規則を、企業が従業員に必ず周知しなければならない重要な法令として定めています。法令についての周知義務は、従業員の無知や認識不足に付け込んで、企業が不当な労働環境を押し付けないためにも、重要視されているのです。
周知するタイミング
就業規則は、作成時と変更時には、労働基準監督署に届出を行わなければなりません。労働者に周知するのはこの後で良いとされていますが、労働基準法第90条において、「就業規則の作成や変更に際しては、過半数代表者の意見を聴き、意見書を添付する必要がある」と定められています。そのため、就業規則は届出を行う前に、内容を従業員に公開する必要があるでしょう。ただし、就業規則の内容を定めるのは企業です。過半数代表者の意見を聴かずに、一方的に就業規則の作成や変更をしたとしても、合理性を欠く不利益変更でない限り、有効であるとされています。このときも、就業規則の有効性は、「就業規則が従業員にしっかりと周知されているかどうか」が判断のポイントとなるため、就業規則が効力を発揮するためには、従業員へ周知することが大切なのです。
周知が必要な範囲
就業規則の周知が必要とされるのは、正社員だけではなく、パートやアルバイトなどを含む、すべての労働者です。このとき、無期雇用社員と、パートなどの有期雇用社員それぞれに適用する就業規則を作成する必要があるでしょう。契約更新や昇給の基準、手当の種類、退職金などにおいて、無期雇用と有期雇用では異なる事項が多いからです。また、業務委託や請負契約を結んでいる人は、一般的には自社の従業員とはいわないため、就業規則を周知する必要はありません。
次に、周知する内容についてです。就業規則そのものについては、下記に説明する方法で周知します。しかし、企業によっては、明文化されていない慣行ルールが存在する場合があります。慣行であっても、雇用者と労働者双方が継続的に守っているルールならば、法的効力があるとみなされるため、これらについても周知しておくことでトラブルが防げるでしょう。
その他、個別の法令に基づいた運用ルールなどが存在する場合は、併せて周知する必要があります。
就業規則の周知方法
労働基準法第106条では、重要事項の周知方法についても定めています。これに基づき、厚生労働省では以下のいずれかの方法で周知するよう省令で規定しています。
確認できる場所に掲示する
就業規則は、事業所の見やすい場所に常時掲示するか、備え付けておかなければなりません。これは、就業規則が作成されたときや変更されたときに周知すれば良いというだけではなく、労働者が内容を確認したいときにいつでも確認できる状態にしておかなければならないことを意味します。事業所が複数ある企業では、すべての事業所に掲示または備え付けるようにしましょう。見やすい場所とは、事務所の掲示板や休憩所、更衣室など、誰もが手に取って閲覧できる場所を指します。
書面で交付する
就業規則を印刷し、労働者に配布するという方法です。書面で配布することで、確実に周知を行ったといえるでしょう。ただし、従業員が多い場合は、印刷や用紙に少なからず費用がかかることや、社内情報である就業規則が社外へ持ち出されるリスクがあります。そのため、社外持ち出しに関する規定を設けるなどの対策が必要でしょう。
全員に配ることができない場合は、入社時研修などで書面を見せながら説明し、その書面がいつでも見られる場所に保管する方法も有効です。
データで共有する
厚生労働省の省令で定められている、「磁気テープ、磁気ディスクその他これらに準ずる物に記録し、かつ、各作業場に労働者が当該記録の内容を常時確認できる機器を設置する方法」にあたるのが、データによる共有です。社内ネットワークを導入している企業では、就業規則を電子化し、社内ネットワーク上からアクセスできる場所に保管することで、就業規則の共有ができます。ただし、保存する共有フォルダに、パスワードなどで閲覧制限がかかっている場合は、誰もが閲覧できる状態とはいえず、周知しているとは認められません。
もちろん、情報漏えい対策としてネットワーク外からの閲覧制限やダウンロード制限、印刷制限を行ったり、改ざん防止対策としての編集制限をつけたりすることについては問題ありません。
企業が就業規則の周知義務に違反した場合
周知が不十分なケース
就業規則は、ただ周知の手続きを満たしただけでは足りず、実質的に内容の理解がされてなければなりません。内容を見たことがあっても、再度内容が確認する機会がない、管理部門や上司の許可がないと閲覧することができない、ファイル共有しているがパスワードを知らないと閲覧できない、などのケースでは、周知が不十分とみなされます。
罰則が課せられる
就業規則の周知義務を怠った場合、労働基準法違反として罰則が課せられます。一般的には、管轄の労働基準監督署から指導や是正勧告を受けることになるでしょう。ただし、違反がより悪質な場合には、労働基準法第120条により、30万円以下の罰金を科される恐れもあります。
就業規則が無効になる恐れがある
就業規則の周知は、単に規則を掲示したり、簡単に説明したりするだけでは不十分です。2007年の「退職金等請求控訴事件（中部カラー事件）」の判例では、退職金支払い規程の変更にあたって、概要の説明や、内容の掲示をしていたにも関わらず、詳細な退職金の計算方法が周知されていなかったことから、変更は無効であると判断されています。このように、周知が不十分な場合は、就業規則の規定そのものが無効になってしまう可能性があります。
まとめ
就業規則は、労働者に規則を守らせるためだけに存在する訳ではありません。労使でトラブルが発生した際に、企業だけが優位に立たないように、従業員を守るためにも重要な役割を果たします。そのためには、就業規則を作成するだけではなく、社内で働く誰もが内容を知っておく必要があるのです。就業規則の周知は労働基準法で定められた義務ですが、それだけではなく、雇用主は周知の必要性をよく理解し、適切な方法で周知することが大切です。
