サービス残業は自主的に行ってもアウト!従業員への対応について解説

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企業が残業時間の管理を徹底したところで、従業員が自主的にサービス残業をしてしまっていては意味がありません。自主的な残業は基本的に労働時間とみなされませんが、業務量が多い場合は黙示的指示として労働時間に該当し、残業代が支払われていなければ違法になります。また、勝手な持ち帰り残業で情報漏洩が起こる可能性もあるため、注意が必要です。今回は、サービス残業の定義やサービス残業と認定される事例、従業員が自主的にサービス残業をしてしまう主な要因、自主的なサービス残業への対応について解説していきます。

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そもそもサービス残業とは

サービス残業は適切な賃金が支払われない時間外労働を指すもので、「従業員がサービスする」という意味合いからこのように呼ばれます。しかし、労働基準法第32条において労働時間は週に40時間、日に8時間を超えないように定められており、この時間より長く働く場合は「時間外労働」とされて割増賃金の支払いが必要になります。なお、終業後に残って働くだけでなく、始業前の労働も同様に時間外労働として扱われます。法定時間を超えていても正当な賃金の支払いをされない状況がサービス残業であり、労働基準法の重大な違反行為です。

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サービス残業と認定される事例

企業が従業員を所定労働時間内で勤務させ、残業が発生した際は正当な割増賃金を支払うよう心がければ、サービス残業は発生しません。しかし、サービス残業は現在も多くの職場で黙認されているケースがあります。このようなケースでは企業が従業員にサービス残業をさせるつもりがなくても、現場の運用で恒常的にサービス残業をしなければならない状況になってしまう場合もあります。

実際よりも少ない勤務時間で報告する

サービス残業のうち非常に多いのが勤務時間を過少に申告するケースです。一例を挙げると、「通常の終業時刻にタイムカードの打刻だけをさせられてそのまま働き続けるが、タイムカード上は勤務時間として記録されていないため書類上は残業していないことになっている」という状況があります。多くの場合、上司が勤務時間の過少報告を命じているケースは少なく、企業内のルールで残業が禁じられていたり、残業時間によって評価が落ちる可能性がある場合に、仕事の終わらない従業員が自主的に過少申告したりするケースが多いといわれています。
賃金請求権は従業員の意思があれば放棄できるため、このようなサービス残業は賃金請求権を放棄したと考える企業もあるでしょう。しかし一般的に従業員が自分の意思で残業代を放棄するとは考えづらいため、多くの場合は従業員の自由意思に基づいていないと判断されて残業代を請求する権利を放棄させることはできません。

残業時間の端数を切り捨てる

企業によっては、残業時間を15分や30分などの一定単位で区切り、範囲に満たない端数時間を切り捨てる方法を採用しています。しかし、本来、勤務時間は1分単位で数えるものであり、一定時間に満たない勤務時間を切り捨てることは賃金全額払いの原則に違反します。勤務時間の端数切捨てを認めると、30分区切りであれば毎日29分のサービス残業になるため、2日で1時間近く無休での勤務をさせることが可能になってしまうからです。
なお、端数切捨ては違法になる一方で、切り上げであれば従業員の不利にならないため事務の簡便化目的で認められます。また、1ヶ月分の勤務時間を計算する際に生じた1時間未満の端数は、30分未満ならば切捨て、30分以上ならば切り上げることが認められています。

所定の出社時刻よりも早く勤務を開始する

朝、誰よりも早く出社する従業員は、いかにもやる気があるように見えます。このように、朝早く来てきちんと準備をすると業務効率も上がるため、企業としてはそのような従業員が増えてほしいと思うでしょう。しかし、上司など上位のポジションの人がこのような働き方を推奨することで、誰もが朝早く来なければいけない雰囲気になってしまうケースがあります。このような早朝勤務も時間外労働に含まれるため注意が必要です。朝早く来て業務を開始している場合は、残業代を支払わなければサービス残業に該当します。最近では、業務後の残業については世間の目が厳しくなったために、勤務時間前のサービス残業が増える傾向もあります。

名ばかり管理職が時間外労働をする

日本では、管理監督者に残業代を支払う法的義務がありません。そのため、実際には法律上の管理監督責任がないのに役職だけ管理職になっている、「名ばかり管理職」が問題視されています。通常の管理監督者には、経営面に関与できる立場であることや業務量・時間に裁量があること、収入がほかの従業員と比べ高いことなどの管理監督者としての地位・待遇が与えられますが、他の従業員と同じ待遇でありながら「管理職」の肩書を持つために、残業代を支払わずに時間外労働をさせているケースがあります。企業側が故意に悪用しているケースもありますが、「法的に定められている管理監督者と企業が認識している管理監督者の間に齟齬があり、結果的に名ばかり管理職になっている」という場合もあるようです。

