テレワークを行う際の課題の1つに、勤怠管理や仕事とプライベートの切り分けが難しいことが挙げられます。テレワークで労働時間の管理を徹底するためには、従業員の自律意識向上やクラウド型勤怠管理システムの導入などを行う必要があります。
今回は、テレワークにおける勤怠管理の課題とそれぞれの解決方法、勤怠管理システムの必要性や導入時のポイントについて解説していきます。
テレワークにおける勤怠管理の課題
テレワークを実施する上で大きな課題として挙げられるのが「オン／オフの切り替え」と「進捗状況などの情報管理」の2点です。発生しうる問題を事前に把握し、解決策を検討しておく必要があります。
課題1：勤怠管理は申告者による「自己申告制」である
従業員全員がオフィスへ出社する従来の就業形態では、出社で仕事が始まり退社後はプライベートの時間になる、という形で仕事とプライベート切り替えがなされていました。しかしテレワークでは勤怠管理が完全なる自己申告制となるため、例えば退勤の報告をした後に規定よりも長く働くことも可能になります。
この課題の解決策としては、テレワーク実施前に全従業員を対象とした教育・研修を実施することが有効です。前提として仕事は時間内に終わらせること、その遂行が難しいと判断した場合にはすぐに報告することを周知しましょう。迅速な情報共有はテレワークを実施する上で欠かせないため、研修を通して信頼関係の構築を行っておくことが大切です。
課題2：作業状況や作業内容などの情報管理が難しい
従業員の作業状況の把握も、直接表情を見ながら話を聞くことが難しいテレワークでは難しい面があります。しかし、だからといってメールやチャットで逐一報告を催促したり、勤務中にWebカメラで常時顔を映すように管理者が命じたりしているようでは、生産性向上を阻むどころかストレスから離職者が続出しかねません。
この課題の解決策としては、ICTを活用した情報共有ツールの導入などが挙げられます。インターネットを介して従業員同士が相互に情報共有を行い、スケジュール管理ツールなどの複数システムと連携させて情報管理を行うのです。誰がどのような作業に取り掛かっているのかをリアルタイム、かつ一目で把握することが可能になれば、労務管理上の大きな課題は解消されるでしょう。
勤怠管理システムの必要性
テレワークの実施を検討する際、勤怠管理をどのような形で行うのかという点は労務管理者にとって頭の痛い問題です。ここでは、「長時間労働防止」「有給取得義務化」の2点から勤怠管理システムの必要性について解説します。
労働者に違法な長時間労働を強いるのを防ぐ
使用者である企業は、本来は全労働者の実労働時間の実態を適切に把握しなければなりません。しかしこれが徹底されず、法定労働時間を無視した違法な長時間労働を従業員に強いてしまうケースもあります。特にテレワーク勤務者には労務管理者の目も届きにくいため、こうしたリスクが高まるといえるでしょう。問題が表沙汰になれば調査が行われ、一定要件を満たした場合には是正指導や企業名の公表が行われます。これは企業にとって大きなリスクですが、取り組みの強化だけでは対策が追いついていないのも実情です。
そのため、例えば勤怠管理システムと社内の各システムを連携させ、退勤処理後は業務に必要なシステムへのアクセスを制限するといった施策を行うことで、違法な長時間労働を防ぐことができます。こうした施策は、「暗黙の了解」によって従業員たちが自ら長時間労働を行ってしまうケースにも有効な解決策となるでしょう。
年次有給休暇の取得を義務付ける
「日本は有休取得率が低い」とよく話題になります。実際に、欧州・アジア・北米・南米など19ヶ国での有給取得率調査では、日本の有休取得率は約50％で、2018年まで3年連続最下位を記録しています。また厚労省による調査でも、2018年度の労働者全体の1人平均年次有給取得率は52.4％と、前年比1.3％の微増です。
日本では改正労働基準法のもと、年10日以上の年次有給休暇が付与される全労働者への年5日の年次有給休暇取得が2019年4月より義務化されました。この義務を怠った場合には30万円以下の罰金などが課せられることがあります。
勤怠管理システムの中には、年次有給休暇をはじめとする各種休暇の取得を管理する機能を備えたものも存在します。こうした「休暇管理機能」を活用することで、管理者は各従業員の休暇取得状況を一覧で管理することが可能になります。従業員自身も休暇の取得日数・残日数・年次有給休暇取得率をリアルタイムで確認できるため、いずれの立場からも休暇取得が促進されるでしょう。
勤怠管理システム導入時のポイント
実際に勤怠管理システムの導入を検討する際、選定のポイントとなるのは「勤務体系への対応力」「現場での扱いやすさ」「コスト・サポート面」の3点です。
自社の勤務体系に対応しているシステムを選ぶ
政府が掲げる「ICTを活用した多様な働き方」の中核となるテレワークの導入率は、従業員30人以上の都内企業だけでも2019年では25.1％と、お世辞にも高いとはいえない水準でした。しかし、感染症対策を行いながら事業を継続するために有効な手段とされたこともあり、2020年4月時点では62.7％にまで急増しています。
「クラウド型」の勤怠管理システムを導入すれば、たとえテレワーク勤務で出社することがなくともインターネット上で簡単に自身の勤怠状況を送信することができます。シフト制・フレックスタイム制などといった複数の勤務体系を採用している場合は、自社のパターンに対応可能なシステムを選ぶことが重要です。全ての勤務体系に対応しているシステムを採用すれば、より効率的な勤怠管理が実現するでしょう。
社員が使いやすいシステムを選ぶ
どれほど優れたシステムを導入しても、現場で扱いきれずに持て余してしまっては意味がありません。特に給与にも直接影響が出てくる勤怠管理システムに関しては、運用が形骸化してしまうと重大な法令違反にも繋がりかねないでしょう。事前の検討段階で現場に定着させていくための施策を行うことが大切です。
例えば勤怠管理システムの中でも「クラウド型」と呼ばれるものは、PC・スマートフォンなど多様なデバイスから打刻を行うことができます。テレワーク勤務の従業員も問題なく利用でき、管理者側も同様にさまざまな媒体から従業員の労務管理を行えるため、どちらの立場からも利便性が高くなります。
また、現場で必要のない無駄な機能を多数備えているほど、UIや操作も複雑化してしまうことがあります。無料トライアルなどを通して実際に現場で利用してもらい、使用感について事前にしっかりとヒアリングを行うことも現場へシステムを定着させていく秘訣の1つです。
コストやサポート体制を確認する
従業員の勤怠管理や集計作業にかかっていた人的リソースが軽減されれば、人件費だけでも大幅なコストカットが可能となります。しかし安易に導入を急いでしまうと、社内に定着させることも高い費用対効果を発揮させることも難しくなるでしょう。どのシステムを導入するかで初期費用やランニングコストが大きく異なるので、システムの選定は現場へ定着させるための施策を練るのと同時に、費用対効果に関する検討を行いながら進めていきましょう。
また、システムの導入前にはサポート体制についてもしっかりと確認を行っておきましょう。そのシステムの提供元がどういったレベルのトラブルに対応してくれるのかという点まで調べておかなければ、万が一の時に対応が後手に回ってしまう可能性があります。
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まとめ
2020年に入り、さまざまな要因からテレワークを導入する企業が急増しています。こうした動きの中で、例えばインターネットを介した打刻が可能な「クラウド型」勤怠管理システムを導入することは、社内のより正確・簡便な労務管理を実現するための施策になります。ご紹介したポイントを踏まえながら、自社により適した形での勤怠管理を進めていきましょう。
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