超過時間をみなし残業として扱う

みなし残業とは、あらかじめ一定の残業時間を定め、その分を毎月の基本給に加えて支給する制度です。たとえば20時間分のみなし残業代がある場合、毎月20時間分の残業をしてもしなくても基本給とあわせてみなし残業代が支給されることになります。このような制度は、残業代を細かく計算しなくても良いメリットや、仕事を効率的に早く終わらせる働き方に繋がるメリットがあります。しかし、みなし残業制度があることで残業が常態化し、勤怠管理が疎かになった結果、実際はみなし残業分を超えて残業をしていたというケースもあるため注意が必要です。

従業員が自主的にサービス残業をしてしまう主な要因

「サービス残業をしなさい」と言われれば、多くの従業員は嫌だと思うでしょう。しかし、場合によっては従業員が自分からサービス残業をすることもあります。過剰な業務量や業務意欲の高さなどが主な理由ですが、理由の如何なく、サービス残業は労働基準法の違反行為です。従業員がサービス残業をしたがる状況やしなくてはならない理由がある場合、企業側で把握し、対策を講じなければなりません。

業務量が多すぎる

一人の従業員が受け持っている業務量が多すぎるため、責任感から自主的なサービス残業をするケースが少なくありません。このようなケースでは、通常の勤務時間中に仕事が終わらず、翌日以降に持ち越すとさらに負担が大きくなるため、残業で終わらせるしかない状況に陥っていることが多いです。企業として業務を適切に割り振れていない場合や従業員自身の意欲や責任感に由来する場合があります。サービス残業防止のためには業務割り振りの見直し、従業員の増員、従業員の意識改革などを行うべきでしょう。

就業時間外に取引先との打ち合わせがある

営業などの職種で多いのが、「勤務時間以外の時間帯に取引先と打ち合わせる必要があるためサービス残業をする」というケースです。打ち合わせも業務ですから、勤務時間外に行う場合は残業代が発生しますが、「社内での業務ではないから」と、残業を申請しないと考える従業員もいるようです。また、日常的に勤務時間外に打ち合わせる必要がある場合は業務運営自体を見直すべきでしょう。

上司の評価が気になる

上司から高く評価されることを目的にサービス残業をする場合もあります。なるべく多くくの成果を出すことが目的の場合もありますが、多くの場合は、上司が「よく働く部下」を評価する指導方法をとっているために、部下がそれに応えようとしているケースが多いでしょう。このような状況の企業では、従業員が許可を得ずに残業をしたり、持ち帰りの自宅勤務などをしたりする傾向があります。「誰かに迷惑をかけていないから構わない」と考える人もいますが、自主的なものであってもサービス残業は企業にとっては違法行為になります。そのため、従業員がよかれと思って行ったサービス残業によって、結果的に上司や企業、あるいは本人が処分を受ける可能性もあります。また、持ち帰って仕事をする場合は機密情報漏洩のリスクも考えられます。企業は管理職へのマネジメント研修などを行い、従業員は勤務時間中の業務で評価を得られるように心がけることが大切です。

自主的なサービス残業への対応

従業員に自主的なサービス残業をやめさせるには、最初にその従業員がなぜサービス残業をしているのか把握する必要があります。サービス残業は労働基準法における違法行為であるだけでなく、対価の得られない労働が続けば従業員の心身の摩耗に繋がります。サービス残業を厭わないほど責任感のある従業員なら、この先も長く働いてもらいたいものです。そのため、適切な対策を講じ、サービス残業が必要のない労働環境を整えましょう。
また、上記のようにサービス残業は、企業の制度上の問題ではなく、現場での運用上の問題や、管理職や従業員の意識の低下から発生することが多いといわれています。このようなサービス残業が恒常化している職場は、マネジメントや労働環境に重大な瑕疵があるものとして考え、改善策を講じなければなりません。この改善策は、業務量だけでなく、評価制度や、従業員の増員、勤怠システム、業務効率化のための研修など、幅広い領域で講じることが大切です。

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まとめ

この記事では、サービス残業の概要や認定される事例、従業員が自主的にサービス残業する要因や対応策について解説しました。最近では残業代不払いが訴訟に発展するケースも増え、多くの労働者が労働基準法やその他の法令について知見を深めています。そのため、従業員が文句を言わずにサービス残業をしているように見えても、後々トラブルに発展する危険性があることを認識する必要があります。労働量に対し、正当な割増賃金が支払われる社会は、結果的に企業にも良い影響があるでしょう。社内の立場・役職を問わず全員が、サービス残業をせずに済むような体制を作れるように努めましょう。

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